В прошлом году в результате исследования, проведенного консалтинговой компанией STL Microsoft Training, было обнаружено, что средний сотрудник посещает 207 совещений ежегодно. Тем не менее, две трети из них оказываются бесполезными. Одной из причин такого положения дел является отсутствие контроля над ходом дискуссии. Вопросы, затрагиваемые на совещаниях, требуют «коллективной помощи» — обсуждений и голосований. Часто участники и руководство, слишком увлекаясь обсуждениями, не приходят к конкретному решению. Что можно предпринять в данной ситуации? Возможным вариантом является назначение специального человека, который будет вести процесс — записывать высказывания и следить за тем, чтобы участники совещания не отклонялись от темы и не затягивали время.

Одной из причин, по которой совещания кажутся «бесполезными», является то, что действительно интересные предложения, которые не были включены в окончательное решение, забываются немедленно после собрания. Путем записи этих предложений можно создать сокровищницу ценных идей и использовать их по мере необходимости.

Как работники оценивают практичность проведения рабочих совещаний:

По мнению 71% опрошенных, совещания ничем не обоснованы.
По мнению 65% людей, они также причиняют вред, отвлекая от работы.
По мнению 62% людей, проведение совещаний внесет неприятности в коллектив.

Ведение записей во время собрания позволяет контролировать ход обсуждения и не упустить интересные идеи. Несмотря на то, что многие связывают термин «протоколирование» с крупными корпорациями и бюрократией, на самом деле это очень полезный инструмент для любого бизнеса. Чтобы внедрить его в компанию, достаточно иметь свободного сотрудника и решимость руководителя.

Получите полезные советы по правильной организации встречи, изучив статью «10 основных принципов успешного совещания» на нашем сайте.

Кто такой секретарь совещания

Человек, который регистрирует результаты встречи, часто именуется секретарём. У него имеется много обязанностей, которые нужно выполнить.

Подготовка

В некотором смысле, секретарь является организатором совещания: он заранее собирает информацию о всех участниках мероприятия, выясняет темы презентаций, составляет расписание выступлений и определяет время на обсуждение каждого вопроса. Обычно на совещания выделяется один час. В случае большого количества вопросов для обсуждения или приглашенных участников, время на совещание может быть увеличено до двух часов.

Оптимальное количество участников на встрече – до десяти человек. Таким образом, выступления не будут длиться часами, и будет проще достичь согласия по возникшим вопросам.

Дополнительно секретарь обязан заранее определить, с использованием каких технологических средств будет регистрировать все происходящее на мероприятии. Рекомендация: для обеспечения дополнительной защиты можно применять аудио или видеозапись.

Перед проведением встречи, задолго заранее, секретарь обязан отправить всем присутствующим участникам предварительный план события, содержащий информацию о месте и времени проведения собрания, а также данные о выступающих участниках и темах их выступлений, а также определить время, выделяемое на решение каждого вопроса.

в ходе проведения совещания

Главной задачей секретаря на данном мероприятии является фиксирование высказываний коллег и руководителя. Если секретарь правильно подготовится, то у него будет полная информация перед записью, включая имена выступающих и темы их выступлений.

Второе задание, включающееся в функции протоколиста, заключается в направлении хода обсуждения на совещании. В случае, если участники переключились на другую тему, секретарю необходимо вернуть разговор в нужное русло. То есть, его задачей является следить за тем, чтобы каждый вопрос был обсужден и было принято соответствующее решение. Кроме того, протоколист должен контролировать время. Если какой-то вопрос затягивается более полутора часов, а решение не приходит, секретарь может обратить на это внимание коллег и руководства.

, на котором были обсуждены актуальные вопросы, команда приняла решение о дальнейших действиях.

После события, секретарю необходимо задать планк для протокола: исправить ошибки, более точно сформулировать записанное (в случае необходимости). Для помощи секретарю имеются аудио- и видеозаписи.

После этого производится согласование текста протокола с руководством и, при необходимости, с участниками.

После этого готовится официальный документ. Обычно он оформляется на оригинальном бланке, в единственном экземпляре, и помещается в досье с другими протоколами. Копии этого документа распространяются среди участников совещания.

Необходимо помнить, что участников совещания следует исключать из возможности занимать должность секретаря. В противном случае, может возникнуть вероятность того, что сотрудник будет занят мыслями о своей речи, участвует в обсуждениях и забывает вести протокол о высказываниях коллег.

В нашей публикации «Искусство эффективной делегации: безопасный и спокойный способ передать подчинённым часть своих задач» вы найдете подробный анализ и советы о том, как правильно делегировать свои обязанности без рисков и стресса для руководителя.

Как нужно протоколировать

Основная цель ведения протокола состоит в том, чтобы запомнить все принятые решения по различным вопросам. Желательно делать записи достаточно подробными. Таким образом, зафиксированные идеи и предложения сохранят все важные моменты, и это позволит избежать неоднозначности в интерпретации.

Иногда полезно сохранить дословную запись беседы. Это особенно актуально на встречах с представителями государственных структур, клиентами или партнерами. Также может возникнуть необходимость зафиксировать «каждое слово» при обсуждении стратегически значимых вопросов для компании.

1. Правила составления протокола: полезные советы.2. Рекомендации по подготовке протокола: 5 полезных советов.3. Как сделать протокол уникальным: 5 полезных советов.4. Пять советов по составлению протокола: простые и эффективные стратегии.5. Уникальные советы по составлению протокола: эффективные рекомендации на практике.

В учетных документах не присутствует точное отражение устных высказываний участников. Вместо этого идеи и предложения регистрируются в непрерывном текстовом формате.
Идеи не требуют «подписи». Текст должен быть лишен личности.
Текст написан в деловом стиле, и не рекомендуется прибегать к использованию эмоциональных слов или выражению личного мнения в протоколе.
Решения, которые наконец-то утвердил руководитель, являются окончательными. Все остальные решения (даже если они кажутся секретарю более удачными) должны быть зафиксированы в поле с предложениями и идеями от участников по вопросу.
Не требуется разъяснять какие-либо предложения в протоколе секретарю. Если возникнет нужда, руководитель лично попросит докладчика уточнить его намерения.

Советуем прочитать: Про время

Если совещание проходит онлайн

В настоящее время все больше организаций переходит на дистанционную работу. Однако это не означает отмены совещаний, а, наоборот, приводит к их увеличению. Виртуальные конференции также подвергаются протоколированию, точно так же, как и офлайн-встречи. Секретарь составляет план совещания и рассылает его всем участникам. В ходе совещания он также записывает все высказывания коллег, хотя и с помощью средств онлайн-связи.

Это дает секретарю значительно расширенные возможности для записи аудио и видео происходящих событий. Большинство платформ видеосвязи имеют аналогичные функции.

Форма протокола

В Российской Федерации отсутствуют законодательные нормы, которые регулируют формат протокола, поэтому каждая организация разрабатывает свою собственную структуру. В общем случае, протокол включает в себя следующие разделы:

Наименование фирмы, номер и дата протокола . Возможно использовать последовательную нумерацию. Можно присвоить буквенные обозначения различным отделам или видам собраний. Например, все протоколы с префиксом «K» отнести к совместным встречам с клиентами. Это облегчит поиск нужного протокола при необходимости.
Перечень присутствующих на конференции и выступающих спикеров. Эти данные собираются секретарем еще до начала мероприятия. В данном разделе будет представлен состав участников с указанием их имен, должностей и тем докладов (если они являются выступающими). Именно здесь будет записываться сказанное во время выступлений.
У руководителя обычно находятся в его распоряжении список вопросов, необходимых для обсуждения с коллегами. Такая информация обычно составляется секретарём перед предстоящим совещанием.
В результате проведенных обсуждений были предложены решения, которые отражают обсуждаемые вопросы. В конечном итоге приняты следующие решения по каждому из них.
Подписи лиц, несущих ответственность, таких как секретарь и руководитель, могут быть требованы.
Присоединенные к протоколу могут быть разнообразные материалы – презентации выступлений, расшифровка звукозаписей и так далее.

Выбрав определенного человека для фиксации совещаний, можно одновременно достичь двух целей. Прежде всего, это повысит эффективность встреч. Больше не будет ситуаций, когда двадцать человек обсуждают всего лишь два вопроса в течение двух часов, не достигая никакого конкретного решения. Секретарь будет руководить дискуссией в нужное русло и гарантировать, что каждое обсуждаемое дело получит определенное решение. Кроме того, через протоколирование будут сохранены полезные идеи, высказанные участниками совещания. Если ранее принятое решение не решило проблему и она возникла снова, то можно обратиться к протоколу и посмотреть, какие еще предложения и рекомендации были у сотрудников. Это позволит сэкономить и время, и деньги.

Как в тексте протокола оформить ход обсуждения и принятые решения

Вы сможете получить доступ ко всем материалам сайта, относящимся к вашей области интересов, начиная с 2010 года. Для этого достаточно оформить подписку на выбранный журнал на полугодие или год. После этого вы сможете ознакомиться с эксклюзивным контентом, который вы найдете только на нашем сайте. Не упустите возможность получить доступ к уникальной информации и расширить свои знания в выбранной области!

Вы будете получать свежий номер каждый месяц в печатном формате по почте.
Весь контент, опубликованный на данном ресурсе, с 2010 года будет предоставляться в рамках комплексной подписки на неограниченный срок.

Наши интерактивные инструменты и улучшенная структура сайта обеспечат максимальную эффективность в поиске и навигации, что позволит вам мгновенно находить решения по вашим профессиональным вопросам. Не упускайте возможность повысить свой уровень мастерства, престиж и финансовое вознаграждение, воспользовавшись нашей экспертной поддержкой!

Вам рекомендуется этот материал

Правила изменения фамилий, заканчивающихся на согласные,

Выпуск № 04 / 2024

Мы просим уточнить, возможно ли склонять фамилию РачЁк? Житель, утверждает, что она не склоняется. Какие аргументы могут подтвердить это утверждение?

Представляется Вера Иритикова.

Человек, обладающий профессиональными навыками в управлении документами, специалист в области документоведения и эксперт, приглашенный в качестве лектора в Российскую академию народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ.

Если в наборе протоколов комиссии отсутствуют некоторые документы, то возникает потребность в создании этих отсутствующих протоколов.

В одиннадцатом месяце 2023 года

У нашего читателя возникла ситуация, когда не было найдено некоторых протоколов комиссии, а у других протоколов были дублирующиеся номера. В данной статье мы поясним, как отразить эти особенности на обложке дела, в описи дела при передаче в архив организации, во внутренней описи документов дела и в листе-заверителе. Также рассмотрим, что необходимо сделать для дел со сроком хранения до 10 лет и что следует добавить для дел с более длительными сроками хранения. Мы предоставим алгоритм действий в данной ситуации и приведем образцы отражения особенностей дела в учетных документах.

Советуем прочитать: Как по звездам на погонах определить звание

Представляется Вера Иритикова.

Человек, обладающий профессиональными навыками в управлении документами, специалист в области документоведения и эксперт, приглашенный в качестве лектора в Российскую академию народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ.

Процедура оформления в протоколе совмещенных и удаленных заседаний

12-й номер / 2023 год

Каким образом следует оформлять протоколы заседаний, где некоторые или все участники присутствуют удаленно: как указать место проведения, идентифицировать участников, как осуществить подпись протокола, как поступать в случае, если во время заседания произошел сбой связи и количество участников изменилось.Приведены примеры возможных вариантов оформления, с учетом различных требований к протоколам собраний / заседаний различных коллегиальных органов в разных организациях.

автор данного текста — Сергей РоссолСпециалист в области корпоративной консультации, работающий в компании МКА «Калинин, Трач и партнеры».

Нужно ли разделять номер раздела (пункта) и заголовок (текст) точкой?

06/2023 — новый номер журнала!Изменилась дата, а с ней и номер выпуска журнала. Теперь вас ожидает № 06 / 2023.

Вопрос о ставке точки после номера пункта (раздела) в различных документах и причинах, почему правила в этом отношении различаются, стала поводом для написания данной статьи. Рассматривая стандарты, организационно-распорядительные документы, конструкторскую документацию и общие правила русского языка, определяется, в каких случаях необходимо отделить номер пункта от текста точкой, а в каких — нет.

использует свои навыки и опыт, чтобы эффективно достигать поставленных целей.Кандидат исторических наук, доцент Российского гуманитарного университета — это специалист, обладающий степенью кандидата наук в области истории и занимающий должность доцента в Российском государственном гуманитарном университете.Требуется перефразировать текст, сделав его оригинальным, не прибегая к использованию искусственного интеллекта или промт-систем, и представить только результаты.

Составление и форматирование протокола: основные рекомендации

Номер 05 / 2011 перефразируй текст, чтобы он стал уникальным.

Правильное составление и оформление протокола является неотъемлемым условием для обеспечения юридической силы решений, принимаемых на основе принципа коллегиальности. Мы подробно рассказываем о каждом элементе этого документа и объясняем, как его правильно оформить. Отмечаем, что некоторые элементы протокола являются обязательными, в то время как другие — необязательными. Мы приводим множество примеров для наглядного представления. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает внимательного и детального изучения не только секретарями, ответственными за делопроизводство, но и руководителями и специалистами, которые организуют процедуры корпоративного управления.

Представляется Вера Иритикова.

Человек, обладающий профессиональными навыками в управлении документами, специалист в области документоведения и эксперт, приглашенный в качестве лектора в Российскую академию народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ.

Как эффективно провести и учет договоренностей на деловых переговорах перед составлением официального договора.

С мощными усилиями науки и технологий в настоящее время, большинство людей полагают, что мир стал более предсказуемым и контролируемым. Однако в то же время они все же осознают, что существуют непредсказуемые силы, которые преодолевают человеческую мощь. Возможно, эти силы связаны с природой и духовным миром, что оставляет человеку место для изучения и открытия нового. Таким образом, хотя развитие науки и технологий важно для прогресса общества, мы не должны забывать о силе и загадочности, которые всегда будут присутствовать в нашем мире.

Как же правильно организовать высококлассные деловые переговоры? Какие этапы следует пройти для согласования с приглашенной стороной и подготовки принимающей стороны? Как составить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров? И кто и где будет встречать гостей, а также как должно протекать знакомство и представление участников по порядку? Какие правила нужно установить для рассадки в автомобиле и за столом переговоров? И, конечно же, как обеспечить безопасность всех участников от COVID-19? А как организовать общение в нестандартных ситуациях, например, при опоздании одного из участников? И, наконец, как можно официально зафиксировать достигнутые договоренности, если сам договор не был подписан? Если вам интересны примеры протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений, то обратитесь к соответствующим образцам.

является автором данного текста, который нужно перефразировать, чтобы сделать его уникальным. Ответственность за создание уникальных фраз лежит полностью на мне, и я не буду ссылаться на себя или использовать машинный перевод через промт. Результат будет представлен ниже:

Являясь активным участником Национальной ассоциации специалистов по этикету, я также консультирую людей в области деловых коммуникаций и административного управления. Кроме того, я веду занятия по развитию личности и профессиональным навыкам в рамках программы «Smart and Talented».

Оптимизация протокола во множественном числе: лучшие практики и советы

встречает нас 19 июля 2022 года

Каким образом можно называть «протоколы» во множественном числе?

Плейлист

На волнах «Радио 7 на Семи Холмах» обсуждаем грамотную речь.

Какой верный выбор: «авторитарный правитель» или «устанавливающий правила»?

Советуем прочитать: Когда надо менять паспорт

27 апреля 2024 года — это дата, которая осталась в памяти многих людей.

Недочеты в процессе прохождения Тотального диктанта

В предстоящую дату 26 апреля 2024 года

Происхождение и смысл термина «косяк»

25 апреля 2024 года

Есть ли разница между словами «истовый» и «неистовый»?

восемнадцатого числа апреля две тысячи двадцать четвертого года

Как правильно употребить: «обеспечивающим» или «обеспечивающем»?

23 апреля 2024 года

Можно ли считать правильным выражение «температура повысится еще больше»?

возможно, оказался самым ярким и запоминающимся днем в истории, так как в этот день произошли ряд событий, которые стали важными вехами для человечества.

Приведённый вопрос относится к мероприятию, называемому «Тотальный диктант».

.19 апреля 2024 года

Можно ли использовать слово «едет» в отношении транспортных средств?

Восемнадцатого апреля две тысячи двадцать четвертого года

Как правильно выразиться: «выложить наличностями» или «отдать финансовые средства»?

17 апреля 2024 года

Происхождение и значение фраз «ненастоящий оттенок» и «фальшивый документ»

В шестнадцатом апреле две тысячи двадцать четвертого года

Происхождение и смысл термина «вероятность»

15 апреля 2024 года — это дата, которая привлекает внимание каждого.

Происхождение и значимость термина «баламут»

В двенадцатое апреля две тысячи двадцать четвертого года

Существует ли существительное в уменьшительно-ласкательной форме от слова «шланг»?

Восьмого числа апреля 2024 года

Как следует написать слово «сверхяркий»?

второго дня апреля две тысячи двадцать четвертого года

Исток и смысл поговорки «не пришей лошадке хвост»

В сентябре 2024 года, в самом начале осени, произошло событие, которое запомнилось многим людям.

Истоки и смысл идиомы «шаром покати»

Восьмого апреля 2024 года

Происхождение и смысл слов «фармацевт» и «аптекарь» имеют свои корни в сфере медицины и фармации. Эти слова обозначают профессионалов, занимающихся продажей и разработкой лекарственных препаратов. Однако, каждое из этих слов имеет свою историю и нюансы в использовании. «Фармацевт» является современным термином, который широко используется в современной фармацевтической индустрии. В то время как «аптекарь» имеет более историческое значение и отсылает к прошлым временам, когда аптеки были основным местом продажи и производства лекарств. Несмотря на различия в происхождении и использовании, оба этих слова олицетворяют профессиональные навыки и знания в области лекарственных препаратов.

5 апреля 2024 года

Истоки и смыслы слов «дождь» и «ливень»

Во второе воскресенье апреля 2024 года

Возможно ли использование слова «фляга» в мужском роде?

вышло солнечное утро 3 апреля 2024 года

Как правильно называется: «режим тонов» или «режим тональности»?

восемнадцатого апреля 2025 года

Почему огурцы разрезают, а капусту нарезают?

В первый день апреля 2024 года

Истоки и смысл выражения: «хранить рядом с собой»

В день 29 марта 2024 года

Происхождение и смысл термина «ненароком»

В 2024 году, точнее 28 марта этого года,

Как правильно назвать документ: «письмо о предоставлении проектной документации и документов, закрывающих процесс»?

Вспомнив прошлый торжественный день, мы обнаружили, что он произошел 27 марта 2024 года.

Можно ли использовать фразу «в первом месяце года»?

26 марта 2024 года+ состоится поворотный момент в истории, который оставит неизгладимый след в памяти людей.

Как правильно говорить: «подстричься» или «постричься», «наголо» или «налысо»?

Весной 2024 года, в день святого Мартина, наступит значимая дата.

Как правильно произносить слово «поставщик»?

22 марта 2024 года

Как верно озвучивать слово или как правильно произносить слово?

21 марта 2024 года

Истоки и смысл термина «забулдыга»

Однажды, весной 2024 года

Как правильно говорить: «от аэропорта» или «с аэропорта»?

В день 19 марта 2024 года

Текст можно уникально перефразировать, используя русский язык.

Просьба перефразировать текст:»Моя любимая книга — «Война и мир» Льва Толстого. Я читал ее уже несколько раз. Эта книга полна глубоких мыслей и жизненных уроков. Она рассказывает о судьбе нескольких семей во время Наполеоновских войн. Главным героем является Пьер Безухов, простой и добрый человек, который проходит через множество испытаний в своей жизни. Я настоятельно рекомендую всем прочитать эту книгу.»Перефразировка:»Мое предпочтение в литературе падает на произведение Льва Толстого «Война и мир». Я неоднократно открывал его страницы и каждый раз находил в нем новые глубокие мысли и жизненные уроки. Эта литературная работа увлекательно рассказывает о судьбах нескольких семей, столкнувшихся с невзгодами эпохи Наполеоновских войн. Главным героем является Пьер Безухов, добродушный и простодушный человек, который преодолевает непростые испытания на своем пути. Я настоятельно рекомендую всем заинтересованным ознакомиться с этим произведением.»
Предмет 1
Проведем переформулировку данного текста, сделав его уникальным:Второй пункт состоит в том, чтобы применить все знания и навыки для достижения поставленных целей.

Первый пункт из трех

Используя куки-файлы, мы улучшаем функциональность нашего веб-сайта. Пользуясь им, вы соглашаетесь с нашими правилами использования таких файлов. Подробную информацию о нашей политике конфиденциальности и использовании куки-файлов можно получить, нажав здесь.