Справка СТД-Р выдаётся работнику, чтобы подтвердить его стаж и факт работы в компании в случае, если он выбрал электронную трудовую книжку вместо бумажной. Как правильно составить документ, когда и в какие сроки предоставить его сотруднику, разъясняется в этой публикации.
Справка СТД-Р выдаётся работнику для подтверждения его стажа и факта работы в компании, если он решил вести электронную трудовую книжку вместо бумажной.
Как правильно составить документ, в каких случаях и в какие сроки предоставить его сотруднику, рассказываем в этой статье.
Что такое справка СТД-Р и в каких случаях она выдается
Работодатель может выдать справку по форме СТД-Р, подтверждающую трудовую деятельность и стаж конкретного сотрудника.
Если у человека нет бумажной трудовой книжки на предприятии и он выбрал электронный формат хранения информации, предоставление данного документа является актуальным.
Важно отметить, что с 2020 года стало возможным использование электронных трудовых книжек ( согласно закону № 439-ФЗ от 16.12.2019 ). Работники получили право выбрать между виртуальным и бумажным документом. Компания может создать информацию о трудовой деятельности и стаже сотрудника в электронном виде по желанию самого сотрудника, а затем передать ее на обработку и сохранение на специальные ресурсы ПФР.
Это удобно и надежно для обеих сторон.
Однако, в некоторых случаях, сотруднику необходимо подтвердить указанные данные. Например:
- когда ищет другую работу или работает по совместительству;
- если хочет оформить кредит, включая ипотечный, в банке;
- при выходе на пенсию;
- когда оформляет субсидии, социальные пособия, страховые выплаты и т. д.
Так как работник не может получить копию бумажной трудовой книжки, он обращается к работодателю с просьбой о выдаче справки СТД-Р.
Сервис Делис Архив отвечает за оптимизацию документооборота в компании, архивную обработку и надежное хранение бухгалтерских, кадровых, банковских документов.
Кому выдавать справку СТД-Р
Организация должна выдать справку по форме СТД-Р каждому сотруднику, независимо от графика работы. Это включает тех, кто работает из дома, на удаленке или на совместительстве.
Временные рамки для предоставления СТД-Р ясно указаны в законе:
- при увольнении сотрудника — в последний рабочий день в компании;
- по запросу работника — в течение 3 рабочих дней.
За нарушение сроков работодателю грозит ответственность, предусмотренная статьей 5.27 КоАП. Штраф для юридических лиц может составить до 50 000 рублей.
Заявление на выдачу СТД-Р
Для получения справки о СТД-Р сотрудник должен сначала написать заявление на имя руководителя компании. Оно должно быть составлено в произвольной форме, но обязательно должно содержать информацию о том, в каком виде и по какому адресу ( или лично в руки ) работодатель должен передать документ.
Мнение экспертаИванов Михаил СергеевичПредприятие обязано ответить на запрос в течение 3 рабочих дней. Если работодатель отказывается выполнить просьбу сотрудника, то ему могут быть наложены административные санкции.
Как выдать СТД-Р при увольнении
Сотруднику не требуется предоставлять отдельное заявление для получения СТД-Р при расторжении трудовых отношений. Обязанность своевременного представления документа лежит на работодателе, вне зависимости от обстоятельств. Документ следует предоставить в последний рабочий день увольняемого сотрудника.
Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, справку необходимо выдать в последний день перед отпуском (согласно ч. 5 ст. 80 ТК).
В случае, если работник намеренно избегает получения справки или забывает о ней, отправьте документ почтой заказным письмом с уведомлением. Ответственность за несвоевременную выдачу справки снимается с компании с момента отправки (даже если адресат не является получателем корреспонденции).
Как оформить справку СТД-Р
Справка составляется в соответствии с унифицированной формой, утвержденной приказом Минтруда № 23н от 20.01.2020 года. В этом же документе находится инструкция по заполнению бланка.
Условно СТД-Р можно разделить на 2 раздела:
- Общая информация о сотруднике и организации (шапка).
- Таблица, в которой указываются данные о стаже и трудовой деятельности человека за определенный период.
Итак, в шапке следует указать:
- ФИО, дату рождения, СНИЛС физического лица;
- наименование организации, номер страхователя в ПФР, ИНН, КПП;
- дату подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки в электронном формате;
- дату письменного запроса физического лица на выдачу СТД-Р.
Необходимо заполнить следующие поля в табличной части:
- Порядковый номер кадрового события;
- Дата, когда оно произошло;
- Конкретное название мероприятия ( прием на работу, увольнение );
- Должность, профессия, специальность, трудовая функция лица, в отношении которого заполняется документ;
- Код трудовой функции ( с 01.07.2021 заполняется в соответствии с Общероссийскимклассификаторомзанятий );
- Причина увольнения ( прописывается без сокращений со ссылкой на пункт, часть, статью Трудового кодекса) ;
- Номер и дата приказа, который послужил основанием для кадрового события;
- Отметка об отмене записи ( делается в случае необходимости ).
Образец заполнения табличной части.
Имеется возможность получить справку в электронном формате или в виде печатного документа. В обоих случаях необходимо обеспечить ее правильное заверение.
- Для печатной справки требуется подпись генерального директора или уполномоченного представителя организации (при наличии) и печать организации.
- Электронная СТД-Р заверяется квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
Внедрение электронных трудовых книжек с 2020 по 2022 год значительно упростило проблему хранения и обработки кадровых документов для многих компаний. Для оцифровки и перевода других документов предприятия в электронный формат, а также для сокращения расходов на хранение бумажных версий, можно воспользоваться архивным сервисом Делис Архив.
Допустили ошибку, как исправить
Если в выданной справке СТД-Р содержится ошибка, можно либо исправить информацию в ней, либо аннулировать.
- Для исправления записи следует поставить отметку Х в графе 10 табличной части документа и в строке ниже внести правильные данные.
- Для аннулирования записи (например, удаления информации об увольнении, которого фактически не было) достаточно поставить отметку Х в графе 10 ошибочной строки.
СТД-Р формируется на основе СЗВ-ТД, поэтому перед исправлением следует удостовериться, что неточность не возникла изначально. Если возникла, необходимо отредактировать отчет и повторно отправить его в ПФР. Игнорирование СЗВ-ТД и корректировка только справки может привести к риску возникновения несоответствия с базой Пенсионного фонда.
Современный архив бухгалтерии
Гарантированная безопасность обработки, хранения, архивирования и утилизации документации
Оставьте заявку, чтобы получить консультацию
Если вы желаете, чтобы мы связались с вами, пожалуйста, заполните контактную форму ниже:
- #продолжительность трудового стажа
- #увольнение работника
- #электронное трудовое удостоверение
- #СТД-Р
- #Делис Архив
Для чего нужна и как оформить справку с места работы
Работники имеют возможность запросить у своего работодателя разнообразные справки. Раскажем, как можно получить справку с места работы, вы можете загрузить образец справки.
Чаще всего нет готовых бланков справок и инструкций по их оформлению. Есть только строгий трехдневный срок, который предоставляется работодателем для оформления и выдачи справки.
Справка с места работы >>> Загрузите образец
Справка с места работы: для чего нужна
Сотруднику могут понадобиться сведения в разнообразных ситуациях. Например, он может запросить их при оформлении социальных выплат, кредитов, виз, пособий. Справка также может быть полезной новому работодателю для определения стажа работы, возможности предоставления стандартных налоговых вычетов и расчета количества дней больничного по уходу за ребенком.
Справку можно получить:
- От нового работодателя. Например, для расчета стажа или восстановления утраченной трудовой книжки. В таком случае справку выдает предыдущий работодатель.
- От третьих лиц, таких как банк или органы социального обеспечения. В этом случае справку выдает текущий работодатель.
Справка с места работы: виды
Существует огромное количество разноплановых документов. Необходимость в одних возникает без покоя. К примеру, для бухгалтеров постоянно приходится выдавать справки о доходах, а кадровикам – о стаже.
Не представляется возможным перечислить все разновидности таких справок и ситуации, когда они требуются. Как правило, для сотрудников необходимы следующие виды справок:
Для чего они нужны: примеры
В отношении доходов и сумм налога на доходы физических лиц (замена формы 2-НДФЛ)
- Заполнение декларации 3-НДФЛ,
- Получение налоговых вычетов,
- Оформление кредита
Относительно заработной платы
- Получение кредита,
- Обращение за социальными выплатами,
- Оформление визы
- Получение отпуска на второй работе (по совместительству)
Относительно характера и условий работы
- Трудоустройство на работу, которая является опасной или вредной, при одновременном занятии другой должности
О графике работы
- Установление режима работы и отдыха на работе, при одновременном занятии другой должности
О дополнительных оплачиваемых днях ухода за ребенком-инвалидом
О невозможности получения отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет
- Оформление отпуска по уходу за ребенком вторым родителем
О доходах за два предыдущих года (ранее форма 182н)
- Получение пособия по нетрудоспособности на новом месте работы
О размере процентной надбавки
- Получение процентной надбавки на новом месте работы – актуально в районах Крайнего Севера и в приравненных местностях
Для получения справки работник должен написать заявление. Формуляра для такого заявления нет. Необходимо составить его самостоятельно, указав следующие сведения:
- Кому направлено заявление,
- Автор заявления,
- Название документа,
- Текст запроса о выдаче справки,
- Дата составления,
- Подпись работника.
Обязательно ли письменное заявление? Нет, работник может обратиться к руководству, к отделу кадров или к бухгалтерии с устной просьбой.
Для получения справки работодателю не обязательно иметь письменное заявление от сотрудника.
Однако устная просьба ничего не гарантирует. Руководитель или ответственный сотрудник могут не выдать справку или задержать ее оформление. Письменное заявление обязывает работодателя выдать справку в течение трех дней.
Ознакомьтесь с обновленной процедурой составления справок о среднем заработке для службы занятости. С 10 сентября бухгалтерам требуется применять новый бланк, который значительно отличается от предыдущего образца. Важно помнить, что недавно были внесены изменения и в правила расчета среднего заработка.
Справка с места работы: как выдать работнику
После получения письменного заявления (в соответствии с пунктом 62 Трудового кодекса) работодатель обязуется оформить и предоставить справку в течение трех рабочих дней.
Кто оформляет справку
Лично руководитель или ответственный сотрудник могут оформить справку. К примеру, отдел кадров обычно оформляет справку о стаже, а бухгалтерия – о суммах заработка.
Руководитель предприятия или ответственный сотрудник могут подписать справку. Во втором случае подпись ответственного лица ставится на основании доверенности или приказа о предоставлении права подписи.
Бланк справки с места работы
В большинстве ситуаций у работодателя нет стандартного бланка для оформления справки. Процесс создания справки выглядит следующим образом:
- Сначала нужно проверить, есть ли универсальный бланк. Например, для получения справки о доходах и об удержанных налогах (замена 2-НДФЛ) используется бланк, который утвержден ФНС.
- Если типового бланка нет, необходимо уточнить у работника, есть ли у него своя форма справки. Например, для получения кредита банк требует справку о доходах по своему образцу. Ее можно скачать с сайта банка или получить у специалиста по кредитам.
- Если не существует ни стандартной формы, ни бланка работодателя, то нужно составить справку с произвольным текстом.
Для составления справки требуется использовать специальный бланк, утвержденный предприятием. В случае отсутствия бланка необходимо указать наименование, ИНН, КПП и прочие данные предприятия в тексте. Справка должна содержать следующие основные сведения:
- наименование документа,
- дата и место составления,
- реквизиты предприятия,
- информация о сотруднике,
- текстовая часть,
- подпись ответственного лица,
- расшифровка подписи,
- печать предприятия.
Наличие номера справки не является обязательным, его указывают, если на предприятии применяется нумерация исходящих справок. В справку можно включить дополнительные сведения, такие как данные исполнителя или получателя.
Срок действия справки с места работы
Свидетельство подтверждает конкретный факт в момент его выдачи. Сама суть документа означает, что он не имеет определенного срока действия.
Однако, некоторые получатели требуют установленные временные рамки. Например, банк может потребовать справку о доходах, выданную не ранее, чем за 10 дней до ее предъявления.
Актуальные публикации в журнале «Зарплата в учреждении»:
Когда справку с места работы подписывает кадровик, а когда только директор
Каждый сотрудник обращается к кадровику с просьбой о выдаче справки с места работы, которая необходима для банка, туристической фирмы, суда, нового работодателя и т.д. Как правильно выдавать справки, чтобы избежать необходимости повторной работы, читайте в данной статье.
- Содержание статьи:
- Кому работодатель обязан выдать справку
- Кто должен подписать справку и как подтвердить факт ее выдачи
- Какие справки запрашивают сотрудники
На первый взгляд, оформление такого документа кажется простым. Однако, часто допускаются ошибки. Самая распространенная из них – подпись справки не уполномоченным лицом.
В результате, документ не принимается у работника, и ему приходится повторно обращаться в отдел кадров для переоформления справки.
Кому работодатель обязан выдать справку
В случае поступления заявления от работника, работодатель обязан выдать ему справку о заработной плате, начисленных и уплаченных страховых взносах, а также о стаже работы в компании и других сведениях в течение трех рабочих дней. Такое требование установлено в части первой статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации и определено Московским городским судом по делу № 33-28750 от 8 сентября 2011 года. Важно отметить, что данное правило также распространяется и на бывших сотрудников компании.
Закон не устанавливает ограничений по времени, в рамках которого работник может обратиться к работодателю за необходимыми документами после увольнения. Следовательно, независимо от того, когда происходит запрос со стороны работника, работодатель обязан выдать ему требуемую справку.
Сотруднику в день увольнения выдают справку о сумме заработка за два предшествующих года, если он не предоставил письменное заявление. Однако если бывший работник обратится за ней, он должен подать заявление, а работодатель должен выдать справку в течение трех рабочих дней (пункт 3 части 2 статьи 4.1 Закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).
Работодатель может выдать справку о работе или заработной плате сотрудника третьему лицу, если работник даст на это доверенность (статья 185 ГК РФ, абзац 2 пункта 3 статьи 29 НК РФ). Справку с места работы предоставляют без согласия сотрудника по запросу прокурора, следователя, дознавателя, суда или судебного пристава (статья 21 УПК РФ, статья 57 ГПК РФ, пункт 2 части 1 статьи 64 Закона от 2 октября 2007 года № 229-ФЗ).
Для того чтобы справка с места работы имела юридическую силу, необходимо, чтобы ее подписал руководитель организации или специально уполномоченный сотрудник. Обычно этими обязанностями наделены директор по персоналу или начальник отдела кадров, но также возможно, что это может быть и обычный кадровик. Главное, чтобы тот, кто подписывает справку, имел соответствующие полномочия от руководителя.
В случае, если справка содержит информацию о заработной плате или другие финансовые сведения, помимо руководителя или уполномоченного работника, также должна быть подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц на справке заверяются печатью организации (при ее наличии).
Иногда, без официального разрешения, кадровики выдают справки о работе. Однако, если сотрудник попросит такую справку, ему могут отказать или потребовать подтверждение полномочий лица, подписавшего ее.
Работодатель имеет возможность вести журнал выданных справок (пример представлен ниже). Этот журнал не является обязательным, но он может служить доказательством того, кому и когда были выданы документы. Это будет полезно в случае конфликта, когда работник будет утверждать, что справка ему не предоставлялась без оснований.
В журнале следует предусмотреть раздел, где сотрудники будут расписываться и указывать дату получения справки.
Образей. Журнал регистрации справок с места работы
Однако сотрудник может обратиться с запросом на получение справки, которая не имеет установленной формы. В таких случаях документ составляется в произвольной форме. Рассмотрим, какие справки чаще всего требуются сотрудниками.
