Какие бумаги вручают при увольнении

С начала 2023 года начали действовать обновленные формы отчетности, связанные с кадровым делопроизводством и заработной платой. В результате этого изменился перечень необходимых документов, которые должны быть предоставлены сотрудникам при окончании трудового договора. Компания 1C-WiseAdvice провела анализ предстоящих изменений и собрала в данной статье новые правила взаимодействия сотрудника при его увольнении.

Как было в 2022 году

В течение 2022 года при увольнении каждому сотруднику выдаются следующие документы:

• Трудовая книжка или документы о трудовой деятельности в соответствии с формой СТД-Р;
• Справка о заработной плате по форме №182н;
• Копия сведений по форме СЗВ-М за последний месяц работы;
• Копия сведений по форме СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения;
• Копия третьего раздела расчета по страховым взносам с начала квартала до даты увольнения;
• Расчетный лист.

При наличии письменного заявления соискателя, бухгалтерия может также предоставить и другие документы, такие как справку о доходах и суммах НДФЛ, справку о заработке в Центре занятости, копии приказов о приеме на работу и т. д.

Как стало в 2023 и 2025 годах

С 1 января 2023 года начали действовать следующие отчетные формы:

• ЕФС-1;
• Персональные данные физических лиц;
• Ежемесячная и ежеквартальная РСВ.

Эти новые правила повлияли на комплект документов, которые необходимо готовить для сотрудников.

Эксперты из 1C-WiseAdvice провели анализ и составили список ожидаемых изменений:

Информация

Документы для уволенных в 2022 году

Документы для уволенных в 2023 и 2025 годах

В чём различие выдачи сведений в 2022 и 2023, 2025 годах

Ранее информация о заработке за последние два года содержалась в форме 182-Н, а данные о заработке за месяц увольнения можно было получить из выписки из СЗВ-М.

На самом деле, эти данные необходимы для расчета первых трех дней пособия, за которые работодатель будет платить.

Порядок исчисления пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня определен статьей 14 Федерального закона. Для расчета размера пособия необходимо предоставить страховщику информацию о заработной плате и прочих выплатах в пользу застрахованного лица.

Ссылка на пункт 4 статьи 14.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Технологии передачи сведений пока не определены. В законодательных проектах есть ссылки на отдельные нормативные акты, которые Фонд разработает в скором времени. Возможно, часть сведений будет передаваться исключительно в электронном виде.

Мы внимательно следим за событиями и обязательно сообщим вам о новых разработках.

Связаться с нашим экспертом

Темы

Желаете получать полезные рекомендации от профессионалов в области налогов и бухгалтерии? Для этого подпишитесь на обновления нашего блога.

Увольнение: какие документы нужно выдать работнику

• Трудовая книжка с записью об увольнении или форма СТД-Р, если работник перешел на электронный документооборот.
  Для скачивания формы нажмите на изображение ниже:

Скачать бланк СТД-Р

• Расчетный листок;
  Для скачивания формы нажмите на изображение ниже:

Скачать расчетный листок работника

• Персонифицированные сведения.

Важно! Рекомендации от «КонсультантПлюс»
В день увольнения передайте работнику индивидуальные данные о застрахованном лице. Выдайте апостильные выписки из информации в соответствии с указанными формами (пункты 2, 8, 12 статьи 11 Закона о персонифицированном учете, часть 4 статьи 9 Федерального закона от 30.04.2008 года N 56-ФЗ, пункт 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013):
1) данные о трудовой (или другой) деятельности;
2) информация о страховом стаже;
3) данные о застрахованных лицах, для которых были уплачены дополнительные пенсионные взносы и взносы работодателя;
4) расчет по страховым взносам — раздел 3 «Индивидуальные данные о застрахованных лицах». Порядок выдачи будет рассмотрен ниже.
Необходимо выдавать именно выписки, а не целые формы, так как.

Рекомендации по оформлению выписок можно найти в готовом решении. Испытательный доступ бесплатный.

Выписку из трудовой книжки;

Справку о заработной плате за последний месяц работы;

Свидетельство о регистрации в системе социального страхования;

Копию приказа о приеме на работу и о расторжении трудового договора.

Обратите внимание, что указанные документы необходимо выдать в полном объеме и соблюдать сроки их предоставления. В случае нарушения данных требований работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Если работнику не удалось получить все необходимые документы в день увольнения, он имеет право обратиться в суд за защитой своих трудовых прав.

Для включения в комплект увольнительных документов рекомендуется предоставить справку о доходах физического лица (ранее известную как 2-НДФЛ) по новой форме, даже если работник ее не просил сразу.

Также необходимо предоставить другие документы и их копии, связанные с работой работника у вас, такие как справка для службы занятости и другие справки, копии приказов и т. д.

Отказ предоставить документы является нарушением, которое влечет наказание в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ:

• Для организации это может повлечь штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей;
• Для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере от 1000 до 5000 рублей;
• Для индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.

Важно! Рекомендации от «КонсультантПлюс»:
Советуем сохранить информацию о всех предоставленных документах. Например, вы можете оформить их в письменном виде.
Более подробную информацию вы можете найти в готовом решении, которое предоставляется бесплатно по пробному доступу.

Важно знать: какие документы выдаются на руки сотрудникам

Одна из задач, с которой я сталкиваюсь каждый день, — это выдача документов сотрудникам по их запросу или при увольнении. При этом обстоятельства и сроки выдачи в каждом конкретном случае могут быть разными. Какие документы выдаются сотрудникам во время трудоустройства?

Посмотрим на российское законодательство. Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, сотрудник может запросить следующие документы:

• Трудовую книжку.
• Копии документов, связанных с кадровыми событиями: приемом на работу, переводом или увольнением.
• Справки о зарплате.
• Справки об уплаченных страховых взносах за работника.
• Справки о периоде работы сотрудника в компании и другие кадровые документы.

Сотрудник может обратиться за такими документами на протяжении всего периода работы в компании. Если сотрудник увольняется, то список передаваемых ему документов расширяется.

Какие документы выдаются при увольнении?

Без разницы, увольняется ли сотрудник по собственному желанию или «по статье», на руки увольняемому работнику следует выдать:

• Трудовую книжку. Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, то выдаём СТД-Р. Этот документ также можно предоставить по желанию сотрудника или работодателя, если у сотрудника есть бумажная книжка.
• Персонифицированные сведения о физических лицах за месяц увольнения. В этом документе указываем ФИО, ИНН, СНИЛС сотрудника и общую сумму выплат за месяц увольнения. Подробности составления персонифицированных сведений о физических лицах были описаны ранее.
• Документы о прошлом трудовом опыте работника представляются в разделе 1.2 формы ЕФС-1. Информация о стаже заполняется за текущий год.
• В разделе 1 формы ЕФС-1, подразделе 3, содержатся сведения об дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию сотрудника.
• Раздел 3 Расчета по страховым взносам содержит личные данные уволенного сотрудника. Здесь также указывается сумма выплат и сумма начисленных страховых взносов за текущий квартал.

Дополнительные документы или копии документов могут быть предоставлены только после предварительного согласования. К таким документам относятся части штатного расписания и локальные акты, относящиеся к прямой деятельности работника.

Справка о заработной плате — не позднее чем за 5 рабочих дней до дня ухода;

Справка об использовании отпуска — не позднее чем за 5 рабочих дней до дня ухода;

Трудовая книжка — передается сразу же после увольнения;

Справка о стаже работы — передается сразу же после увольнения;

Выписка из трудовой книжки — передается сразу же после увольнения;

Справка о выполненных работах — передается сразу же после увольнения;

Справка о несчастном случае на производстве — передается сразу же после увольнения;

Скопированные приказы о приеме на работу или переводе на другую должность, а также скопированная трудовая книжка и справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ) и справка о заработке за последние три месяца, а также скопированная запись с персональными данными работника должны быть выданы не позже 3-х рабочих дней после обращения.

Приказ об увольнении может быть выдан в последний рабочий день сотрудника или в том же сроке — не позднее 3-х рабочих дней.

Экземпляр о приеме на работу также должен быть выдан не позднее 3-х рабочих дней с момента обращения, но лучше выдать документ непосредственно в день приема на работу.

Справка о сумме заработка за два предыдущих календарных года, перед прекращением работы или обращением за справкой, должна быть выдана в последний день работы или не позднее 3-х рабочих дней после получения заявления работника.

Непосредственно в день увольнения сотруднику выдаются персонифицированные сведения о его работе, а также раздел 3 РСВ с информацией о нем, его стаже и дополнительных взносах.

Следует ли выдавать документы бывшим сотрудникам?

Возникают ситуации, когда уволенные сотрудники не получают некоторые локальные акты компании от бывшего работодателя. Возможно, владельцы бизнеса не желают передавать важную документацию третьим лицам. Это понятно, но противоречит мнению суда.

Суд считает, что компания обязана предоставить документы бывшим сотрудникам по их запросу. Однако можно выдать только те документы или их части, где упоминается обратившийся работник.

Если сотрудник запрашивает локальный акт, относящийся не к его деятельности, мы не можем выдать такой документ. В этом случае необходимо объяснить новому работодателю, что текущее требование не соответствует требованиям Трудового кодекса РФ.

Вывод

Специалисты по кадрам должны выдавать сотрудникам нужные им документы. Однако мы можем выдать только те документы, которые напрямую относятся к работнику или его деятельности в компании. Такое правило распространяется как на текущих, так и на бывших сотрудников организации.

5 документов, которые нужно получить при увольнении

При расторжении трудового договора сотрудники в большинстве случаев задумываются о передаче дел, расчете материальных вопросов или поиске нового места работы. Однако, слишком часто они не обращают должного внимания на сбор необходимых документов, связанных с увольнением, и это может привести к серьезным проблемам.

Ниже перечислены основные документы, которые сотрудник обязан получить в последний день работы, независимо от причины увольнения.

Трудовая книжка с записью об увольнении

Причина: подтверждение стажа при переходе на новое место работы или при выходе на пенсию.

Детали: обязанность выдать трудовую книжку закреплена законом. Получение ее не требует написания заявления или подписания обходного листа.

Если вы перешли на электронный формат, ваш работодатель должен предоставить вам форму СТД-Р, в которой будут указаны периоды вашего трудоустройства у данного работодателя.

Как можно исправить запись в вашей трудовой книжке?

Расчетный листок за месяц увольнения

Зачем: узнать точную сумму и основание поступивших к вам платежей

Нюансы: при выплате заработной платы и в случае увольнения вы должны получить расчетный листок. Это правило не исключается при уходе с работы. Многие организации применяют электронный формат для распространения расчетных листков, поэтому важно проверить электронную почту

Что должны выплатить вам при увольнении

Справка по форме 182н

Тонкости: с 2023 года справка отменилась — предусматривалось, что новый работодатель получит нужные данные от Социального фонда. Но на самом деле все оказалось сложнее. Поэтому лучше всего все же запросить ее у работодателя.

Сам он не обязан выдавать справку

Страница на английском языке

Раздел 3 Расчета по страховым взносам и подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1

Цель: подтвердить трудовой стаж, в случае, если работодатель не предоставит отчетность в СФР и налоговую

Специфика: выписки из форм выдаются за отчетный период, когда происходит увольнение. Например, если увольняетесь в сентябре 2025 года, подраздел 1.2 будет выдан за период с января 2025 года до даты увольнения, а раздел 3 РСВ — за третий квартал 2025 года. Информацию по более ранним периодам также можно получить у работодателя, но по запросу: документы должны быть выданы в течение трех дней с даты запроса

Налоги и взносы для сотрудника

Справка о доходах и налогах физлица

Как получить копию справки 2-НДФЛ?

Как защитить свои права на работе

Представляем в ряду «Памятка для рабочих»: информация о возможностях сотрудников и способы реагирования в случае нарушений со стороны работодателя

Просмотреть публикации

Для тех, кто готов:

Новости, которые затрагивают каждого, — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @tinkoffjournal.

Какие документы работодатель обязан выдавать работникам в 2025 году при увольнении?

В этой статье мы рассмотрим, какие документы должны быть выданы обязательно, а какие — по требованию или только для определенных категорий граждан.

Как уже упоминалось выше, комплект документов при увольнении включает как обязательные формы, выдаваемые всем сотрудникам при расторжении договора, так и те, которые выдаются по запросу самого сотрудника. Ниже мы подробнее рассмотрим каждый из этих перечней.

• Комплект обязательных документов при увольнении
• Запрашиваемый сотрудником комплект документов
• Возможные санкции за несоблюдение сотрудником требований по предоставлению документов

Пакет обязательных документов при увольнении

Первостепенное значение имеет трудовая книжка или форма СТД-Р. Если сотрудник впервые принят на работу после 01.01.2022 года или перешел с бумажной трудовой книжки на электронную, то выдаются исключительно Сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р.

Следующим обязательным документом является Расчетный листок. Он содержит информацию о базовых начислениях и удержаниях, которые отражаются в этом документе ежемесячно, а также обязательно указываются все рассчитанные компенсационные выплаты при увольнении. Это может быть выходное пособие, компенсация за неиспользованный отпуск и другие выплаты.

Также необходимо выдать сотруднику раздел 3 Расчета по страховым взносам за предшествующие 3 месяца в день его увольнения. В этом разделе содержатся основные данные о сотруднике: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и другие, а также информация о начисленной заработной плате и суммах страховых взносов, рассчитанных на основе этой заработной платы.

После этого работники бухгалтерии должны подготовить сотруднику выписку из отчета Персонифицированные сведения о физических лицах (ранее СЗВ-М) за текущий месяц. В этой выписке содержится общая информация о сотруднике и суммах выплат за отчетный период (месяц).

Кроме вышеупомянутых документов, сотрудник имеет право провести запрос на получение заверенной копии приказа о расторжении трудового договора, и работодатель не имеет права отклонить такой запрос. Часто сотрудник обращается за этим документом, чтобы избежать возможных конфликтов с бывшим работодателем.

Помимо копии приказа о расторжении трудового договора, сотрудник может запросить копии приказов о приеме на работу, всех переводах на другие должности, предоставлении отпусков, поощрениях и других важных событиях в трудовой деятельности, если они имели место быть.

Сотрудник также может подать запрос на получение справки о доходах, удержанных суммах НДФЛ и предоставленных вычетах. Для этого необходимо предоставить справку по форме 6-НДФЛ (которая заменила форму 2-НДФЛ). Этот документ может потребоваться сотруднику для подтверждения своей платежеспособности и предоставления полной информации о предоставленных вычетах, что необходимо новому работодателю.

Другая справка, которую можно получить по запросу, — справка для расчета пособий 182н. С 2023 года эта справка устарела, и теперь информация о совокупном доходе для расчета больничных пособий будет поступать напрямую из СФР, а не от работодателя. Тем не менее, сотрудник также имеет право запросить эту справку, чтобы предоставить полную информацию о своем заработке для расчета пособий и больничных листов новому работодателю.

Для подтверждения использованных или неиспользованных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами требуется предоставить справку.

Сообщенные выше документы могут быть необходимы сотруднику на новом месте работы для полной информации о его прошлой деятельности и подтверждения наград и трудовых достижений.