Особенности официального письма

Официальное письмо – это особая форма деловой переписки, которая имеет юридическую силу. Его можно использовать для передачи различных сообщений между организациями, индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

• Пример и бланк
• Онлайн просмотр
• Бесплатное скачивание
• Надежность

Чем отличается официальное письмо от обычного

Между обычными письмами и официальными посланиями имеются несколько отличий:

1. Одно из главных отличий заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные данные об отправителе и получателе;
2. Также официальное письмо обязательно должно быть подписано конкретным лицом;
3. Если отправитель имеет печать, то она должна быть нанесена на письмо;

Подробнее о реквизитах

Относительно элементов на официальных бланках, будет полезно предоставить более подробное описание этой части документа, которая называется «формуляром» с точки зрения делопроизводителей. Конкретно, на бланках должны присутствовать следующие элементы:

• наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
• ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (при наличии);
• адрес (юридический и почтовый);
• номер контактного телефона, номер факса и индекс;
• на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
• номер исходящего послания и дата его составления;
• если у организации есть веб-сайт, его также следует указать в реквизитах, а также адрес электронной почты.

Информационные письма могут отличаться друг от друга по своему содержанию:

• гарантийные;
• рекомендательные;
• сопроводительные;
• подтверждающие;
• рекламационные;
• инструкционные;
• извещательные;
• пригласительные и другие.

То есть, на самом деле, они могут быть написаны по разным поводам и обстоятельствам. Однако важно, чтобы они соответствовали определенным критериям.

Но следует помнить, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.

Общие требования ко всем письмам

При создании официального послания требуется соблюдать определенные правила и стандарты. В такой корреспонденции необходимо обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату. Обязательно следует изложить основные мысли кратко и ясно, не забывая, что человек не всегда готов тратить много времени на прочтение письма.

Если текст послания слишком длинный и содержит много различной информации, его следует разделить на абзацы, а при необходимости – также на отдельные пункты, делая акценты на осмысленные части. Можно выделять определенные мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую значимую часть письма следует размещать в начале или конце – так она будет лучше запоминаться.

Чего следует избегать

В письмах, которые считаются официальными, требуется предъявлять серьезные и четкие требования. В них не допускается использование узкоспециализированной терминологии, большого количества сложных конструкций, грубых выражений и, тем более, ненормативной лексики. Также следует избегать излишней сложности или размытости в выражении мыслей.

Тон письма должен быть сдержанным, исключено любое проявление нескромности или неуместной близости.

Как сформировать официальное письмо

При создании официального письма не существует стандартов или шаблонов, поэтому его можно написать в свободной форме или использовать образец, предоставленный предприятием. Основное требование — чтобы этот документ соответствовал нормам делопроизводства по его структуре и правилам русского языка по его содержанию.

Надо помнить, что информационное письмо обязательно должно содержать определенные сведения:

• наименование организации-отправителя;
• адрес организации;
• контактный телефон для связи;
• должность и полное имя представителя;
• суть сообщения;
• подпись отправителя.

Возможно, в письмо можно включить различные дополнительные материалы, такие как документы, фотографии и видео. Если они есть, то следует упомянуть об их наличии в основном тексте. Также можно вставить ссылки на законы, нормативные акты или правовые документы, которые непосредственно связаны с посланием.

Как доставить письмо до адресата

Существуют разные способы отправки официальных писем:

• Самым простым, быстрым и доступным является использование электронных средств связи. Однако есть риск потери письма, например, из-за его попадания в папку «спам». Поэтому данный способ подходит только в случаях, когда отправитель уже имеет прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефон).
• Второй способ, также популярный, более надежный, но занимает больше времени — отправка официального письма через Почту России с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический способ, не утративший своей актуальности — передача сообщения через факс.

Как вести деловую переписку — советы предпринимателям

Деловая коммуникация в эпоху цифровых технологий, безусловно, является неотъемлемой частью рабочей жизни. Письменное общение, в частности, электронная почта, стала одним из основных способов обмена информацией и идей между сотрудниками, коллегами и партнерами. Это позволяет значительно сэкономить время, заменяя традиционные встречи и совещания.

Однако, не стоит забывать, что качество письма может существенно повлиять на отношение к адресанту. Плохо оформленное или некорректно написанное письмо может вызвать раздражение и даже негативно сказаться на репутации отправителя. Поэтому, чтобы избежать подобных ситуаций и придерживаться правил деловой этикетки, необходимо ознакомиться с основными принципами деловой переписки.

Подробнее о них вы можете прочитать в данной статье.

Виды деловых писем

Некоторые виды деловых писем включают:

• письма-заказы
• письма-претензии
• письма-знакомства
• гарантийные письма
• письма-напоминания
• сопроводительные письма

Чтобы ознакомиться с примером гарантийного и сопроводительного письма, перейдите по ссылке и загрузите их.

Общие требования к деловому письму

Необходимо соблюдать уважительный тон при ведении деловой переписки. Недопустимо проявлять фамильярность. Если вы знакомы с получателем, можно обращаться к нему по имени. Если нет, то следует использовать имя и отчество.

Правильное обращение к конкретному лицу, например, генеральному директору компании, предусматривает использование только формы «Вы», «Вас», «Вам» с прописной буквы. Если в письме обращаются к группе людей, например, к сотрудникам отдела бухгалтерии, то слово «вы» пишется с маленькой буквы.

Технические требования к письмам

В 2016 году был принят особый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который предназначен для оформления деловых писем.

Соблюдение указанных правил ГОСТ подтверждает юридическую силу официальных писем.

При выборе шрифта следует учитывать его размер. Одна из основных рекомендаций ГОСТ касается размера шрифта при оформлении деловых писем. Согласно ГОСТ, рекомендуется использовать шрифты размером 12, 13 или 14 кегль.

Чаще всего встречается шрифт размером 12 кегль.

При выборе шрифта следует отдавать предпочтение простым вариантам. ГОСТ не рекомендует использовать вычурные и специализированные шрифты при оформлении деловых писем. Одним из наиболее распространенных шрифтов для деловых писем является Times New Roman.

Соблюдайте паузу в тексте. В письмах допустимо использовать межстрочный интервал 1 или 1,5. Второй вариант более удобочитаемый и визуально приятный.

Структура делового письма

Обычно, деловое письмо состоит из 7 элементов. Ниже рассмотрим их в таблице.

Информация об отправителе и дате составления письма	ИП «Помидоров»от 15.07.2022г.
Адрес получателя с указанием конкретного контактного лица или отдела	ИП «Огурцов» Директоруг. Москва, ул. Строительная, д.83, оф. 5Тел. (958) 687-46-09
Приветственное обращение	«Уважаемый Александр Алексеевич»
Основной текст — состоит из двух частей	Первая часть содержит причины или цели письма, вторая часть — выводы, запросы или предложения
Указание на приложения к письму, если они имеются	«Действующий прайс-лист прилагается»
Заключение	«С уважением и готовностью к сотрудничеству…» «С уважением…»
Подпись отправителя и его контактный номер. При отправке письма по электронной почте не указывается почтовый адрес отправителя.	Помидоров Тел. (958) …

Топ-5 советов для делового письма

Вот пять рекомендаций, которые помогут сделать деловое письмо более эффективным:

Избегайте использования узких специализированных терминов. Получатель может не знать их точного значения и истолковать их по-своему.

абзацы. Это поможет сделать текст более удобочитаемым и позволит лучше усвоить информацию.

Избегайте использования длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — как можно более краткими. Если предложения будут слишком длинными, текст станет непонятным и трудночитаемым.

Чем краше предложение, тем проще усвоить его смысл.

❌ Не воспринимается	✅ Воспринимается
Уважаемый участник, здравствуйте. Сообщаем Вам, что по причинам, изложенным ниже, мы вынуждены отказать Вам в участии в конференции и отозвать Ваше приглашение. Приносим свои извинения за возможные неудобства, причиненные Вам.	Здравствуйте, Сергей! К сожалению, мы вынуждены отказать Вам в участии в конференции из-за следующей причины. Просим прощения за возможные неудобства.

Просьба избегать креатива. Использование загадочных заголовков вроде «Как наша продукция вдвое увеличила прибыль строительной компании» и эпитетов, а также восклицательных знаков не соответствует официальным письмам и обращениям. Стиль делового письма должен быть консервативным.

❌ Оригинально	✅ Содержательно
Здравствуйте! В общем, этот день Вы ждали больше всего — мы обратились к Вам с предложением в коммерческой сфере. Быстро необходимо ничего не делать, давайте обсудим условия и подпишем несколько документов.	КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕот «___»_____________ 20_ года Наименование организации «_______________________________________»…После этого можно написать предложения и указать в них услуги, сроки, оплату и условия доставки.

Откажитесь от шаблонов и деловых формул. Часто они вызывают раздражение у получателей.

❌ Докучает	✅ Подходит
Приветствую вас!	Здравствуйте Добрый день
Просьба отправить заказ до 16.00	Пожалуйста, пришлите заказ до 16.00

Частые ошибки в деловых письмах

Избегайте смешивания нескольких тем в одном письме. Главное в деловом письме — быть ясным в выражении своих мыслей. Если вы включаете в текст несколько тем, таких как новогодний корпоратив и планы по закупкам, получатель не будет понимать, на что обратить внимание в первую очередь.

Перед тем, как начать писать письмо, задайте себе вопрос: «О чем я хочу сообщить?». И в самом начале текста лучше сразу указать тему: «Уважаемые коллеги, я пишу, чтобы обсудить план работы нашего отдела…». Так получатель сразу сфокусируется на главной идее.

Избегайте опечаток в тексте. Офисные программы, на которых мы пишем письма, могут подсказывать, когда автор допускает ошибки в тексте. Однако, полагаться на них не стоит — такие системы не всегда работают правильно.

Если в структуре компании имеется специалист по правке, рекомендуется обратиться к нему для проверки текста на всякий случай. В случае отсутствия такого специалиста, рекомендуется использовать онлайн-ресурсы для проверки орфографии. Например, можно воспользоваться сервисами Advego.ru или Text.ru.

Перечисленные сервисы предлагают подсвечивать ошибки и предлагать варианты исправлений в соответствии с одной и той же методикой.

• Все компоненты электронного письма присутствуют: исходные данные отправителя и получателя, основной текст, подпись и контакты.
• Если в письме две темы, необходимо составить второе письмо.
• Письмо отличается уважительным тоном и отсутствием излишней формальности.
• В письме отсутствует нестандартный подход, который может быть непонятным, и избегаются сложные термины.
• Оформление письма соответствует ГОСТ: используется простой шрифт с размером от 12 до 14 и интервалом 1,5.
• Текст разбит на абзацы, не содержит сложных предложений и конструкций.
• В письме отсутствуют ошибки и опечатки.

Этикет деловой переписки: особенности при общении в бизнесе

Во время взаимодействия с партнерами и коллегами существует определенный порядок общения. Правила деловой переписки включают в себя определенный этикет. Его основу составляет проявление уважения к партнерам, способность вступать в конструктивный диалог, соблюдение иерархии и умение признавать ошибки в принятых решениях.

Этикет и грамотность

В случае ошибок и опечаток вы можете самостоятельно их исправить, обратиться за корректировкой или воспользоваться специальными сервисами.

Когда пишете сообщение, проверяйте текст на наличие пунктуационных, стилистических и орфографических ошибок. Часто отправители делают ошибки при написании имени адресата в обращении. Ошибки в имени или отчестве человека причиняют ему грусть и оставляют неприятное впечатление.

Стремитесь придерживаться этих рекомендаций, чтобы получатель получал приятные ощущения от чтения вашего сообщения. Соблюдайте правила официального делового стиля, тогда ваше общение с адресатом будет гладко.

В течение какого времени дают ответ на письмо?

В бизнес-корреспонденции рекомендуется ориентироваться на суть вопроса и требования к письму. Внутри компании на отправленное письмо отвечают в течение 2-3 часов, что является приемлемым сроком. Однако на некоторых предприятиях такой временной интервал считается длительным.

Если речь идет о коммуникации с клиентом, то скорость ответа влияет на результат продаж. Поэтому двухчасовое ожидание неприемлемо. Чтобы соблюдать сроки ответа на запросы, поступающие от клиентов, компании используют десятки и сотни менеджеров.

Через день дам вам ответ». Важно соблюдать деловой этикет и не тянуть с ответом.

Резюмируем

Необходимо соблюдать этикет во время деловых переписок. Отправитель должен указывать тему письма и обращаться к адресату по его имени и отчеству. В тексте делового письма необходимо указывать должность получателя.

Оформление письма в соответствии с правилами повысит репутацию организации и укрепит партнерские отношения.

Поделиться

Обращаем ваше внимание! Мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими курсами, где данная тема подробно раскрывается:

Как написать официальное письмо в организацию

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка стала очень популярной, поскольку она помогает устанавливать и регулировать отношения по разным поводам. Обмен информацией стал проще, появилась электронная почта и мессенджеры. Тем не менее, обычная почта все еще используется наравне с ними, поэтому образец письма от организации к организации используется во множестве ситуаций для обмена данными.

Деловая переписка применяется для установления деловых отношений, предложений, рекламы, приглашений и обмена информацией и т.д.

Классификация деловой переписки между контрагентами производится в зависимости от содержания:

• гарантия выполнения текущих или будущих обязательств. Она определяется такими фразами, как «прошу произвести погрузку, гарантирую оплату» или «признаю долг, гарантирую оплату до . »;
• Предложение о коммерческом сотрудничестве, реклама услуг, работ или товаров;
• Запрос на предоставление информации, документации и т.д. Начинается со слов «Прошу», «Просим»;
• Приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
• Извещение — передача информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
• Обращение с сообщением о фактах, событиях или предложением;
• Напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
• Сопроводительная информация, например, опись вложений;
• Поздравление;
• Требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

Другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане) могут обращаться в организацию.

Не существует универсальной формы бланков для всех случаев, но существуют правила и рекомендации по документообороту:

• Соблюдайте оформление на бланке, чтобы получатели могли сразу определить отправителя;
• Используйте стандартную структуру: адресная часть, описание, подпись и дата, размещая эти данные на листе. Адресная часть должна быть в правом верхнем углу, тема и название находятся по центру, подпись и дата отделены от основного текста;
• Разделяйте основной текст на абзацы для удобства чтения, используйте списки и выделение жирным шрифтом;
• В обращении используйте имя и отчество руководителя;
• Укажите исполнителя и контактные данные, чтобы получатель знал, с кем связываться по интересующим его вопросам;
• Для отправки документов в установленные сроки рекомендуется использовать экспресс-почту.

Приведем в качестве иллюстрации шаблон, который демонстрирует, как оформляется официальное письмо:

1. Отсутствие темы — рекомендуется указать тему служебного письма в верхнем левом углу, чтобы читателю было понятно, о чем оно.
2. Использование безличных обращений не рекомендуется.
3. Использование сленга — следует избегать использования неформальных выражений.
4. Личные вопросы не подходят для служебной переписки.
5. Ошибки в именах, названиях или реквизитах не допустимы.
6. Требовательный тон необходимо исключить из служебных писем.
7. Настойчивые рекламные лозунги не должны присутствовать в служебных письмах.
8. Грамматические ошибки следует избегать при написании служебных писем.

Подробнее: обязательные реквизиты служебного письма.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как создать официальное письмо, это не регламентируется действующим законодательством. Компания может разработать свой стандартный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями и не являются обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их расположения; можно использовать эту информацию в делопроизводстве.

• Заголовок или тема — кратко сообщает о содержании письма, расположен слева вверху;
• Обращение к адресату — по центру;
• Преамбула — вводная часть, вводящая адресанта в суть дела;
• Основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
• Заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
• Подпись.

При составлении текста необходимо учитывать следующие рекомендации:

• Использовать достоверные и проверенные источники информации;
• Представлять информацию сжато и понятно;
• Придерживаться делового стиля;
• Не использовать сокращений, в том числе общеупотребимых;
• Избегать вносить исправления.

В практике принято считать, что на одну тему следует составлять только одно письмо, однако все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то можно сразу изложить замечания по всем его пунктам.

Образцы

Пример составления обращения по письму:

Компания с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, г. Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111

Приглашение на выставку сельскохозяйственной продукции

Уважаемая Нина Николаевна!

Приглашаем Вас принять участие в выставке продукции сельскохозяйственных производителей Ленинградской области, которая состоится 24 октября 2024 года по адресу нашей организации в 10:00 часов. На данном мероприятии будут представлены образцы продукции с целью оценки, выбора и заключения договоров поставки.

Информируем Вас, что на выставке будут соблюдены все санитарно-эпидемиологические меры. На входе будут выдаваться средства индивидуальной защиты — респираторы и перчатки, регулярно будет проводиться проветривание и обработка помещения кварцевыми лампами.

Главный директор ООО «Clubtk.ru» Воронов А.В. Воронов

Это пример, как написать официальное электронное письмо:

От имени Индивидуального предпринимателя

Иванова Ивана Ивановича

г. Санкт-Петербург, ул. Истины, д. 3

Дорогой Андрей Викторович!

Я хотел бы сообщить вам, что я заинтересован в заключении договора аренды помещения размером 20–30 квадратных метров по адресу: Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1, для открытия цветочного магазина. Пожалуйста, отправьте мне образец договора аренды для ознакомления.

Относительно темы: возможно ли отправить письмо в прошлом?

Как написать электронное деловое письмо

• Необходимо указать тему;
• Приветствие должно быть прописано;
• Краткий текст (если необходимо, можно приложить файлы);
• Добавить подпись.

При оформлении письма необходимо заполнить все поля формы, особое внимание следует уделить теме:

• Чтобы избежать попадания в папку «Спам», рекомендуется включить название организации в адрес электронной почты;
• Поле «Тема» должно быть заполнено информативно и кратко;
• Приветствие следует использовать в обычной форме;
• В электронном виде письма рекомендуется сократить текст до минимума и основную информацию предоставить во вложении. Не дублировать информацию.
• Необходимо указать в подписи должность, фамилию, имя, отчество, название организации и реквизиты.

Если письмо имеет особую важность, его следует сохранить и выделить.

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Письмо, подтвержденное официальными лицами, представляет собой форму документации, которая используется для организации деловых обменов между заинтересованными сторонами по широкому спектру вопросов.

Разновидности деловых писем

• клетчатые примерыных вариантов для кружкового сотрудничества;
• опросы (деклараций, информаций, данных) и отметки. Опросы, как обычно, предполагают запросить информацию, которая основана на законе или соглашении, например, опросы в государственные органы. Отметка — это более деликатное выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• Притязания. Обычно они направляются при нарушении условий сделки контрагентом;
• Гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• Информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• По внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Как нельзя писать

Всякие оплошности, правки, непонятные сокращения, употребление жаргонных слов и сленга — не допускаются в официальных деловых письмах.

• Также неприемлемо грубое обращение.
• Искажение или длительное изложение информации также недопустимо.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как создать официальное письмо, это не регламентируется действующим законодательством. Компания может разработать свой стандартный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями и не являются обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их расположения; можно использовать эту информацию в делопроизводстве.

• Заголовок или тема — кратко сообщает о содержании письма, расположен слева вверху;
• Обращение к адресату — по центру;
• Преамбула — вводная часть, вводящая адресанта в суть дела;
• Основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
• Заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
• Подпись.

При составлении текста необходимо учитывать следующие рекомендации:

• Использовать достоверные и проверенные источники информации;
• Представлять информацию сжато и понятно;
• Придерживаться делового стиля;
• Не использовать сокращений, в том числе общеупотребимых;
• Избегать вносить исправления.

В практике принято считать, что на одну тему следует составлять только одно письмо, однако все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то можно сразу изложить замечания по всем его пунктам.

Образец с продольным бланком

Компания «Ppt.ru», основанная в форме общества с ограниченной ответственностью, приветствует вас.

Письмо отправлено под номером 987 от 12.12.2020.

Адресатом данного письма является директор ООО «Общество».

Вы, уважаемый Иван Иванович, получили его по адресу: 123456, Россия, Субъект РФ, улица Булочная, дом 5.

Настоящим письмом мы выражаем нашу готовность для сотрудничества с ООО «Общество», отвечая на ваше предложение от 20.11.2020, выраженное в письме № 11, о заключении договора оказания юридических услуг.

Мы убедительно просим вас направить проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество» по нашему адресу.

С уважением,

Генеральный директор Порфирий Петрович Петров.

Полезная информация: как правильно составить письмо с предложением о сотрудничестве

Способ отправки документа обычно зависит от его цели:

• Для оперативной передачи информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты важно указывать тему, чтобы получатель сразу понял о чем речь, и чтобы письмо не попало в спам. Также можно указать важность документа, но не злоупотребляйте этим;
• Если требуется официальное подтверждение отправки бумаг и их получения адресатом, например, при отправке претензий или требований, используйте отправку Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.