В деловой переписке активно обсуждаются вопросы, имеющие важность для бизнеса. Правильное завершение письма играет важную роль в успешном и быстром разрешении этих вопросов. Практически, скорость ответа адресата зависит от окончания нашего сообщения. Конечная фраза ставит точку в деловом общении с нашим деловым партнером или клиентом. Однако, следует отметить два ключевых нюанса:

Необходимо создать завершение, которое вызовет у получателя желание продолжить общение.
В конечном разделе корреспонденции требуется ясно и понятно изложить последующие действия и планы, связанные с решением рассматриваемого вопроса.

Также, правильно составленное завершение способно оставить у получателя хорошее впечатление о писателе и организации в целом.

Что должно быть отражено в финале делового письма

Необходимо ясно и конкретно указать, какие действия должны быть выполнены или будут предприняты в ближайшем будущем. Активная составляющая завершения направлена на то, чтобы получатель сообщения как можно скорее принял решение по обсуждаемому вопросу.

— Рекомендуется постараться создать или поддержать позитивное представление о деловой коммуникации. Окончательная часть сообщения должна проявлять уважение и лояльность к получателю, демонстрируя имидж компании. Вариации следующих оборотов можно использовать в зависимости от контекста:- Рекомендуется активно формировать положительное впечатление о деловом общении. В конечной части сообщения следует проявить уважение и лояльность к адресату, отражая имидж компании. Для этого можно использовать следующие фразы в соответствии с контекстом:- Важно создать или укрепить позитивную атмосферу деловых взаимодействий. Завершающая часть сообщения должна продемонстрировать уважение и преданность адресату, формируя общую представление о компании. В зависимости от ситуации можно использовать следующие готовые фразы:

Наше сотрудничество с Вами будет приятным опытом!
Мы полагаемся на результативное совместное взаимодействие!
Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам. Мы всегда рады помочь и с удовольствием предоставим ответы на все ваши запросы.
Наша команда с нетерпением ожидает вас в рядах наших партнеров!
Если возникли какие-либо вопросы, вы можете связаться с нами, отправив сообщение или позвонив. Мы с радостью предоставим подробные ответы.
Мы надеемся на эффективное сотрудничество.
Мы всегда на страже, готовые предложить свою помощь и разрешить любые вопросы, которые возникают у вас.
С высокой признательностью…
Желаю вам приятного дня и отличного настроения!
Мы признательны за успешное партнерство!

Полезные советы по оформлению финала письма

Придумайте эффективное завершение. В конце сообщения приведите информацию о дальнейших действиях таким образом, чтобы получатель мог легко понять. Ясные формулировки помогут вам удержать инициативу в переписке и способствуют быстрому получению ответа на вашу просьбу, запрос информации и т.д.

Какие действия должны быть предприняты после получения письма?

Каким действием следует совершить в следующем шаге?
при необходимости осуществить действие (определение временных рамок).

Эти примеры правильно сформулированы в активной форме.

Я прошу Вас отправить мне исправленную версию контракта не позднее 18:00 15 июля. Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
Пожалуйста, рассмотрите различные варианты решения проблемы нехватки персонала. Ожидаю ваши предложения до окончания текущей недели (до 17:00 в пятницу).

Я буду благодарен вам за вашу помощь, если вы ответите мне до 10 августа. С наилучшими пожеланиями…

Необходимо сохранять равновесие между различными аспектами завершения. Важно помнить, что использование имиджевой составляющей в тексте может создать положительное настроение у читателя, однако оно может отводить внимание от основной цели и снижать эффективность передаваемого сообщения. Готовые позитивные клише не стимулируют получателя к активному отклику. Именно поэтому стандартное выражение «Спасибо, что обратились в нашу компанию!» не следует использовать в качестве заключительной фразы. Финальное заявление должно быть более динамичным и побуждающим к действию.

Избегайте стандартных подписей. Важно помнить, что образная составляющая должна соответствовать теме сообщения. Если одна и та же фраза всегда используется в качестве шаблона для подписи, она не всегда будет соответствовать контексту общения. В таких случаях образная составляющая перестает выполнять свою функцию.

Как закончить деловое письмо в сложных ситуациях

Когда отправительу важно знать ответ получателя («да» или «нет»), но невозможно задать этот вопрос прямо, возникают сложные ситуации. Иногда просьба указать точные сроки или принять окончательное решение может показаться нежелательной, навязчивой или неприличной, особенно если речь идет о предложении каких-либо услуг. Как быть в такой ситуации, чтобы не потерять контакт в переписке?

Один из способов помощи заключается в предложении указать следующее действие, которое произойдет после ответа адресата на письмо. Такой прием позволяет отправителю не казаться слишком настойчивым, но при этом дает возможность обозначить дальнейшие перспективы. Ниже представлены некоторые примеры таких фраз:

Пожалуйста, Михаил Владимирович, дайте нам знать, насколько Вам занимательно данное предложение, чтобы мы могли тут же обсудить все детали нашего плодотворного сотрудничества.

Представьте свое решение, и мы приступим к подготовке документа.

Как только получу ответ, я отправлю обновленный график платежей.

Пожалуйста, укажите, какой из предлагаемых нами вариантов наилучшим образом соответствует вашим потребностям, и мы предоставим вам подробную информацию.

Какие финальные фразы следует с осторожностью употреблять в деловом письме

Я благодарю за ваше понимание. Такую фразу можно употребить только в случае, когда нужно извиниться перед адресатом сообщения. Но необходимо выбрать другую формулировку, если хотите выразить свою благодарность за проделанную работу. В аналогичной ситуации лучше использовать фразу «Спасибо за плодотворное взаимодействие!». Не стоит использовать данную фразу, чтобы выразить надежду на полное понимание адресатом всех аспектов сообщения. В этом случае подойдет такой вариант: «Я постарался детально объяснить суть ситуации. Однако, если возникли вопросы или что-то осталось непонятным, обращайтесь».

Мы признательны за уделенное внимание. Часто такая фраза применяется для выражения благодарности за внимание, которое могло бы в принципе отсутствовать. В случае деловой переписки она может выглядеть неуместно. Если вы инициатор общения и надеетесь на его продолжение, использование фразы «Благодарим за внимание» не рекомендуется. Это слишком категоричное прощание, которое практически исключает возможность продолжения диалога.

«Желаю всем наилучшего». Это выражение указывает на завершение разговора. Оно будет уместным только тогда, когда вы не собираетесь продолжать общение с адресатом. В качестве вежливого пожелания благополучия и участия можно выбрать нейтральную фразу «Желаю удачи!».

Известные курсы обучения

Обучение «Оптимизация работы организации»
Обучение созданию бизнес-плана
Тренировочная программа «Стратегическое разработка бизнес-планов»
Рекрутирование претендентов для роли медицинских представителей
Образовательная программа, предназначенная для специалистов в области медицинского представительства.
Методы тренерской работы и улучшения навыков работы медицинских делегатов.
Обучение: эффективные методы решений
Мастер-класс: эффективные встречи.
Организация коллективных занятий
Обучение: улучшение профессиональных компетенций
Обучение: развитие навыков стратегического руководства
Тренинги, направленные на развитие личности, их применение в бизнесе.
Программы, нацеленные на повышение знаний и развитие умений сотрудников
Обучение: эффективное управление рабочими процессами
Обучение: эффективное управление ресурсами
Обучение: эффективное управление рисками
Семинар: эффективное управление обслуживанием

Советуем прочитать: Как называть мужа золовки

Как написать письмо, на которое ответят

Предполагается, что деловая переписка — это набор правил: так следует писать, так не следует писать, следует придерживаться определенной структуры, а вот здесь есть готовые фразы для ответа на претензии. Возможно, если все привыкли писать таким образом, то это является правильным, а если отклониться от этих правил, то клиенты или коллеги будут считать нас несерьезными. В результате письма становятся стереотипными: «Добрый день, уважаемые коллеги, и заранее благодарю за ответ».

Обсудить

Возможно, в прошлом этот способ справлялся со своей задачей, но за все время существования деловой переписки люди вскормлены этим. Многие жалуются, что эти шаблоны вызывают отвращение и хочется более естественного общения. Однако оказывается, что они так сильно вошли в рабочую коммуникацию, что для нормального общения необходимо переобучиться.

Мы с Максимом Ильяховым поделились своими знаниями и опытом в книге «Новые стратегии эффективного делового общения». В ней мы подчеркнули важность уважительного отношения к собеседнику для успешного решения рабочих вопросов, наилучшей адаптации на работе и разрешения конфликтов. Наша книга стала популярной историей после успеха нашего предыдущего совместного проекта «Пиши, сокращай», в котором мы делились секретами работы с текстом.

Если учесть две основных составляющих качественного взаимоотношения — уважение и забота, то применяя их в деловой переписке, можно с легкостью обойтись без шаблонов: письма будут гораздо более эффективными и содержательными. Ниже приведены два практических примера, демонстрирующих применение данных принципов.

Пригласить специалиста на работу

Бывают случаи, когда люди готовы приступить к любой работе безотлагательно, не обращая внимания на формулировку предложения. В условиях высокой безработицы в регионе или отсутствия опыта, когда нужно немедленно обеспечить себе средства к существованию, человек согласится на любое предложение. Однако мы находимся в относительно благополучные 2010-е годы, и в этот период в истории России сформировалась небольшая группа квалифицированных специалистов, которые ценят себя на вес золота. Один из таких людей, Геннадий, обращается с письмом на рисунке ниже.

Геннадий описывает ситуацию так, словно Ольга уже приняла его предложение. Вместо того чтобы предоставить Ольге необходимую информацию, он подчеркивает великолепные результаты и уникальную возможность работать в его команде. В его письме преобладает чрезмерное самовозвеличение и самолюбие. Он выглядит как сумасшедший надутый человек, и Ольга, вероятно, не заинтересуется сотрудничеством с ним. «Я не пытаюсь хвастаться».

Как сделать предложение Геннадия более привлекательным для Ольги:1. Получить принципиальное согласие.2. Предоставить нужную информацию.3. В следующих письмах рассказать о задачах и ожиданиях.4. Обсудить вопросы оплаты.При этом необходимо проявлять бесконечное уважение к адресату, независимо от того, кого мы нанимаем. В текущих отношениях с Ольгой Геннадий хочет чего-то от нее, иначе бы он не написал ей. Судя по письму, Ольга нигде не заявляла, что ищет работу, поэтому это может быть холодным письмом. В таком случае не стоит давить на нее. Лучше на первом этапе дать ей повод продолжить разговор с нами. Необходимо избегать деталей и навязчивости, просто оставить дверь открытой.

Добрый день, Ольга! Я Геннадий, владелец сайта «Жилище», который специализируется на прямой аренде недвижимости. Наткнулся на ваше портфолио и контакт на Behance.net, и мне очень понравилась ваша серия иллюстраций с птицами. Я хотел бы предложить вам возможность создавать иллюстрации для нашего сайта. Мы стремимся сделать наш сайт первым в России в области недвижимости, который будет представляться как новостной портал. Мы хотим избежать стандартных фраз риэлторов и использовать живой язык и красоту на каждой странице. Для этого нам нужны талантливые художники, и я считаю, что ваш стиль идеально подходит. Если вам интересна такая область деятельности, пожалуйста, дайте мне знать. Я буду рад рассказать вам больше подробностей. С уважением, Геннадий. Ваше мнение о ваших работах не так важно. Геннадий проявляет максимум доброты, описывая, как ему нравится ваше творчество и почему оно подходит для нас. Кроме того, он делится некоторыми целями нашего сайта — создание онлайн платформы о недвижимости с живым человеческим подходом. Если это привлекает ваше внимание, пожалуйста, дайте нам знать. Нет нужды что-то принимать на данный момент, просто нужно установить общее согласие. Не нашей целью задать вопрос об оплате в данном письме.

Ольга, я рад твоему ответу! Мы ищем талантливых художников, которые смогут создавать оригинальные иллюстрации для наших статей. По нашему плану мы публикуем четыре статьи в течение недели, и для этого у нас есть два художника. Соответственно, мы ожидаем, что каждый художник сможет создать по две иллюстрации в неделю. Вот примеры иллюстраций, которые нам нужны: ссылка на портфолио. Мы знаем темы статей на неделю заранее. Черновик статьи появляется за пять дней до публикации, а окончательная версия должна быть готова за день. Важно согласовывать иллюстрации только с арт-директором. Есть одно неудобство, на мой взгляд – из каждой иллюстрации нужно создавать пять вариантов картинок для разных платформ. Хотя я не знаю, насколько это проблематично, наш текущий художник изрядно страдает от этого.

Ольга, мне не очень ясно, что нужно сообщить в данной ситуации. Вы можете указать мне направление? Что вас интересует? Как вы предпочитаете оценить эту работу и обсудить оплату? Геннадий. Тут есть положительные моменты: приведена фактическая информация, без оценок. Но мы заранее обсуждаем то место, которое мы уже знаем, вызывает у художников трудности. Мы хотим избежать страданий Ольги. В конце предлагаем Ольге самой задавать вопросы и, если все ясно, переходить к вопросу оплаты. И заметьте, нет никакого самовосхваления. Исходя из всего вышесказанного, оплата. Все замечательно, если Ольга назовет сумму, которая нам подходит: Ольга, это идеально для нас! Я попрошу нашу ответственную секретаршу Анну Лесную организовать процесс оплаты. Она свяжется с вами для уточнения деталей. Предлагаю встретиться с командой лично или через «Скайп», чтобы познакомиться перед началом работы. Наш офис находится на станции метро «Курская». Как вам будет удобно? Иначе, если Ольга назвала цену значительно выше, чем мы ожидали. Как не вступать в торговлю и не оскорбить ее как профессионала? 1. Честно выразить свои ожидания, не вынося суждений. Не говорить «У вас очень высокие цены» или «Это дороже, чем на рынке». Просто мы не готовы платить эту цену. Просто говорим: «Мы можем заплатить столько-то». Можно сказать «Для нас это слишком дорого» — важное слово «для нас». Не стоит стесняться: в вопросах денег нет ничего позорного.

Советуем прочитать: Гектар на что делиться, какие единицы измерения гектара, чем можно разделить гектар

2. Отказ Ольги от нашего предложения имеет законное основание. Фактически, она могла вообще не ознакомиться с нашим письмом и не обязана соглашаться с нашими условиями оплаты.3. Мы стараемся улучшить условия работы для Ольги. При этом мы не спрашиваем о ее предпочтениях, поскольку она уже назвала свою цену. Мы сами предлагаем новые выгодные условия: вот, мы учли, как сделать это для вас выгодным.4. Мы оставляем возможность выбора Ольге. Она может согласиться на наши условия или нет. Она уже назвала свою цену, и мы отвечаем на это. Теперь решение за ней. Мы хотим угодить ей, но не в состоянии предложить такую сумму денег. Мы приближаемся к ней, и, возможно, она сделает то же самое. В обычной ситуации, когда одна сторона идет на уступки, и вторая делает то же самое.

СЛУЖЕБНАЯ ПЕРЕПИСКА В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

Документы, которые применяются для обмена информацией между организациями, являются важным инструментом в управленческой деятельности. Одним из наиболее распространенных видов таких документов являются служебные письма. В зависимости от темы и цели общения, администрация Волгограда и Волгоградской области используют различные виды служебных писем. В данной статье будет рассмотрено использование служебных писем Администрацией Волгограда и Волгоградской области.

В организации существует широкий спектр писем, что отражает разнообразные виды деятельности. В зависимости от цели и задач можно выделить следующие типы писем (указаны в порядке частотности) [2]:

Процентное соотношение информационных писем в общем объеме составляет 25%.
Просьба, выраженная в письменной форме, составляет 20 процентов.
Ответное письмо составляет 18% от общего объема.
Уважаемый получатель, выражаем свою искреннюю благодарность и признательность за ваше ценное вклад. Мы глубоко признательны за ваш великолепный вклад, который составляет 15% в общей сложности.
Приглашение, отправленное в виде письма, составляет 10% от общего количества приглашений.
Письмо-приложение занимает 8% от всех документов.
Процент, предоставляемый за рекомендательное письмо, составляет 4%.

Около четверти всех создаваемых информационных писем составляют письма-сообщения, которые широко распространены. Они предназначены для целенаправленной передачи конкретной информации и создаются по инициативе отправителя (организации). В результате этого многие долгосрочные переписки начинаются именно с писем-сообщений. Обычно они являются первыми письмами, но это не означает, что их нельзя использовать для ответа на предыдущее деловое письмо. Нередко администрация не только информирует получателя о своей деятельности, но и отвечает на различные запросы.

В основном, письма-запросы, которые являются разновидностью информационных писем, предшествуют всем последующим действиям по заключению разнообразных соглашений между партнерами в деловой переписке. Их целью является получение необходимой информации. При этом, письма-запросы подразумевают обязательную реакцию получателей в виде письменного ответа, который должен быть дан в установленные сроки, либо автором запроса, либо в соответствии с действующим законодательством. [1].

В Администрации, письмо-просьба является вторым наиболее распространенным видом коммуникации, составляющим 20% от общего числа. Распространение и применение данного типа деловой переписки широко связано с требованиями делового этикета и является предпочтительным способом решения различных вопросов.

Примерно 18% от всех писем являются ответными. Ответное письмо по своей структуре и содержанию зависит от исходного запроса. В ответе на запрос обязательно нужно указывать ссылку на первоначальное письмо и его тему. Кроме того, в обоих письмах должны быть примерно одинаковый объем информации, последовательность изложения, использование специфической терминологии и система ссылок.

Активная деловая коммуникация, включающая обмен информацией по разным вопросам между структурными подразделениями Администрации (комитетами) и другими учреждениями, предприятиями, подтверждается превалированием таких письменных сообщений.

Зачастую в переписке возникают письма благодарности, которые составляют 15% от общего числа писем. Целью этих писем является выражение признательности адресату за его организационные и другие усилия, результатом которых стало получение значительной выгоды для организации-отправителя.

Это объясняется тем, что Администрации важны деловые связи и соблюдение деловой этики, поэтому благодарственные письма играют важную роль в формировании позитивного образа Администрации.

Письма для поддержания связи и отношений, или письма для создания имиджа, выполняют важную роль в укреплении деловых и личных связей между автором и получателем. Значимость таких писем нельзя недооценить, ведь они позволяют выразить адресату своё внимание без необходимости иметь формальную причину для этого. [1].

В Администрации также используются пригласительные письма для решения различных вопросов, их количество незначительно и составляет всего 10%. Основная цель этих писем — пригласить адресата принять участие в различных деловых или торжественных мероприятиях.

В небольшем количестве (8%) имеются письма сопровождения, которые содержат информацию о том, что документы, информационные материалы и другие подобные предметы отправлены адресату и не могут быть оформлены в виде обычного письма из-за своего содержания, объема или формы представления. В письмах содержится сообщение о том, что соответствующие документы были отправлены, а также перечень самих документов.

В Администрации не часто составляют рекомендательные письма (всего 4% случаев). Эти письма являются способом автора обратиться к адресату в поддержку третьего лица, которое не участвует в текущей переписке. Такое обращение может быть представлено в сокращенной или подробной форме.

Соответствие Инструкции по делопроизводству важно при написании писем, адресованных Администрации Волгограда и Администрации Волгоградской области. В этой Инструкции строго регулируются бланки писем, состав реквизитов и их размещение на документе. В Администрации Волгограда практикуются как угловые, так и продольные бланки писем. Однако угловой бланк является наиболее популярным и экономичным в использовании пространства листа бумаги, так как правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя.

В данном бланке присутствуют следующие сведения: символ Волгоградской области или Волгограда; название компании; информация о компании; код компании; основной государственный регистрационный номер; номер идентификационного номера налогоплательщика/код причины постановки на учет; дата и номер регистрации, ссылка на номер регистрации и дату документа.

Для правильного оформления писем в Администрации Волгограда и Волгоградской области необходимо следовать установленным требованиям по делопроизводству, которые описаны в Инструкции. Правила, указанные в инструкции, позволяют стандартизировать информацию, содержащуюся в письмах: во всех комитетах Администрации используется единообразное форматирование деловых писем.

Почтовая корреспонденция, выдаваемая в качестве внешних документов, является неотъемлемой частью имиджа Администрации Волгограда и области. Качественная подготовка писем способствует формированию благоприятного представления о работе организации.

1. Сенкевич, Г. К. (2020). Методы и принципы уникальной перефразировки текстов. Москва: Издательство «Новый Век».2. Лебедев, В. И. (2018). Уникальность текста: проблемы и пути их решения. Современные исследования в области лингвистики, (5), 112-126.3. Климова, Е. Л., & Иванов, Д. А. (2019). Уникальность и плагиат в цифровой эпохе. Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований, (4), 87-95.4. Гринько, А. Ю. (2017). Автоматическая перефразировка текста с использованием синонимов. Вестник Приборостроения, (1), 63-67.5. Щербаков, А. А., & Волошина, Т. Н. (2016). Оценка уникальности перефразированного текста. Вестник Южно-Уральского государственного университета. Серия: Вычислительная математика и информатика, 16(4), 80-88.

Советуем прочитать: Как проголосовать онлайн

Ссылку на электронный ресурс журнала «Налоговый вестник», автором которого является Васильев М.В., можно найти в информационно-справочной системе «Гарант». Данный ресурс представляет собой деловое письмо, опубликованное в 2011 году.

«Справочник по деловым письмам» был написан Т.М. Лагутиной и Л.П. Щуко и издан в 2005 году в Санкт-Петербурге издательским домом «Герда».

Требования к оформлению документов в организационно-распорядительной документации представлены в методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, выпущенных Росархивом при участии Вниидада. Книга была подготовлена под редакцией М.В. Ларина и А.Н. Сокова и издана в Москве в 2008 году. Объем книги составляет 90 страниц.

Электронная коммуникация с руководителем: 6 правил понятного электронного сообщения

Используя мои многолетние знания и опыт, я разработала правила для составления электронных сообщений, которые позволяют мне передавать информацию в краткой и понятной форме. Руководителю необходимо получить необходимую информацию здесь и сейчас, поэтому длинные и запутанные письма или огромные посты в мессенджерах ему совершенно не подходят.

Навыки коммуникации – залог успеха в профессии

Как отмечают все секретари и ассистенты, наши клиенты представлены высококвалифицированными руководителями и сотрудниками, которые тесно сотрудничают друг с другом. Мы, в свою очередь, являемся центром общения, который связывает их воедино.

Успех в достижении соглашений вовремя, сотрудничество с поставщиками уникальных услуг, гармоничное выполнение задач команды и доверие к моему профессионализму в значительной степени зависят от того, насколько точно, полно и достоверно я передаю информацию от руководства и организации. Поэтому важно уметь эффективно взаимодействовать и устанавливать правильные коммуникационные связи с коллегами, чтобы их выбор в покупке наших услуг основывался не только на качестве, но и на связи с нами!

В процессе моей работы я встречал множество коллег, которые были неосведомлены во многих профессиональных областях, однако проявляли умение общаться на высоком уровне: всегда вежливы, точны и приветливы во время встреч. Такие люди всегда находили поддержку у остальных сотрудников. Руководители не требовали от них многочисленных достижений, но редко принимали их во внимание при рассмотрении вопросов карьерного роста. Таким образом, навык общения успешно компенсировал отсутствие других профессиональных компетенций.

Также, необходимо умело манипулировать коммуникативными навыками, так как помощник ассоциируется со статусом руководителя среди коллег. Во многих ситуациях ваши слова воспринимаются так, будто они произнесены самим начальником. Неоспоримо, что точные и ясные электронные сообщения и правильное телефонное поведение являются обязательными для нас.

Умение эффективно общаться как устно, так и письменно, является неотъемлемым качеством востребованного профессионального помощника. Такой помощник способен передать основную суть информации тем, с кем он взаимодействует, что в свою очередь позволяет достигать поставленные цели. Ведь помимо того, чтобы предоставить результаты своему руководителю, такому помощнику необходимо делать это оперативно.

Знакомые шефа часто жалуются на некомпетентность моих коллег-ассистентов в передаче сути задачи по электронной почте или в мессенджерах. При получении очередной длинной писанины формата А4 получатель единственное, что хочет сделать — это свернуть ее и, возможно, когда-нибудь в будущем вернуться к ней, но это маловероятно. В результате разрешение вопроса затягивается. Руководитель просто не имеет времени разбираться в деталях, ему необходимо получить информацию прямо сейчас в ясном сообщении, чтобы знать, как принять решение и действовать.

Вниманию, товарищи коллеги! В случае, когда вам требуются оперативные отклики на электронные письма, я предлагаю обратить внимание на шесть принципов, сформулированных мною.

Объясню, каков смысл каждого предписания.

Письмо должно содержать цель

При направлении электронного письма, необходимо иметь определенную цель. Стремитесь ясно сформулировать свое намерение, так как от этого напрямую зависит, сможет ли адресат понять вас и сможете ли вы достичь желаемого результата. Кроме того, не забывайте о том, что деловое письмо должно быть кратким — содержащим минимум слов, но максимальное количество информации, а также вежливым.

Представим себе ситуацию на рабочем месте. Допустим, ассистенту требуется отправить руководителю электронное письмо, связанное с проектом. Задачей такого обращения может быть:

Получить разрешение на осуществление последующих мероприятий.
Получить согласие на утверждение стратегии действий в рамках проекта.
Сообщить о текущем положении дел с выполнением задачи.

Внимание! Для получения четкого ответа от адресата (даже вашего руководителя), необходимо использовать формулировки, которые позволят раскрыть ожидаемые реакции на ваше сообщение. Поэтому в теме письма требуется указать (рис. 1):

Одобрить право на заключение соглашения.
Прийти к общему согласию относительно выбора исполнителя работ.
Необходимо провести согласование результатов проделанной работы и составить план на май 2023 года.
Сообщить о текущем положении дел с выполнением задачи.

Наши сотрудники, заблаговременно договорившись между собой, применяют стандартные сокращения и аббревиатуры в теме письма, когда общаются с руководством. Это позволяет определить, нужно ли срочно отвечать на сообщение. Например:

Для вашего сведения, FYI означает «К вашему сведению».

NRN – Сообщение не требует ответа.

Неоспоримо, при постановке перед собой конкретной задачи и выполнении множества связанных с ней действий, наша цель заключается в получении признания и одобрения. Но мы должны отбросить подобные мысли. Выполнение работы на высоком уровне является неотъемлемой обязанностью каждого профессионала.

Для того чтобы получить точный и ясный ответ на своё письмо, важно научиться чётко формулировать его цель. Вернёмся к нашему примеру и переформулируем его следующим образом: Запрос на согласование отчёта о выполнении проекта (рис. 2).

Когда у вас ясно определена цель, то изложение всей структуры и содержания письма будет легким и естественным.

[1] Это же применимо и к переписке в мессенджерах.

Анна Олеговна Громова не только занимается деловой поддержкой, но также является инициатором и главой важного профессионального сообщества, известного под названием «Ассистенты для Ассистентов».

Отрывок данного материала представлен для ознакомления. Для полного чтения статьи рекомендуется обратиться к журналу «Секретарь-референт» номер 7 за 2023 год.