Отправка документов по почте — лучшие способы и варианты

Пересылка важных документов продолжает оставаться единым способом их доставки. Эти документы могут иметь различные характеристики, такие как удостоверение личности, налоговый, бухгалтерский, юридический, правовой, а также социальный, финансовый, информационно-технический, организационно-технический, хозяйственный или документационный характер. Часто такие документы являются дубликатами ранее отправленных электронных документов и доставляются получателю на бумажном носителе с использованием мокрой печати.

Выбор типа отправления может быть очень различным — от простого письма до ценной бандероли или посылки. Определение подходящего варианта зависит от ценности вложенных документов и срочности их доставки.

Порядок отправки документов по почте

Алгоритм отправки документов по почте представлен ниже:

1. Выберите подходящую почтовую или курьерскую компанию: ТОП-10 курьерских служб.
2. Определитесь с видом отправления. Вам доступны следующие варианты:
   • заказное письмо с уведомлением о вручении;
   • экспресс-письмо EMS;
   • письмо со страховым письмом;
   • страховая бандероль (с указанием стоимости);
   • посылка;
   • воспользуйтесь функцией выбора наилучшей цены в калькуляторе доставки на нашем агрегаторе курьерских служб TOP Express.
3. Приобретите бумажную или пластиковую оболочку, прочную упаковку с защитной пузырчатой пленкой внутри или другое упаковочное средство, которое защитит содержимое от механических повреждений и воздействия внешних факторов на бумажные материалы: варианты оболочек.
4. Оформите запрос на веб-сайте, заполните сопутствующие документы, составьте список приложенных документов, укажите данные получателя и отправителя на адресной этикетке.
5. Если вас устраивает стоимость доставки и дополнительных услуг, оплатите.
6. Вызовите курьера или лично доставьте письмо в ближайшее отделение почты.

Если вы заказали услуги доставки, то курьер обязательно осмотрит содержимое конверта перед вами, а также при вас заклеит его и оформит получение через написание расписки.

Какой способ отправки документов самый быстрый

Самая быстрая доставка осуществляется через регистрируемые экспресс-отправления, которые привозит курьер из курьерской службы EMS. Курьер забирает экспресс-письмо прямо из дома или офиса отправителя и организует его доставку адресату по самому короткому логистическому маршруту:

• Если письмо нужно отправить в пределах одного населенного пункта или региона, оно доставляется на автомобиле.
• Если отправка осуществляется в другой регион, то курьер едет в аэропорт и отправляет пакет с документами самолетом на ближайший авиарейс.

Для контроля за текущим положением отправления ему присваивают индикатор трека. Чтобы уведомить получателя о доставке экспресс-письма, отправитель получает SMS-уведомление на свой мобильный номер. Данная услуга доступна только для отправлений внутри России.

Какой способ отправки документов самый дешевый

Расчет стоимости доставки пакета с документами основывается на следующих факторах:

• виде отправления;
• размерах упаковки и весе содержимого;
• способе доставки;
• расстоянии от отправителя до получателя;
• местонахождении города получателя.

Наиболее доступный вариант доставки — использование наземного транспорта.

Стоимость почтовых услуг Почты России варьируется от 30 рублей за обычную доставку до 200-300 рублей за заказную. Срок доставки зависит от расстояния между пунктами.

Минимальная стоимость экспресс-доставки (на следующий день) у курьерских служб обычно начинается от 600 рублей.

Риски и проблемы

Главные негативные моменты отправки обычным письмом:

• испорченный пакет и его содержимое;
• вскрытое или украденное письмо;
• сбой в логистике, нарушение сроков и задержка отправления.

Если требуется, чтобы письмо достигло адресата к определенной дате, рекомендуется воздержаться от рисков и обратиться в курьерскую службу для заказа экспресс-доставки от надежных компаний.

Чтобы потом не жалеть, рекомендуем:

• Для уменьшения риска кражи или для предоставления доказательств совершения кражи необходимо составить опись вложения.
• Укажите стоимость письма (услуга платная, но гарантирует сохранность вложенных документов).
• Ценные документы (паспорта, трудовые книжки, военные билеты, платежные карты, водительские удостоверения и другие) не рекомендуется отправлять обычной почтой. Лучше использовать бандероль с объявленной ценностью или заказное письмо с уведомлением о вручении.

В пересылке по России запрещено использовать агитационные материалы, брошюры и книги с экстремистским содержанием.

На нашем сайте-площадке TOP Express собраны проверенные компании, которые оказывают услуги экспресс-доставки в любой регион России. Воспользуйтесь онлайн-калькулятором для расчета стоимости доставки документов и выберите оптимальный вариант по цене и срокам всего в несколько кликов. Эта возможность доступна только для юридических лиц.

Полезно/ Как отправить заказное письмо с уведомлением и с описью вложения

Как отправить заказное письмо с уведомлением и с описью вложения

Письмо, которое отправляется по почте, содержит письменное сообщение. Внешне оно может быть простым, заказным или иметь объявленную ценность. В этой статье я подробно расскажу о том, как отправить заказное письмо, включая варианты с уведомлением и описью вложения.

Итак, простые сообщения часто используются для обмена письменными письмами между частными лицами. Обычное письмо в обычном конверте или поздравительная открытка – это пример простой письменной переписки. Чтобы отправить такое письмо, достаточно положить конверт в синий почтовый ящик Почты России.

Максимальный вес такой почтовой отправки не должен превышать 20 грамм.* При отправке — отправителю не выдаются подтверждающие документы (чек, квитанция). Следовательно, если простое письмо потеряется, Почта России не несет никакой ответственности.

Заказное письмо предназначено для отправки важных документов, бланков, квитанций, фотографий. Этот тип почтового отправления является зарегистрированным, что означает, что его регистрируют в системе и присваивают почтовый идентификатор (трек-номер). Отправка осуществляется через оператора в отделении Почты России.

Стоимость этого вида отправления немного выше, чем у обычной письменной корреспонденции, но отправитель получает гарантию, что письмо точно будет доставлено адресату. Доставка заказного письма производится лично в руки адресата, который должен подписать его. Максимальный вес не должен превышать 100 грамм.

Если письмо весит больше 100 грамм, оно автоматически считается «бандеролью».

Что такое «заказное письмо с уведомлением о вручении»? Этот вид отправления подразумевает, что письмо будет доставлено адресату лично, а отправитель получит уведомление о его получении. Если вам необходимо убедиться, что ваше письмо получено адресатом, отправляйте заказное письмо с уведомлением.

Однако не забывайте, что бланк уведомления о вручении отправляется вместе с заказным письмом и возвращается отправителю после получения получателем. Таким образом, вы узнаете о вручении вашей корреспонденции адресату (или его законному представителю) только через некоторое время.

В последнее время Почта России предлагает новую услугу — СМС-уведомления. Теперь вы можете воспользоваться этой удобной услугой. Стоимость одного СМС-сообщения для почтовых отправлений составляет 10 рублей.

Что такое «ценное письмо с описью вложения»? Давайте начнем с того, что при отправке «ценного письма» отправитель указывает «объявленную ценность», поэтому это письмо называется «ценным». В случае повреждения или потери отправления, Почта России полностью или частично возместит сумму объявленной ценности.

«Ценное письмо с описью вложения» предполагает, что содержимое отправления будет описано отправителем на специальном бланке (ф.119). При получении ценного письма с описью, получатель в почтовом отделении имеет право вскрыть конверт и проверить его содержимое, которое должно полностью соответствовать документу описи вложения.

Как отправить заказное письмо с уведомлением и с описью вложения

Письмо, которое отправляется по почте, содержит письменное сообщение. Внешне оно может быть простым, заказным или иметь объявленную ценность. В этой статье я подробно расскажу о том, как отправить заказное письмо, включая варианты с уведомлением и описью вложения.

Итак, простые сообщения часто используются для обмена письменными письмами между частными лицами. Обычное письмо в обычном конверте или поздравительная открытка – это пример простой письменной переписки. Чтобы отправить такое письмо, достаточно положить конверт в синий почтовый ящик Почты России.

Максимальный вес такой почтовой отправки не должен превышать 20 грамм.* При отправке — отправителю не выдаются подтверждающие документы (чек, квитанция). Следовательно, если простое письмо потеряется, Почта России не несет никакой ответственности.

Заказное письмо предназначено для отправки важных документов, бланков, квитанций, фотографий. Этот тип почтового отправления является зарегистрированным, что означает, что его регистрируют в системе и присваивают почтовый идентификатор (трек-номер). Отправка осуществляется через оператора в отделении Почты России.

Стоимость этого вида отправления немного выше, чем у обычной письменной корреспонденции, но отправитель получает гарантию, что письмо точно будет доставлено адресату. Доставка заказного письма производится лично в руки адресата, который должен подписать его. Максимальный вес не должен превышать 100 грамм.

Если письмо весит больше 100 грамм, оно автоматически считается «бандеролью».

Что такое «заказное письмо с уведомлением о вручении»? Этот вид отправления подразумевает, что письмо будет доставлено адресату лично, а отправитель получит уведомление о его получении. Если вам необходимо убедиться, что ваше письмо получено адресатом, отправляйте заказное письмо с уведомлением.

Однако не забывайте, что бланк уведомления о вручении отправляется вместе с заказным письмом и возвращается отправителю после получения получателем. Таким образом, вы узнаете о вручении вашей корреспонденции адресату (или его законному представителю) только через некоторое время.

В последнее время Почта России предлагает новую услугу — СМС-уведомления. Теперь вы можете воспользоваться этой удобной услугой. Стоимость одного СМС-сообщения для почтовых отправлений составляет 10 рублей.

Что такое «ценное письмо с описью вложения»? Давайте начнем с того, что при отправке «ценного письма» отправитель указывает «объявленную ценность», поэтому это письмо называется «ценным». В случае повреждения или потери отправления, Почта России полностью или частично возместит сумму объявленной ценности.

«Ценное письмо с описью вложения» предполагает, что содержимое отправления будет описано отправителем на специальном бланке (ф.119). При получении ценного письма с описью, получатель в почтовом отделении имеет право вскрыть конверт и проверить его содержимое, которое должно полностью соответствовать документу описи вложения.

Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении

Процесс отправки письменной корреспонденции с уведомлением о вручении аналогичен предыдущему случаю. Однако, имеется одно отличие – помимо адресной информации на конверте, необходимо также заполнить бланк «Уведомление о вручении» (форма 119). Бланк можно получить бесплатно в почтовом отделении.

Пример заполнения формы представлен на приложенной ниже картинке. Важную информацию для отправителя следует выделять красным цветом: На лицевой стороне формы «Уведомления о вручении» необходимо указывать исключительно свои данные (имя, адрес, индекс), так как получателем этого уведомления будете Вы, а не адресат Вашего письма.

Отправка ценного письма с описью вложения производится аналогично оформлению обычной заказной корреспонденции. Единственное отличие заключается в том, что требуется заполнить бланк «Опись вложения» (форма 107). Данный бланк можно получить бесплатно в отделении почты по запросу отправителя.

Опись вложения является дополнительной услугой, которую можно использовать по желанию.

Для отправки ценного письма с описью вложения необходимо указать все данные на конверте и заполнить две формы с описью вложения. Заполнять нужно два бланка, так как один остается у отправителя, а второй получает адресат. Таким образом, получатель сможет проверить содержимое отправления на основе этого документа.

Пример заполнения бланка формы 107 представлен на картинке:

При отправке ценной письменной корреспонденции с описью вложения следует передавать конверт оператору в незапечатанном (открытом) виде. Оператор обязан осуществить проверку соответствия содержимого с описью вложения.

Заказное письмо: сроки доставки и стоимость

Сроки доставки заказных писем примерно одинаковы с сроками доставки других почтовых отправлений, включая посылки и бандероли. Почта России устанавливает контрольные сроки, которыми нужно руководствоваться. Более подробно об этом я уже рассказывал в статье о отправке посылок с наложенным платежом.

Если вы хотите, чтобы ваше письмо доставили быстрее, отправляйте его 1-м классом. Отправка 1-м классом наиболее актуальна для городов и населенных пунктов, которые связаны авиасообщением. Однако отправлять по этому методу в пределах одного города или одной области не слишком целесообразно.

*Масса обычного письма может быть более 20 грамм, но не может превышать 100 грамм. За каждые последующие полные или неполные 20 грамм веса будет взиматься дополнительная оплата.

Отправка документов по почте

Когда возникает вопрос о пересылке документации, большинство людей и компаний предпочитает использовать электронную почту. Однако, в некоторых случаях она не является оптимальным вариантом, особенно если требуется предъявить оригинал с мокрой печатью или сдать физический документ. В таких ситуациях на помощь приходит почта, предоставляющая услугу доставки писем по всей стране.

• Для отправки документов необходимо обратиться в отделение Почты России.
• Заполнить сопроводительные документы.
• Приобрести подходящий конверт. Рекомендуется выбрать пластиковый вариант, поскольку он обладает большей защитой от влаги и его сложнее вскрыть неподготовленному человеку.
• Для предотвращения вскрытия и утери документов рекомендуется составить опись и оценку содержимого.
• Опись — это документ, на котором указывается ценность отправления и его содержимое. При этом список проверяется и подтверждается сотрудником почты.
• При оценке письма можно указать любую сумму, но стоит помнить, что от нее будет зависеть размер взимаемого процента, который будет добавлен к базовой стоимости.
• Оценка не только определяет стоимость содержимого, которая будет возмещена в случае утери или повреждения отправления, но также служит страховкой от потерь и вскрытия конверта.
• Подобно заказному письму, такой конверт должен быть вручен под расписку и не брошен в почтовый ящик, чтобы избежать кражи.
• На конверте следует указать реквизиты получателя, произвести оплату и получить квитанцию.

Преимущества отправки документов через Почту России.

Отправка важных документов в другой город с помощью государственного предприятия — Почты России, позволяет избежать использования посредников. У данной компании есть свои особенности:

• Каждая посылка отправляется официально, у клиента есть квитанция о отправке, и в случае потери, сотрудники несут ответственность.
• Важные документы могут быть застрахованы, тогда Почта России выплатит компенсацию в размере стоимости отправления, оцененной клиентом.
• Адресат может получить посылку не только дома, но и на работе или в другом месте.
• Конверты не вскрываются, что гарантирует конфиденциальность переписки.
• Услуги Почты России предлагают низкие тарифы, и за 200-300 рублей заказное письмо может быть доставлено из одного конца страны в другой.

Риски, связанные с отправкой документов почтой.

• Если вы планируете отправить документы по Почте России, имейте в виду, что компания не может исключить некоторые риски:
• Конверт может быть помят или поврежден из-за непрофессионального обращения с ним;
• Конверт, вероятно, могут украсть или вскрыть, если его содержимое ценно;
• Даже экспресс-письма могут задерживаться, что может привести к проблемам в работе из-за несоблюдения сроков доставки;
• Пересылка документов по почте не является противозаконной, но рекомендуется избегать отправки особо важных документов. Рекомендуется использовать услуги экспресс-доставки;

При отправке работнику документов по почте обязательно составляйте опись вложений!

Правовые нормы не содержат каких-либо требований относительно направления уведомлений по почте, но практика демонстрирует, что работодателю рекомендуется делать это заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Без составления описи будет очень сложно доказать, что работнику был направлен определенный документ.

Материал подготовлен в ходе проекта «Навигатор успеха» Торгово-промышленной палаты Российской Федерации.

Последние изменения: Вторник, 29 марта 2022

В данной категории доступны и другие материалы: «Семинар о применении инновационных материалов и технологий «РУСПАНЕЛЬ». Российские предприниматели все больше увеличивают свои экспортные объемы. Наградой для лучших из них станет Премия «Экспортер года».

Почта России для чайников

Почтовая служба России представляет собой огромную, сложную и непользовательскую организацию. В социальных сетях часто выражается недовольство её работой, а поход за письмом или посылкой превращается в настоящее приключение. Об этом говорят: «Я никогда не ожидал столкнуться с такими трудностями».

Хочешь сделать приятный сюрприз другу и отправить книжку в подарок. Заходишь в отделение почты, а там встречает тебя усталая женщина, которая спрашивает: «Как мы будем отправлять, заказной бандеролью с объявленной ценностью или первым классом?». И ты осознаешь, что перед тобой стоит задача несколько сложнее, чем работа с высоконагруженными системами, обработка больших объемов данных и обучение нейронных сетей.

Мы, команда «Дадата», глубоко связаны с почтовыми услугами: мы занимаемся корректировкой адресов и хорошо разбираемся в особенностях работы почты. Создали подробное руководство по услугам Почты России для новичков. Автором статьи является Сергей Король, редактор и эксперт в области почтовых услуг.

Какие бывают отправления

Давайте начнем с изучения двух основных типов отправлений.

Одно отправление может быть отправлено самостоятельно, без использования отделения — просто положите его в почтовый ящик. Это может быть обычная открытка или письмо.

Для заказных отправлений доступны дополнительные опции:

• Уведомление о вручении — это юридически значимое подтверждение получения письма. Его запросят государственные организации и частные компании. Например, военкомат или суд могут отправить вам письмо с уведомлением о вручении.

Простые открытки и письма

Здесь всё элементарно: возьмите открытку или письмо, приклейте марки и бросьте в почтовый ящик — несомненно, оно доставится. Отправка открытки в пределах России сейчас стоит 13 рублей, а международная отправка обойдется в 30 рублей. По России стоимость отправки письма в конверте и нескольких листов формата А4 составляет 20 рублей, а за международную отправку придется заплатить от 31 рубля.

Простые письма нигде не регистрируются, и если их потерять, то практически невозможно восстановить. Поэтому не рекомендуется передавать с помощью простых писем важную информацию, например, последнюю семейную фотографию дедушки.

Заказные письма и посылки

Они отправляются из отделения. Принесите свою посылку, выберите необходимые опции, передайте ее оператору и получите чек. Расчет стоимости доставки легко произвести на сайте Почты России.

Для экономии времени, рекомендуется предварительно заполнить все необходимые документы на сайте Почты России. Там вы сможете найти информацию о
почтовых ящиках и упаковках.

Бандероли

Бандероль – это удивительный почтовый сервис, который представляет собой смесь письма и посылки, но применяется исключительно для отправки печатных материалов. С помощью бандероли можно отправить книги, газеты, журналы, а также пачки документов.

Одним из главных преимуществ бандероли является ее низкая стоимость и отсутствие необходимости заполнять сложные бланки. Вам всего лишь нужно положить книгу в специальный пакет, написать адрес и передать его почтовому оператору. Основное требование – вес посылки должен быть не более двух килограммов (в противном случае потребуется отправлять обычной посылкой).

Теоретически, в бандероли можно отправить и небольшую вещь, например футболку, так как операторы не особо контролируют содержимое внутри.

Отправления 1 класса

Что касается отправлений 1 класса, вам не нужно заполнять громоздкие бланки. Достаточно просто написать адрес на конверте или пакете.

EMS

Это дополнение к электронной почте, похожее на курьерскую службу доставки. На самом деле этот сервис не стоит ни времени, ни денег, потому что он очень медленный и качество обслуживания ужасное. Если вам реально нужно отправить что-то через курьера, лучше выбрать частную курьерскую службу.

Ниже приведены некоторые правила и советы:

1. Установите Почту России — это, пожалуй, самое полезное, что есть в этой организации. В ней удобно отслеживать посылки и легко найти ближайшее отделение.
2. Приобретайте конверты, марки и отправляйте документы самостоятельно, без помощи почты.
3. Передавайте книги и журналы с помощью бандеролей.
4. Если вы стремитесь к более быстрой доставке и готовы заплатить несколько сотен лишними, отправляйте посылки первым классом.
5. Осуществляйте отправку через новый веб-сайт Почты и специальное мобильное приложение.

Как отправить письмо по почте россии

В наше время редко кто пользуется перепиской письмами, особенно отправляя их через Почту России. Вспоминаю, в детстве мы отправляли письма своим бабушкам и двоюродным сестрам. Это было что-то особенное, романтичное.

Так как же отправить письмо почтой России

В начале я расскажу, какое письмо следует послать:

Отправка простого письма

Приобретите обычный конверт, поместите в него письмо, запечатайте его, пропишите адрес отправителя и адрес получателя, укажите почтовые индексы отправителя и получателя, запечатайте конверт снова и отправьте его, бросив в ближайший почтовый ящик.

Отправка заказного письма

Отправка заказного письма отличается от обычного тем, что оно имеет трек-номер для отслеживания и вручается лично адресату при получении под роспись. Для отправки такого письма необходимо обратиться в почтовое отделение и передать его сотруднику, указав, что письмо является заказным. Также для заказного письма можно выбрать соответствующий конверт прямо в отделении почты.

Заказные письма чаще всего используются для официальной переписки или для ответов государственных структур или предприятий гражданам, чтобы убедиться, что письмо достигло назначения.

И, наконец, отправка ценного письма

Уникальность ценного письма заключается в наличии трек-номера и доставке только лично адресату, точно так же, как и заказного письма. Но основное отличие состоит в том, что ценное письмо имеет «объявленную ценность», которую устанавливает отправитель. В случае утери или повреждения письма, данная ценность будет полностью возмещена отправителю.

При отправке ценных важных документов следует использовать ценные письма, чтобы в случае их потери клиент не понес убытков.

Я надеюсь, что в будущем нам не понадобится стоять в очередях отделения Почты России, чтобы отправить ценные или заказные письма.

На счастье, уже сейчас существуют курьерские службы, которые способны быстро, недорого и просто доставить наши письма!

Читайте весь отзыв Свернуть отзыв

Оставить комментарий

Комментарии 0

5 лет назад

Несмотря на стремительное развитие передовых технологий и доступность интернет-ресурсов, «Почта России» всегда остается незаменимым спутником для каждого гражданина. Отправить посылку, бандероль или просто письмо можно через привычную и любимую почту, которая знакома каждому с детства. В каждом почтовом отделении связи можно сделать это.

Допустим, можно написать письмо близким родственникам и поздравить их с праздниками. Можно отправить письмо Деду Морозу и с нетерпением ожидать исполнения задуманных желаний. Также можно написать строгое обращение в любую организацию, в любой город России, в любую точку мира или обратиться к нашему Президенту.

И, конечно, можно отправить важные документы, имеющие огромную ценность.

Отправить письмо просто и легко

Для того чтобы отправить обычное письмо, достаточно просто написать текст письма, указать все необходимые данные на бумаге, поместить его в конверт с почтовой маркой, написать полную информацию о получателе и отправителе письма и опустить его в почтовый ящик. Это наиболее простой способ отправления письма.

• Система уведомлений о доставке
• Заявленная стоимость
• Быстрая доставка
• Уведомление о доставке по SMS

Эти услуги являются очень удобными и полезными, когда вам необходимо получить уведомление о доставке и убедиться в получении вашего сообщения.

Читать весь отзыв Cвернуть отзыв

Комментировать

Комментарии 0

6 лет назад

Я являюсь представителем поколения, которое раньше писало письма друг другу. Для нас это было привычным занятием. Я с нетерпением ожидала писем от брата, учившегося в Москве, и от подруги из Самары.

В настоящее время письма тоже пишутся, но намного реже. Почтовыми услугами активно пользуются для отправки важных документов и договоров.

Итак, есть два варианта для отправки письма.

Второй вариант — отправка заказного или ценного письма. В этом случае «Почта» полностью отвечает за пересылку. Однако вам придется выстоять в очереди на «Почте», чтобы попасть к оператору и отправить письмо.

У нас в городе всегда огромные очереди на «Почте».

Заказное письмо должно соответствовать следующим параметрам: ширина не должна превышать 11,4 см, длина — 22 см, толщина — не более полусантиметра. Таковы точные требования к этому виду писем. Кроме того, вам придется заполнить некоторые бланки и оплатить соответствующую квитанцию.

Вес такого письма составляет 100 грамм. При обращении с таким письмом вам также потребуется помощь сотрудника почты. Он проведет взвешивание, предоставит необходимые бланки и поможет их заполнить.

Последние два типа писем доставляются лично адресату.