В соответствии с законом
В течение 6 минут
Как сформировать штатное расписание
Мы объясним, что такое штатное расписание и как оно может быть полезно не только при проверках.
Зачем нужна «штатка»
Штатное график работы — акт сведений с информацией о структуре компании, числе сотрудников, их ролях, квалификации, зарплатах и надбавках. Это необходимо для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, у которых есть постоянные сотрудники.
На время проверки налоговая или трудовая инспекция, Пенсионный фонд или Фонд социального страхования могут запросить штатное расписание. Например, для сопоставления фактических зарплат сотрудников с указанными в документе.
Штатное расписание полезно не только в случае проверки. Этот документ пригодится для:
- Визуализации структуры компании, количества сотрудников в каждом отделе и расчета зарплат. Названия должностей в «штатном расписании» и трудовых договорах должны совпадать.
- Анализа эффективности компании, ее отделов и персонала.
- Информация о открытых вакансиях. Свободные позиции отображаются в штатном расписании.
- Защита в судебных спорах, связанных с увольнением. При помощи штатного расписания можно подтвердить, что руководитель не мог предложить сотруднику другую должность.
Кого не нужно вносить в штатное расписание:
- Индивидуальный предприниматель, который привлекает сотрудников. В отличие от руководителя организации или акционерного общества с юридической точки зрения он не является работником.
- Подрядчики, работающие по договорам гражданско-правового характера. Отношения с ними регулируются нормами Гражданского кодекса, в то время как штатное расписание регулируется нормами Трудового кодекса.
За отсутствие штатного расписания компания может быть оштрафована. Для индивидуальных предпринимателей размер штрафа составит до 5000 рублей, для юридических лиц — до 50 тысяч рублей.
Штатное расписание формируется на основе формы № Т-3. В нем требуется указать следующую информацию:
- Название организации и ее ОКПО код, полученный от Росстата. Код можно найти на официальном сайте ведомства.
- Номер и дата составления документа.
- Дата вступления документа в силу.
- Номер и дата приказа, которым утверждается штатное расписание.
- Количество сотрудников на каждой должности.
Самая значимая и крупная часть документа представляет собой 10 граф с информацией о компании:
Штатное расписание 2022: нюансы составления
В фильме «Служебный роман» мы слышали высказывание одного из персонажей, Новосельцева, относительно его начальницы Калугиной, которая уверена, что люди рождаются уже взрослыми и соответствующими должности и окладу, согласно штатному расписанию.
Давайте начнем с определения понятия «штатное расписание», так как без этого документа не обходится ни одна кадровая служба компании. Данный документ необходим при проверке налоговыми органами, инспекторами ГИТ, а также специалистами фонда социального страхования.
Что представляет собой штатное расписание?
Трудовому законодательству не предусмотрено отдельной главы, посвященной штатному расписанию. Однако, данный документ упоминается в других статьях Трудового кодекса РФ. Например, работа работника определяется как выполнение его должностных обязанностей, указанных в штатном расписании (согласно статьям 15 и 57 ТК РФ).
Штатное расписание представляет собой документ, в котором указываются должности в разрезе структурных подразделений, размер заработной платы для каждой из должностей, а также возможные доплаты за стаж, командировки и прохождение аттестации. В случае отсутствия такого документа, работодателю грозит административный штраф (согласно пункту 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Величина штрафа для компании может быть от 30 до 50 тысяч рублей, а для руководителя – до 5 тысяч рублей.
Какие нюансы необходимо учитывать при составлении штатного расписания?
Выбор должностей и их названий, за исключением некоторых исключений, а также размер заработной платы остается на усмотрение работодателя. Именно работодатель самостоятельно определяет необходимое количество сотрудников и распределение кадров в соответствии со своими потребностями.
Поэтому служащий не может оспаривать необходимость сокращения должности, которую занимает Петров, а не Сидоров. Как подмечают судьи, работодатель самостоятельно принимает кадровые решения, определяет структуру и штатное расписание (пункт 10 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 года №2, Конституционный Суд Российской Федерации от 15.01.2019 года №3-П, определения Конституционного Суда Российской Федерации от 24.04.2018 года №930-О, от 28.03.2017 года №477-О). Другое дело, когда работодатель нарушает процедуру сокращения штатной единицы.
Но, как говорится, это уже совсем другая история (решение районного суда Нижегородской области от 16.06.2021 года №2-314/2021, Кировского районного суда от 16.07.2020 года №2-2439/2020).
Важность правильного указания должности ощущается работниками, которые имеют право на выход на пенсию по льготам. В этом случае штатное расписание, наряду с другими кадровыми документами, подтверждает занятость работника, включая вредные работы (решение от 22.07.2021 г. №2-434/2021 Костромского областного суда).
При указании должности, работодатель не должен поддаваться модным тенденциям и использовать иностранные слова в названии (п.1 ст.16 Закона от 25.10.1991 г. №1807-1). Например, вместо «HR-менеджер» следует указать «специалист по кадрам».
В трудовом договоре с работником должность должна точно соответствовать штатному расписанию (письмо от 21.01.2014 г. №ПГ/13229-6-1 Роструда).
Проблематичным вопросом становится установление различных заработных плат для сотрудников с одинаковыми должностями. Контролеры считают это неприемлемым (согласно письмам ГИТ по г. Москве от 4 июня 2020 года №77/10-20706-ОБ/18-1299, Роструда от 27 июля 2011 года №1111-6-1).
Тем не менее, суды не считают это нарушением, если работодатель предоставит доказательства объективных причин для такого различия в заработных платах (определение 6-го кассационного суда от 7 ноября 2019 года №2-1480/2019).
По какой форме составляется штатное расписание?
Большинство компаний все еще используют традиционную форму Т-3, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года №1, хотя унифицированные формы документов необязательны. В автоматизированных бухгалтерских программах именно эта форма применяется. Если нужно, в форму можно добавить дополнительные строки или столбцы, или удалить ненужные (согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 года №402-ФЗ).
Можно ли изменить штатное расписание?
Работодатель может изменять штатное расписание в зависимости от своей финансово-экономической деятельности. Количество правок штатного расписания не ограничено трудовым законодательством. Таким образом, работодатель может поступать так же, как главный герой повести, который создает и уничтожает своих персонажей.
Сначала он вводит новую должность, а затем сокращает ее.
Чаще всего изменение штатного расписания связано с изменением оклада работника. Например, работодатель индексирует заработную плату работников, в результате чего меняются оклады.
Иногда работодатель вынужден сократить размер заработной платы. В таком случае необходимо выполнить определенные процедуры, такие как уведомление работника за 2 месяца, получение его согласия и подписание дополнительного соглашения к трудовому договору. После этого также требуется изменить штатное расписание.
Как оформить повышение окладов?
Как следует оформить повышение заработных плат сотрудникам по соглашению сторон и какие документы обязательно нужно составить, в каком порядке и в какие сроки? Что является приоритетным: заключение дополнительных соглашений к трудовым контрактам или издание приказа о внесении изменений в штатное расписание? Необходимо ли познакомить служащих с общим приказом о повышении заработных плат?
ЧТО ПЕРВИЧНО: ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ИЛИ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР?
В Трудовом кодексе РФ (далее — ТК РФ) нет определенной иерархии для этих документов, поэтому мы обратимся к логике.
Штатное расписание является внутренним документом, который определяет структуру организации, фиксирует экономически рассчитанное количество штатных единиц, размеры окладов, надбавок.
При заключении трудового договора размер оклада, указанный в штатном расписании, переносится в договор, а не наоборот. Из этого можно сделать вывод, что при любых изменениях, включая увеличение окладов, сначала новые оклады рассчитываются с учетом возможностей организации, составляется новое штатное расписание с этими окладами, и только после этого новые оклады согласовываются с работниками.
В случае согласия работника с предложенными новыми условиями оплаты труда, работодатель и работник заключают соглашение, которое официально вносится в трудовой договор для фиксации данных изменений. В случае отказа работника от новых условий, работодатель следует установленному алгоритму, описанному в статье 74 Трудового Кодекса Российской Федерации.
КАК ОФОРМИТЬ ПОВЫШЕНИЕ ОКЛАДОВ
ШАГ 1: Изменить штатное расписание
Существует два способа внесения изменений в утвержденное штатное расписание:
1. Необходимо составить новый документ и утвердить его. Преимущество этого способа заключается в том, что новое штатное расписание отражает реальную ситуацию и позволяет избежать путаницы при работе с старыми и новыми показателями.
Недостатком является отсутствие информации о том, когда и каким образом произошли изменения, что мешает анализу эффекта от изменений.
2. Следует издать приказ о внесении изменений (см. пример).
Этот способ предпочтителен в случаях, когда изменения незначительные либо предусмотрена сложная процедура согласования нового штатного расписания. При этом штатное расписание остается прежним: его номер, дата составления и другие реквизиты остаются неизменными.
В приказе необходимо указать следующее:
измененный размер оплаты труда;
срок, с которого начинают действовать изменения.
Для ознакомления с приказом под роспись необходимо сообщить работникам, отвечающим за документальное оформление изменений. Не все сотрудники нуждаются в этом приказе. Тем не менее, даже если они ознакомлены с ним, это не означает, что они согласны с изменениями в условиях трудового договора.
Согласие должно быть зафиксировано в соглашении, присоединяемом к трудовому договору.
ШАГ 2: Внести изменения в трудовой договор
Для этого необходимо составить и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым сотрудником. Важно заключить соглашение до вступления в силу изменений в графике работы.
Однако, если по каким-либо причинам соглашение будет подписано позже, это не является проблемой. Например, Российская служба по труду считает допустимым, если в тексте соглашения указана более ранняя дата вступления изменений в силу, чем дата оформления документа (письмо Роструда от 12.08.2014 № 2705-ТЗ «О применении регионального МРОТ в Москве»). То есть возможно следующее: соглашение было подписано 05.11.2018, но в нем указано, что новая заработная плата вступает в силу для работника с 01.11.2018.
Возможно, эти два шага уже достаточны для официальной фиксации увеличения заработной платы. Однако в некоторых организациях также выдается приказ, в котором указываются фамилии и инициалы сотрудников для бухгалтерии. Данный приказ не упоминается в Трудовом кодексе РФ, но налоговая инспекция в большинстве случаев требует его предоставления, считая, что иначе новые заработные платы начисляются сотрудникам без достаточного обоснования.
Мы не являемся налоговыми консультантами и не можем оценить такой подход налоговых органов, однако считаем необходимым сообщить об этом нашим читателям.
В некоторых случаях возможны сложности и затруднения.
Если возникает ситуация, то применяется правило, установленное в Статье 74 Трудового Кодекса РФ: в течение двух месяцев сотруднику начисляется оклад согласно текущему трудовому договору, после чего он может быть переведен на другую работу с его согласия или уволен в соответствии с пунктом 7 части 1 Статьи 77 Трудового Кодекса РФ (отказ от продолжения работы из-за изменения определенных условий трудового договора).
В течение указанных двух месяцев, которые предусмотрены в Статье 74 Трудового Кодекса РФ, это не считается нарушением. В дальнейшем необходимо предпринять ранее указанные действия. [1] Ссылка на Постановление Правительства Москвы от 19.09.2018 № 1114-ПП «Об установлении величины прожиточного минимума в городе Москве за II квартал 2018 г.».
А. Н. Славинская, специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»
Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 11, 2018.
Узнать больше:
- Какие изменения произойдут в связи с введением минимального размера оплаты труда
- Условия оплаты труда, указанные в трудовом договоре
- Индексация заработной платы: есть обязанность, но не существует механизма
Вносим изменения в штатное расписание
В один прекрасный день все работодатели обязательно сталкиваются с ситуацией, когда необходимо внести изменения в штатное расписание. Давайте рассмотрим, как это можно сделать.Важно отметить, что штатное расписание – это своего рода документ, который включает в себя информацию о структуре предприятия, его штатном составе и количестве сотрудников. В штатном расписании перечислены отделы, названия должностей, специализаций, профессий, а также информация о размере заработной платы (тарифных ставках), доплатах и надбавках.
Для составления штатного расписания следует использовать стандартную форму № Т-3, утвержденную решением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.Согласно законодательству, разрешается только добавлять необходимые поля и дополнительные данные. Удаление данных из стандартных форм запрещено.
Работодатель имеет право изменить форму № Т-3 согласно потребностям организации. Все изменения должны быть удостоверены приказом или распоряжением (постановление от 24.03.99 № 20 «Об утверждении порядка использования стандартных форм первичной документации для учета»).
Обновлять штатное расписание можно по мере необходимости
Законодатель не устанавливает, какой период должно быть у штатного расписания и с какой частотой его следует обновлять. Этот вопрос оставлен на усмотрение работодателя. Главное условие состоит в том, что штатное расписание должно быть актуальным.
Это требование обусловлено тем, что прием, увольнение в связи с сокращением штатов, переводы и изменения в окладах — все эти кадровые мероприятия осуществляются в соответствии с штатным расписанием. В трудовую книжку также вносятся названия должности и структурного подразделения в соответствии с штатным расписанием.
Основания изменения штатного расписания
В соответствии с данным этапом жизненного цикла организации ее потребности в человеческих ресурсах и финансовые возможности подвергаются изменениям. Например, в период активного развития компании требуется создание новых структурных подразделений и должностей, а в случае стабильной «зрелой» фирмы увеличение заработной платы становится актуальным. Время кризиса приводит к необходимости оптимизации структуры и сокращения штата.
Все эти события служат основанием для внесения изменений в штатное расписание. Важно отметить, что порядок внесения изменений в штатное расписание всегда постоянен, но сроки их внесения прямо зависят от причины.
Если будущие изменения графика работы не затрагивают сотрудников, которые в настоящее время работают, то время введения их в действие не имеет особого значения. Это верно в случае, когда изменения связаны с созданием новых положений, подразделений или сокращением вакантных позиций.
Если изменения касаются работающих сотрудников
Согласно статье 82 Трудового Кодекса РФ, при массовых увольнениях необходимо утвердить изменения в штатном расписании за три месяца.
Если происходят изменения в названиях структурных подразделений и должностях для уже работающих сотрудников, а также готовится сокращение штата, подобные изменения необходимо утвердить не позднее чем за два месяца до предстоящих преобразований. Кроме того, работников, которых затронут эти изменения, необходимо предупредить в письменной форме не менее чем за два месяца согласно статье 74 Трудового Кодекса РФ. Особенно важно соблюдать эти сроки при проведении процедуры сокращения штата.
Если в организации есть выборный профсоюзный орган, его также необходимо оповестить о предстоящем сокращении не позднее чем за два месяца, а при массовых увольнениях — за три месяца до события.
Кроме того, помимо изменений в структуре организации, состава и количества сотрудников, возможно повышение уровня оплаты труда. Например, в связи с ростом инфляции, начиная с 1 января 2013 года, работодатель принял решение проиндексировать первую зарплату на 6%. Это решение стало основанием для изменений в графике рабочего дня, также изменились оклады для отдельных должностей.
Документооборот по внесению изменений в штатное расписание
Учредители или совет директоров имеют право принимать решение о изменении структуры, численности и фонда оплаты труда.
Протокол является формой оформления решения, принятого учредителями или советом директоров.
Руководитель структурного подразделения, в котором возникла необходимость изменения штатного расписания, имеет право инициировать такие изменения. Для этого ему необходимо написать служебную записку (рис. 1 на с.
87), адресованную руководителю организации. В записке следует указать обоснование предстоящих изменений и их суть.
Приказ о внесении изменений
Согласно указанию (постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), возможны изменения в штатном расписании. Если руководитель организации согласен на расширение штата, то он должен оформить соответствующий приказ о внесении изменений в штатное расписание (см. рисунок 2 на странице 88).