Современные нормы для заполнения трудовых книжек (утвержденные приказом Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н) не предусматривают обязательного подписания работником внесенных записей о его трудовой деятельности в бумажной книжке (ранее работники оставляли свою подпись при увольнении).

Обратите внимание! Это не единственное изменение в отношении трудовых книжек. Убедитесь, что вы ведете их согласно новому порядку, используя рекомендации специалистов КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой системе, получите пробный доступ. Это абсолютно бесплатно.

С начала сентября работник должен ставить свою подпись только на титульном листе информации о нем в трудовой книжке, при оформлении вкладыша или дубликата (стоит отметить, что новые бумажные книжки больше не выдаются новым сотрудникам).

Согласно новым изменениям, работодатели больше не обязаны предоставлять работникам информацию о каждой записи, вносимой в их трудовую книжку в их личной карточке по форме Т-2. Это означает, что с 1 сентября 2021 года карточка Т-2 стала необязательной. Минтруд подтверждает эту информацию в своем письме от 24.12.2021 года № 14-6/В-1487.

Стоит вспомнить, что раньше данный документ был необходим в связи с военным учетом. Однако начиная с 08.01.2022 года в этом вопросе применяются специальные карточки, имеющие форму 10.

Однако, существует стандартный первичный документ, называемый формой Т-2, который используется для учета кадров. Следовательно, если вы не хотите отказываться от него, то необходимости в сборе подписей с работников уже нет.

Организации должны вести воинский учет в соответствии с рекомендациями КонсультантПлюс. Минобороны России устанавливает перечень документов, формы и порядок заполнения и хранения, необходимые для ведения воинского учета (согласно пункту 27 Положения о воинском учете). Формы документов, порядок заполнения и хранения устанавливаются разделом IV Инструкции по воинскому учету для граждан, учет которых осуществляется в организациях. При ведении воинского учета также могут применяться документы, предусмотренные Методическими рекомендациями, если они не противоречат положениям Инструкции по воинскому учету. Согласно разделу IV Инструкции по воинскому учету, для осуществления воинского учета в организации необходимо наличие карточек граждан, подлежащих учету (форма карточек указана в Приложении №22 к Инструкции) и картотеки таких карточек. Кроме того, в организации должны храниться вторые экземпляры списков граждан, находящихся в запасе, с указанием регистрационного номера и даты отправки. Форма таких списков установлена Приложением №23 к Инструкции. Также в организации должен быть журнал проверок и бронирования граждан, находящихся в запасе Вооруженных Сил РФ. Результаты соответствующих проверок отражаются в этом журнале. Форма журнала установлена Приложением №29 к Инструкции. Указанный журнал должен быть зарегистрирован, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации. Результаты проверок могут также отображаться в акте, составленном по их результатам. При составлении такого акта в журнале проверок делается запись о его наличии (согласно пункту 62 Инструкции). Согласно пункту 39 Методических рекомендаций, каждая организация разрабатывает (ведет) приказ об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, находящихся в запасе (форма приказа указана в Приложении №4 к Методическим рекомендациям). Приказ об организации воинского учета выдается при создании организации и ежегодно перед началом календарного года. Проект приказа должен быть согласован с военным комиссаром муниципального образования, осуществляющим деятельность на территории, где расположена организация или ее структурное подразделение. В случае отсутствия военного комиссариата следует обратиться к органу местного самоуправления, который ведет первичный воинский учет на данной территории (согласно пункту 22 Методических рекомендаций). Полный список и образцы документов для воинского учета доступны на КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Личная карточка работника Т-2: нужно ли её вести и как лучше — на бумаге или электронно

Личная карточка работника Т-2: нужно ли её вести и как лучше — на бумаге или электронно?

В статье будет рассмотрен вопрос о необходимости ведения личной карточки Т-2, которая включает в себя все личные данные работника и подробную информацию о его трудовой деятельности. Важно определить, следует ли в настоящее время продолжать использовать эту карточку и какие наилучшие способы ее ведения.

Что такое личная карточка Т-2?

Этот документ, который начинает вести работодатель с первого рабочего дня сотрудника по трудовому договору, является документацией, связанной с кадровыми вопросами. Основная функция этого документа состоит в том, чтобы отслеживать все изменения, касающиеся работы сотрудника, на протяжении всего его срока работы в компании. В соответствии с Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, работодатель обязан ознакомить работника с каждой записью, внесенной в карточку, и получить подтверждение этого ознакомления. Однако, согласно Постановлению Правительства РФ № 1250 от 24.07.2021, с 1 сентября 2021 года данный документ утратил свою обязательность. Теперь работодатель вправе самостоятельно решать, вести ли эту карточку или нет. Некоторые работодатели уже отказались от ведения данного документа, в то время как другие продолжают его использовать. Если работодатель все же решает вести данную карточку, он может использовать старую унифицированную форму, которая использовалась до 2013 года, или разработать свою собственную форму, которая должна быть утверждена внутренними документами компании.

Что делать, если принято решение отказаться от ведения карточек Т-2?

Организация, в соответствии с местными правовыми актами, составляет список всех кадровых документов, которые она ведет. При необходимости отказаться от какого-либо документа необходимо внести соответствующие изменения. Прежде всего, следует издать приказ об отказе от использования формы Т-2 для персонала. В данном приказе указывается дата, с которой прекращается использование данного документа. В Правилах внутреннего трудового распорядка и в Положении об отпусках может быть установлено обязательное ведение карточки Т-2. Приказ об отмене документа является основанием для издания новой редакции местных нормативных актов (МНА). В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса РФ, сотрудникам необходимо провести ознакомление с новой редакцией МНА, подписавшись на ее получение. Если организация перешла на электронный кадровый документооборот, то это можно сделать очень быстро: документы отправляются всем сотрудникам, которые получают уведомление о новом входящем документе и подписывают его в несколько кликов.

3 причины, по которым кадровики не хотят отказываться от карточки Т-2

Многие не желают отказываться от личной карточки работника, даже несмотря на то, что она уже не является обязательной. Причины такого выбора следующие. Во-первых, в карточке удобно отслеживать информацию о отпусках. В ней имеется специальный раздел, где кадровики могут удобно фиксировать основные и дополнительные отпуска, такие как за вредность или работу в районах Крайнего Севера. Во-вторых, все данные о сотруднике находятся в одном документе. Для некоторых организаций это чрезвычайно удобно. Например, в карточке Т-2 есть раздел о составе семьи, где можно указать информацию о детях. Эти сведения могут быть использованы для расчета бюджета на новогодние подарки детям или дополнительных социальных выплат сотрудникам, у которых есть дети. В-третьих, карточка Т-2 с подписью работника может служить дополнительным доказательством в суде. Судебная практика имеет случаи, когда данный документ помогал работодателю защитить свои права. Например, возникал спор о том, что сотрудник по своему желанию долгое время не использовал отпуск. В результате у него накопилось более 300 неиспользованных дней отпуска, и он подал иск на работодателя с требованием выплаты процентов за просрочку и компенсации морального вреда. Работодатель предоставил суду приказы о предоставлении отпуска за некоторые годы и дополнительный документ — карточку Т-2 с отмеченными отпусками. На основании этого суд признал, что работодатель выполнил свою обязанность по предоставлению отпусков. Если сотрудник по своему желанию не использовал отпуск, это не может служить основанием для выплаты процентов и компенсации морального вреда.

Советуем прочитать: Какая группа инвалидности рабочая, а какая нерабочая

Электронно или на бумаге — как лучше, если не отказались от формы Т-2?

Откажитесь от использования бумаги;
нецелесообразно сохранять письма в хранилище;
Риск утраты документов исключается;
При помощи нескольких кликов сотрудник сможет оформить электронную Т-2, и после этого документ будет юридически действительным.

Поэтому, если предприниматель считает целесообразным продолжить управление личными файлами Т-2, рекомендуется перейти на электронную форму. Таким образом, отпуска могут быть учтены проще, а в случае необходимости такие документы могут быть использованы в суде.

Личная карточка работника Т-2: кому нужно вести в 2024 году

В данной публикации мы рассматриваем, как правильно отказаться от ведения Т-2, возможно ли уничтожить Т-2 для уволенных сотрудников и где теперь фиксировать информацию об отпусках. Также рассматривается правильное заполнение Т-2 в случае, если мы решили не отказываться от его использования.

В статье узнаете

Требуется ли оформлять Т-2 на самом деле?
Как правильно отказаться от ведения карточек типа Т-2
Почему сотрудники отдела кадров не соглашаются на отказ от использования Т-2
Если вы выбрали сохранить Т-2 на бумаге, то вам следует узнать, как правильно заполнить их.
Что делать с устаревшими карточками? Как долго хранить Т-2?
Регулярно возникающие вопросы

Действительно ли Т-2 нужно оформлять

С начала сентября 2021 года нет необходимости оформлять личные карточки сотрудников в форме Т-2. Это изменение связано с отменой норм Постановления Правительства от 16 апреля 2004 года об ведении и хранении трудовых книжек.

Согласно пункту 12 отмененных норм, работодатель был обязан ознакомить работника лично и получить его подпись в его индивидуальной карточке при каждой записи в трудовую книжку относительно его трудовой деятельности, перевода или увольнения.

Сейчас активно используются свежие Нормы, санкционированные Постановлением Правительства 320н от 19.05.2021 года. В этих Нормах не содержится информации о персональной картотеке и нет необходимости для работодателя ознакомить сотрудника с записями в трудовой книжке в формате Т-2.

Как оформить отказ от ведения карточек Т-2

Отмена правил 225 не привела к автоматической отмене карточек. Необходимо выпустить приказ об отказе от ведения Т-2. Если обязанность по ведению Т-2 упоминается в локальных актах компании, то эти акты также требуется изменить.

Документ об отказе от ведения индивидуальных досье

В указании фиксируется определенное число, с которого прекращают обязательное ведение личных дел работающих сотрудников и отказываются от оформления документов для новых присоединяющихся к коллективу сотрудников.

Рекомендацию по оформлению приказа, отвечая на запрос номер 153572 от 30.08.2021, Роструд опубликовал на своем официальном веб-ресурсе.

Локальные правила и регламенты, которыми руководствуется организация

Работодатель может обязательно требовать ведение Т-2 в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и Положением об отпусках.

Возможно, избавиться от лишнего условия, находящегося в местном акте, можно двумя путями: выпустить обновленную версию Местного нормативного акта или отдать соответствующий распоряжение.

Необходимо просить работников подписать официальные уведомления о новой редакции ЛНА или приказе. Такая процедура является обязательной согласно статье 22 Трудового кодекса Российской Федерации.

Если в организации используется система электронного документооборота с кадровыми модулями, можно легко ознакомиться с документами всего лишь за несколько кликов.

Почему кадровики не отказываются от Т-2

5 из 10 работодателей, которых я опросил, отказались от электронных Т-2. Вот основные причины, по которым они предпочитают продолжать использование бумажных Т-2.

1. При помощи Т-2 удобно планировать и отслеживать отпуска.

На Т-2 бумажной карточке имеется отдельная секция, которая посвящена «Отпуску». Этот раздел предоставляет удобную возможность записывать информацию о отпусках, в том числе о дополнительных отпусках, таких как вредность и районы Крайнего Севера.

Против. Специалист по кадрам тратит свои ресурсы — время и деньги, чтобы заполнить Т-2, искать бумаги, а также их поддерживать. Однако, все различные виды отпусков можно учесть электронным способом.

В Системе бизнес-информации СБИС на первом экране кадровый специалист сможет ознакомиться с информацией о всех отпусках сотрудника за последние несколько лет трудовой деятельности. Также будет доступна информация о приказах, связанных с каждым из отпусков. Кроме того, система позволит контролировать, был ли работник в текущем году в непрерывном 14-дневном отпуске, согласно требованиям статьи 125 Трудового кодекса Российской Федерации. При необходимости, пользователь сможет распечатать электронную форму Т-2.

СБИС КЭДО представляет удобную возможность для эффективной работы с отпусками.

В данном сервисе предусмотрена возможность организации графика отпусков. Автоматически будет составлен приказ на отпуск, который можно подписать непосредственно в системе.

Получить дополнительную информацию Записаться на пробное занятие

2. Мы осуществляем сбор индивидуальной информации о сотрудниках для Т-2 без получения их согласия на обработку.

Позволяется указывать информацию о сотруднике в карточку Т-2 без его согласия на обработку персональных данных. Например, можно указать номер диплома об образовании, чтобы узнать о квалификации работника. Также можно указать год рождения детей для организации новогодних подарков и адрес для переписки. Ответственный орган, Роскомнадзор, подтвердил это в своих разъяснениях от 14.12.2012.

Отказано. Обязательность заполнения формы Т-2 была отменена. Следовательно, будущим сотрудникам необходимо будет получить согласие на обработку их персональных данных, независимо от того, заполняете ли вы форму Т-2 в письменной форме или нет.

3. В судебном процессе подпись работника на Т-2 становится дополнительным свидетельством.

Нижеприведенный пример демонстрирует, как работодатель с использованием Т-2 формы сумел успешно взыскать с работника компенсацию в размере 3,5 миллиона рублей за неотправленные отпускные дни. Персональная карточка, в свою очередь, являлась дополнительным доказательством того, что работодатель надлежащим образом выполнил свои обязательства по предоставлению отпусков.

Основная тема спора заключается в том, что после увольнения работник обратился в суд, чтобы получить компенсацию за оставшиеся 321 день отпуска, проценты за задержку выплаты и компенсацию за причиненный моральный вред.

Факты, предоставленные работодателем в качестве доказательства. В судебное заседание ответчик представил картотеку сотрудника в форме Т-2 и приказы о предоставлении отпуска за определенные годы.

Судебное решение было принято в отношении работника, которому было отказано в удовлетворении его требования о компенсации за неиспользованный отпуск. Суд внимательно изучил представленные документы и пришел к выводу, что недостаточно доказано фактическое неиспользование отпуска и несоответствие выплат работнику. Данные аргументы основаны на Определении 3 КСОЮ от 18.08.2021 по делу 88-10826/2021.

Наши аргументы идут в сторону отрицания. По нашему мнению, подписанные работником приказы также являются доказательством предоставления отпусков. Принципиально важно быстро собрать такие приказы и представить их в суд. При использовании электронного кадрового документооборота, для сотрудника кадровой службы потребуется всего несколько кликов, чтобы получить доступ к кадровому архиву и распечатать электронные приказы об отпусках за предыдущие годы.

По мнению Михаила Ефимова, специалиста в области автоматизации кадровых процессов в компании «Тензор», бумажные Т-2 постепенно исчезнут из всех компаний в течение ближайших 5-10 лет. Он ежедневно наблюдает, как крупнейшие работодатели в стране переходят на электронный формат документов и полностью отказываются от использования бумажных носителей. Бумажным Т-2 не суждено иметь будущего.

Как правильно заполнять Т-2, если решили их оставить на бумаге

Для оформления информации о работнике была установлена единая форма, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года № 1. Для государственных и муниципальных служащих разработана специальная форма Т-2ГС(МС).

Вот некоторые часто задаваемые вопросы, которые появляются при заполнении анкеты о себе.

Необходимо ли указывать в Т-2 «брак без официальной регистрации» или достаточно использовать термин «неженат»?

Информация о заключении брака записывается исключительно на основе официальных документов, поэтому термин «незарегистрированный брак» некорректен.

Обычно, чтобы указать свой семейный статус, мужчины пользуются термином «холост» , а женщины — «не замужем».

Советуем прочитать: ГРАФИК ДВИЖЕНИЯ ГОРОДСКИХ АВТОБУСОВ В НОВОГОДНИЕ ПРАЗДНИКИ

Разрешается ли в Т-2 обозначать даты рождения малышей?

В форме требуется лишь указать «год рождения». Лишняя информация будет предоставлена, если вы укажете дату и месяц рождения. Контроль над сбором лишней информации осуществляется Роскомнадзором. Узнайте о возможных штрафах для работодателей, нарушающих закон о персональных данных, в нашей статье.

В отделе персонала исчерпался объем, который можно выделить для учета сотрудничества.

Для регистрации отпусков персоналом используются дополнительные вкладные документы, добавляемые в карточку Т-2. Такая практика возникает, когда сотрудник работает в компании в течение нескольких лет и в карточке Т-2 заканчивается пространство для заполнения отпусков. Работодатель имеет право утвердить форму вкладного документа посредством приказа.

Загрузите образец приложения к личному документу для отпусков и трансферов.

Необходимо ли оформить карточку на сотрудника, который будет работать по совместительству?

Возможностей трудового договора типа Т-2 реализуется выбор между работой «постоянной» или «по совместительству». В остальных разделах необходимо заполнять данные аналогично тем, что предусмотрены для постоянных работников. Если потребуется, вы можете создать отдельную карточку Т-2 для внешнего совместителя. Однако, начиная с 1 сентября 2021 года, это не обязательно.

Как быть со старыми карточками. Сколько хранить Т-2

Согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 года, требуется сохранять личные карточки уволенных сотрудников в течение 50 лет.

Персональные данные сотрудников, которые были уволены до 19.02.2020 года, сохраняются на протяжении 75 лет. Этот срок был установлен в соответствии с Приказом Министерства культуры Российской Федерации №55 от 25.08.2010 года и Приказом Главархива Союза Советских Социалистических Республик от 15.08.1988 года.

Система бесперебойного информационного обмена документами от СБИС.

Оформляйте все кадровые бумаги для сотрудников через интернет, начиная с момента приема и до момента увольнения. Будь то сотрудники, работающие в офисе или удаленно, самозанятые или трудящиеся по гражданско-правовому договору.

Как отказаться от личной карточки Т-2: пошаговый алгоритм

Обязательность ведения личных карточек была отменена Минтрудом, а Минобороны последовала этому примеру. Это значит, что теперь есть возможность отказаться от использования личных карточек Т2. Мы расскажем вам, что необходимо сделать и какие документы нужно исправить, чтобы избежать штрафов при проверках.

Статья предоставит вам информацию о следующем:

Существует возможность не вести учетную карту типа Т2.
Как сделать отказ от использования индивидуальных ID-карт Т2?

Можно ли не вести карточку Т2

После перехода на электронные формы документации, нет необходимости проводить ознакомление сотрудников с информацией, содержащейся в их личных карточках. Соответствующие правила предусмотрены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Теперь работники имеют возможность в любой момент ознакомиться с необходимыми записями, заказав выписку из трудовой книжки на официальном сайте Пенсионного фонда или воспользовавшись порталом Госуслуги.

Краткое руководство: способы сохранить важные данные при отказе от использования Т-2

Теперь воинский учет не осуществляется на основе личных карточек. Министерство обороны утвердило отдельную учетную карту для военнообязанных и предоставило инструкцию по ее заполнению. Форму № 10 можно получить в указании Минобороны от 21.11.2021 года № 700 или скачать прямо сейчас ⇓

Скачайте безвозмездно пустой бланк специальной карточки по воинскому учету.

Изменения в законодательстве позволяют не обязательно вести карточки Т2. Однако, это не означает, что вы должны полностью отказаться от использования личных карточек и передать их на хранение. Вы все еще можете вести их, но при этом придется выполнять двойную работу. Если вы все-таки решили не использовать их в организации, мы предоставим вам алгоритм следующих шагов.

Ознакомьтесь со статьей, представленной в издании под названием «Улучшение Т-2 в случае отсутствия готовности к отказу от нее» в журнале «Кадровое дело».

Как оформить отказ от личных карточек Т2

Этап первый. Приступите к пересмотру внутренних документов организации.

Прошу вас просмотреть ПВТР, Инструкции по управлению документацией в отношении кадров и Положение о хранении персональных данных сотрудников. Если в них содержатся упоминания о личных карточках Т2, то необходимо внести изменения в соответствующие документы. Вы можете выдать приказ о внесении изменений в Положение или утвердить локальные акты в новой редакции. В любом случае, вам нужно познакомить сотрудников с новыми правилами под подпись, прикрепив распоряжение или Положение, в которых не содержатся указания о ведении личных карточек.

Решение о прекращении использования индивидуальных карточек в Т2: указ об изменениях в Личном номенклатурном акте.

Бесплатное скачивание образца Приказа о внесении изменений в ЛНА.

Помните, что если вы выберете не рассматривать ЛНА, а инспектор из ГИТ обнаружит документацию о личных карточках, которую вы не предоставите ему, то вам будет назначено взыскание. Не имеет значения, что по закону у вас нет обязанности вести их. Он будет рассматривать это как нарушение внутренних норм, и, следовательно, будет привлекать к ответственности.

Продвиньтесь к следующему этапу: Обновите перечень документов, связанных с деятельностью компании.

Удалите ссылки на персональные карточки из списка товаров, после чего одобрите обновленную версию. Ориентируйтесь на инструкцию 1.1.1, предоставленную Росархивом 19.07.2018 года. Если вы не полностью откажетесь от них, необходимость пересмотра документа отпадает. Даже в случае обнаружения инспектором ГИТ столбца с информацией о карточках Т2, у вас будет что предоставить ему.

Издается распоряжение по внесению изменений в перечень дел: отказ от использования карточек типа Т2.

Безвозмездно получите пример приказа об изменении номенклатуры.

На третьем этапе необходимо оформить отказ от использования личных карточек Т2 через официальный приказ.

Представьте приказ о прекращении использования персональных карточек в организации. В этом документе укажите дату, с которой больше не требуется заполнять эти карточки. Завершите распоряжение подписью руководителя.

Пример уведомления о прекращении использования индивидуальных карточек сотрудников предприятия

Образец приказа об отказе от использования личных карточек теперь доступен для бесплатного скачивания.

После завершения процедуры отказа от личных карточек, рекомендуется не спешить с их уничтожением. Вместо этого, рекомендуется хранить их в архиве в течение минимум пятидесяти лет, согласно требованиям, установленным в статье 444 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Нарушение правил хранения может привести к привлечению к административной ответственности и наложению штрафа в размере до 50 тысяч рублей.

Рекомендуемые ресурсы и руководства для HR-специалистов

Отказ от ведения личных карточек Т-2: алгоритм

Для работодателей было предоставлено разрешение на отказ от ведения персональных карточек сотрудников. Исследуем, как поступить, если компания приняла решение отказаться от учетных карточек формы Т-2, чтобы не вызывать вопросов у проверяющих.

Содержание:

Человеческие идентификационные карточки: каковы их преимущества и важность в бизнес-среде?
Как правильно оформить заявление об отказе от ведения личных карточек на Т-2
Какие полезные данные следует учесть при прекращении использования личных карт Т-2?

Можно ли отказаться от ведения личных карточек Т-2

Передоверенный документ о работнике, определенный Приказом Госкомстата России в 2004 году, до 1 сентября 2021 года был обязателен для всех работодателей, не зависимо от их формы собственности, за исключением индивидуальных предпринимателей. Форма Т-2 содержит максимально подробную информацию о трудовой деятельности работника, а также данные о его документах, необходимых для учета кадров и идентификации его как плательщика налогов. В данном личном документе указываются:

идентификационный номер работника;
Представим, что у нас есть сотрудник, у которого имеется фамилия, имя и отчество.
дата его рождения;
пол;
образование;
состояние брачных уз и имеющихся детей;
личная информация, содержащаяся в паспорте;
Номер ИНН и свидетельства пенсионного страхования;
опыт работы (совокупный и непрерывный);
дату и номер документа, регулирующего трудовые отношения;
Информация, которая содержится в трудовой книжке, паспорте, военном билете, документе об образовании, пенсионном свидетельстве и свидетельстве о постановке на налоговый учет, является уникальной и имеет большую важность.
Информация о мероприятиях, связанных с персоналом: прием и перемещениях, оценке квалификации, повышении квалификации, периодах отпуска, наградах и поощрениях, социальных льготах.

Советуем прочитать: Охолощенное оружие, опасно? Выстрел в упор холостыми патронами (ВИДЕО)

Таким образом, в личной карточке содержится полная и индивидуализированная информация о работнике и его трудовых достижениях на предприятии. Личная карточка создается в день приема на работу и актуализируется на протяжении всего периода работы в организации.

Пример табельного учета работника по образцу Т-2.

До 1 сентября 2021 года, для каждой записи в личной карточке работника требовалось предоставление подписи. Однако, с вступлением в силу правительственного постановления от 16 апреля 2003 г. № 225, эти требования были отменены, а сама личная карточка работника по форме Т-2 перестала быть обязательной. Все изменения были утверждены приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н, известным как приказ № 320.

С начала января 2022 года применение формы Т-2 прекращено, а вместо нее для воинского учета используется специальная учетная карточка, одобренная Министерством обороны. Раздел 2 новой карточки содержит практически все те же данные, что и раздел воинского учета на личной карточке Т-2. В связи с этим, специалисты по кадровому делопроизводству больше не обязаны вести Т-2. Работодатель имеет право отказаться от поддержания данного документа, однако может продолжать вести карточки, соблюдая другие правила.

Инновационные инструкции для оформления персональных досье по образцу Т-2.

Утверждение формы, порядка и условий хранения трудовых книжек было согласовано с приказом № 320. Необходимо отметить, что отказ от использования личных карточек Т-2 не является законодательно установленным требованием, однако в приказе № 320 не указано об этом и отсутствуют инструкции, обязывающие работодателя их вести. Если работодатель предпочитает использовать личные карточки, то в данном случае рекомендуется перевести их в электронный формат. Такая форма первичных документов не противоречит нормам бухгалтерского учета и трудовому кодексу РФ. С 22 ноября 2021 года вступили в силу изменения в трудовом законодательстве, утвержденные Федеральным законом № 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года, которые позволяют оформлять кадровые документы в электронной форме.

Приказ о переводе личных карточек в электронный вид Скачайте образец >>>

В связи с тем, что уже нет необходимости повторять информацию из трудовой книжки и о воинском учете в личной карточке, можно внести изменения в форму Т-2, удалив лишние разделы и поля. Кроме того, можно также удалить другие разделы, которыми не пользуетесь. После внесения изменений утвердите обновленную форму в учетной политике компании.

Постановление о санкционировании актуального образца персональной карты Т-2.

Получите свежую версию шаблона личной карточки сотрудника Необходима для эффективной работы

Как правильно оформить отказ от ведения личных карточек Т-2

В случае, когда фирма пришла к выводу, что ведение дополнительных кадровых документов не имеет смысла, важно корректно оформить отказ от использования личных карточек Т-2. Для того чтобы избежать упущений и необходимости повторного обращения, рекомендуется следовать предложенному пошаговому алгоритму и учесть, какие документы будут необходимы.

Этап 1. Проверка местных нормативных актов и внесение изменений в них. Следите за тем, чтобы внутренние нормативные акты компании не требовали личные карточки формы Т-2 в качестве обязательного документа. В противном случае, инспекторы ГИТ будут рассматривать отказ от личных карточек Т-2 как нарушение внутренних правил. За использование документа, который больше необязателен, может быть оштрафовано по части 1 статьи 5.27 КоАП, сумма штрафа может достигать 50 000 рублей.

В ПВТР существует возможность указания требования о ведении личных карточек в разделе, регулирующем процедуру приема сотрудника на работу. Также, в Инструкции по кадровому делопроизводству может быть определен порядок приема на работу и заполнения кадровых документов. Если в компании имеется ЛНА, который урегулирует вопросы ведения личных дел, необходимо его изучить и удалить пункты, обязывающие вести личные карточки. Для внесения соответствующих изменений в ЛНА и легализации отказа от личных карточек, следует издать приказ о внесении поправок во внутренние регламенты.

Было вынесено постановление о внесении корректировок в личный нормативно-правовой акт вследствие отказа от использования индивидуальных идентификационных карт.

Обновите перечень дел. В утвержденном списке дел компании упоминание о карточках Т-2 обычно находится в личных делах или отдельном деле. Законодательство предусматривает ежегодное утверждение перечня дел в конце года с введением его в действие с 1 января. Однако это не означает, что его нельзя изменить. Новый исправленный перечень дел должен быть утвержден с текущей даты в соответствии с пунктом 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018 года. В случае отказа от ведения личных карточек Т-2 также осуществляется корректировка перечня дел на основании отдельного приказа.

Документ, регламентирующий внесение нововведений в список наименований

Выполните третий этап: издайте распоряжение о прекращении ведения личных карточек. Запишите отказ от ведения личных карточек работников в официальный документ. В приказе о прекращении использования личных карточек укажите, с какой даты компания прекратит заполнять форму Т-2 для новых и действующих сотрудников.

Пример распоряжения о прекращении использования индивидуальных идентификационных карт

Когда мы оформляем отказ от личных карточек Т-2, то полученный приказ становится основанием для подготовки этих документов к передаче в архив. Мы можем выбрать муниципальный или государственный архив. В соответствии с пунктом 444 Перечня, который был утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения личных карточек составляет 50 лет. Пока они хранятся у нас в кадровой службе, срок хранения не может превышать трех лет, согласно пункту 4.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Какая информация может пригодиться при отказе от личных карточек Т-2

Для того, чтобы передать личные карточки на хранение в архив, необходимо предварительно определить, какие данные, содержащиеся в этих документах, могут быть полезными для практической работы. Используйте справочное руководство для сохранения и переноса всех необходимых сведений о сотрудниках в базы данных.

Важные указания. Какую сведения из индивидуальной карточки имеет смысл сохранить и в какое место их следует переместить при отказе от использования карт Т-2.

наличия капсулы инструкции доставки

власть и почему люди стремятся к ней?

При прекращении использования Т-2, следует определиться, куда направить введенные данные.

Место прописки работника

Отправить корреспонденцию служащему почтой. Например, при необходимости передать ему уведомление или получить разъяснения, а сотрудник недоступен для связи.

В соглашении о труде

Связаться с сотрудником для быстрой передачи необходимой информации

В списке контрактов на трудоустройство или справочнике контактов сотрудников

Расчитать продолжительность работы для получения пособия при заболевании или предоставить возможность воспользоваться преимуществами, оговоренными в законах или политике компании.

Можно включить таблицу в кадровую программу или использовать электронную таблицу отдельно. Таблица представляет собой удобный инструмент для работы с кадровой документацией.

Нет необходимости заявлять о форме и печатать ее.