Формула расчета месячного фонда оплаты труда

Одной из главных статей расходов в финансовом плане организации являются выплаты за выполненный труд по заключенным трудовым договорам. Надлежащее управление предприятием невозможно без адекватного планирования этих расходов. Для этой цели стоит рассчитать и использовать фонд оплаты труда.

Детально рассмотрим, что означает данный термин, как его определить и применять в реальной деятельности.

Что такое ФОТ и зачем его считать

Фонд трудового вознаграждения (ФТВ) — понятие, используемое в экономике предприятия. Обычно его рассчитывают для целей управленческого учета.

Зачем вообще определять фонд трудового вознаграждения и возможно ли обойтись без него? Решать руководству компании. Но нужно учитывать следующее. В 2023 году серьезной проблемой для бизнеса стала недостаточность квалифицированных работников.

Сейчас на рынке труда главный — это работник, ищущий работу. Чтобы привлечь нового специалиста или сохранить уже имеющегося, работодателю приходится предлагать более высокую заработную плату.

Таким образом, компания сталкивается с недостатком квалифицированных сотрудников, и затраты на них повышаются. В такой ситуации важно понять, как изменения в численности персонала или повышение заработной платы отразятся на прибыли. Для этого полезен показатель ФОТ.

Он поможет:

• Определить, какую часть расходов на персонал составляют в общей сумме расходов компании и ее отдельных подразделений.
• Рассчитать, как изменится сумма затрат при изменении числа работников.
• Прогнозировать расходы на оплату труда в будущих периодах при различных условиях.

Иногда необходимо рассчитать фонд оплаты труда по другим причинам:

1. Банк требует предоставить справку о ФОТ для получения кредита или подтверждения активной деятельности компании.
2. Для предоставления данных Росстату, например, для П-4, нужно заполнить отдельные анкеты.
3. Чтобы подтвердить право на льготы по НДС, налогу на прибыль, земельному и при УСН, требуется иметь соответствующий статус. Такие льготы могут предоставляться предприятиям, созданным общественными организациями инвалидов, при условии, что в компании работает не менее 50% инвалидов, а их доля в заработной плате составляет не менее 25%.
4. Основную заработную плату;
5. Премии;
6. Доплаты за сложность работы;
7. Надбавки за квалификацию;
8. Доплаты за работу в особых условиях (например, вредных или опасных);
9. Доплаты за работу в ненормальных условиях (например, при радиоактивном загрязнении);
10. Компенсацию за работу в климатических условиях, отличных от нормальных;
11. Другие компенсационные и стимулирующие выплаты.
12. Оплата труда работников в денежной и натуральной форме за отработанное время с учетом районного коэффициента;
13. Регулярные бонусы;
14. Вознаграждение за оплачиваемые отпуска;
15. Командировочные;
16. Больничные пособия за первые 3 дня болезни (т.е. ту часть, которую выплачивает работодатель);
17. Доплата за трудовые условия, сверхурочную работу, работу в выходные дни, ночные смены, совместительство;
18. Компенсационные выплаты за питание, связь, проезд, проживание;
19. Вознаграждение за простой;
20. Выходное пособие.

Обратите внимание: Фонд оплаты труда (ФОТ) учитывается только при заключении трудовых договоров. Расходы, связанные с выплатами самозанятым и физическим лицам по гражданско-правовым договорам, не относятся к ФОТ и не включаются в него.

• материальная помощь;
• разовые премии, которые не предусмотрены системой оплаты труда, например, к юбилею;
• компенсация расходов на лечение или отдых;
• подарки от компании.

Кроме того, к ФОТ не относятся выплаченные работникам дивиденды, выданные им займы и подобные расходы.

Как рассчитать ФОТ

Так как состав Фонда оплаты труда может отличаться в разных компаниях, точная формула его расчета не может быть выведена.

Чтобы определить Фонд оплаты труда за прошедший период, необходимо сложить все выплаты, входящие в него, за этот период. То есть при подсчете показателя за прошедший год или месяц:

• производится перечень затрат, включаемых в Фонд оплаты труда;
• определяется общая сумма по каждому виду за год;
• суммируются все затраты.

К примеру, в ООО «Бета» имеется 7 сотрудников, на выплаты которым компания потратила в прошлом году:

• на зарплату, включая регулярные премии — 6 миллионов рублей;
• на выплату по больничным листам — 25 тысяч рублей;
• на отпускные — 500 тысяч рублей.

Фонд оплаты труда равен сумме этих затрат: 6 000 000 + 25 000 + 500 000 = 6 525 000 рублей.

Для определения планового ФОТ необходимо использовать фактические показатели за предыдущий период. Процесс состоит из следующих этапов:

1. Расчет среднемесячной оплаты труда в прошлом периоде по следующей формуле: ФОТ/количество работников/количество месяцев в периоде.
2. Определение размера надбавки к оплате труда (коэффициента), то есть насколько планируется увеличить зарплату.
3. Определение численности персонала на планируемый период.
4. Расчет планового ФОТ по формуле: Среднемесячная ОТ * Коэффициент увеличения ОТ * Количество работников * 12 месяцев.

Пример расчета ФОТ

Давайте обратимся к организации ООО «Бета». Мы установили, что ее Фонд оплаты труда (ФОТ) на протяжении предыдущего года составил 6 525 000 рублей на 7 сотрудников. Предположим, что бизнес будет развиваться и было принято решение нанять еще 4 сотрудников, а также увеличить зарплату всем на 20%.

Давайте рассчитаем плановый ФОТ на следующий год при таких условиях.

1. Средняя заработная плата за прошлый год составила 6 525 000 / 7 / 12 = 77 679 рублей с учетом округления.
2. Общее число сотрудников — 7 + 4 = 11.
3. Коэффициент увеличения зарплаты на 20% составляет 1,2.
4. Плановый ФОТ на следующий год равен 77 679 * 1,2 * 11 * 12 = 12 304 354 рубля с учетом округления.

Как ФОТ связан с фондом заработной платы

В дополнение к ФОТ существует еще фонд заработной платы (ФЗП). Эти термины имеют схожие значения, однако они не могут считаться синонимами. Возможно, что разницы между ними нет вовсе или она условная. Все зависит от правил, принятых в организации.

Обычно в ФЗП включаются суммы заработной платы и входящих в нее выплат, например, бонусы, которые являются частью зарплаты.

Подробности можно найти в приказе Росстата от 30.11.2022 № 872, который устанавливает указания по заполнению статистических отчетов. В пункте 82 довольно подробно перечислено, что входит и не входит в ФЗП. Эти требования применяются для указанных форм и могут рассматриваться как ориентир для других целей.

Обычно считается, что ФОТ немного шире фонда заработной платы, то есть:
ФОТ = ФЗП + Поощрительные и компенсационные выплаты, не входящие в зарплату.

Пример расчета ФОТ

Давайте обратимся к организации ООО «Бета». Мы установили, что ее Фонд оплаты труда (ФОТ) на протяжении предыдущего года составил 6 525 000 рублей на 7 сотрудников. Предположим, что бизнес будет развиваться и было принято решение нанять еще 4 сотрудников, а также увеличить зарплату всем на 20%.

Давайте рассчитаем плановый ФОТ на следующий год при таких условиях.

1. Средняя заработная плата за прошлый год составила 6 525 000 / 7 / 12 = 77 679 рублей с учетом округления.
2. Общее число сотрудников — 7 + 4 = 11.
3. Коэффициент увеличения зарплаты на 20% составляет 1,2.
4. Плановый ФОТ на следующий год равен 77 679 * 1,2 * 11 * 12 = 12 304 354 рубля с учетом округления.

Формула расчета фонда оплаты труда

Фонд оплаты труда (ФОТ) включает все расходы на вознаграждение сотрудников, включая бонусы, доплаты и компенсации из различных источников финансирования. Этот показатель позволяет:

• Анализировать затраты на заработную плату работников различных структурных подразделений (категорий),
• Оптимизировать расходы, корректировать ставки, оклады и расценки.

Фонд оплаты труда является важным инструментом для оптимизации расходов организации и мотивации персонала.

Структура фонда оплаты труда

Обычно в фонд оплаты труда включаются суммы, которые должны быть выплачены работнику в денежной или натуральной форме.

Фонд заработной платы состоит из разных компонентов:

• начисленная зарплата;
• продукция, которую выдают в качестве оплаты труда (ее стоимость);
• доплата за работу в праздничные или выходные дни;
• надбавка за сверхурочную работу и работу в ночное время;
• регулярные премии любой формы, включая вознаграждения за долгий непрерывный рабочий стаж;
• оплата за труд в опасных условиях;
• оплата работникам, которые не входят в списочный состав;
• оплата лицам, которые приняты по совместительству, оформлены по договорам, включая гонорары за случайные и консультационные услуги и другие виды деятельности.
• вознаграждение за осуществление общественных обязанностей или выполнение сельскохозяйственных работ;
• оплата рабочего времени сотрудника, направленного на профессиональную переподготовку или повышение квалификации;
• вознаграждение за все виды отпусков, включая декретный, за исключением неиспользованного и других случаев.

В качестве стимулирующих выплат можно учесть:

• стоимость выдаваемых сотрудникам акций;
• подарки, поощрения и другие вознаграждения.

Период расчёта фонда оплаты труда

Согласно отчёту, можно выделить несколько периодов расчёта фонда оплаты труда:

• Годовой фонд, который применяется для определения суммы фонда оплаты труда. В расчетах формула фонда оплаты труда включает данные за последний календарный год.
• Месячный фонд, который является также важным для отчётности, как и годовой ФОТ.
• Дневной фонд оплаты, который реже применяется, но необходим для более детального анализа затрат на заработную плату.
• Часовой фонд применяется на предприятиях, где используется почасовая оплата труда.

Примеры решения задач

Средний численность работающих составляет 5 человек,

Заработная плата 2 специалистов — 25 000 рублей,

Заработная плата 3 специалистов — 28 000 рублей.

Необходимо рассчитать фонд оплаты труда отдела сбыта за прошлый год.

Формула для расчета: ФОТ = Зср*Чср*12

Теперь рассчитаем среднемесячную заработную плату по отделу:

Зср = (2*25000 + 3* 28000)/5 = 134000/5=26800 рублей

Таким образом, ФОТ = 26800*5*12=1 608 000 рублей

Второй пример:

Средняя заработная плата составляет 350 тыс. руб.,

Годовая средняя численность работников — 10 человек

ФОТ=350*10*12=42 000 тыс. рублей.

Финансирование заработной платы

В Трудовом кодексе отсутствует термин «фонд оплаты труда». Это экономическое понятие, которое указывает на затраты организации или учреждения на выплату сотрудникам. Кроме оплаты за труд, в него также включены различные социальные выплаты.

Правила формирования финансирования заработной платы вы можете найти в нашей статье.

Фонд оплаты труда – это объединение финансовых ресурсов, предназначенных для вознаграждения сотрудников учреждения за определенный временной промежуток. Включает в себя все выплаты, связанные с окладами, ставками заработной платы, компенсационными и стимулирующими выплатами. Для расчета ФОТ используются следующие документы:

• штатное расписание;
• положение об оплате труда;
• положение о премировании;
• коллективный договор;
• график отпусков.

Кроме того, необходимо учитывать возможное расширение или сокращение штата, индексацию заработной платы и другие мероприятия, которые могут повлиять на изменение фонда оплаты труда. Если в учреждении имеются вакантные должности согласно штатному расписанию или переводы сотрудников на неполный рабочий день и т. д., это приводит к экономии фонда оплаты труда.

Подробную информацию о расчете экономии фонда оплаты труда можно найти в рекомендациях, представленных в Системе Госфинансы.

Для определения заработной платы необходимо установить ее величину. Если работник отработал свою норму времени за месяц и выполнил все свои обязанности, то его заработная плата не может быть ниже минимального уровня. Существует несколько значений такого минимума.

Регулярно заработная плата подлежит индексации и может увеличиваться или снижаться. В Системе Госфинансы имеются готовые рекомендации о том, что делать с ФОТ. Проследуйте по указанным ссылкам.

Зачем считать зарплатный фонд

Для долгосрочного планирования затрат организации необходимо аккуратно вести учет расходов на выплаты сотрудникам. Анализ особенностей формирования фонда оплаты труда дает возможность обнаружить дополнительные возможности для оптимизации рабочих процессов и повышения производительности труда. Учреждения и предприятия, финансируемые из бюджета, создают фонд оплаты труда, чтобы получить необходимые средства.

На законодательном уровне установлены правила для формирования ФОТ только в федеральных государственных учреждениях. В муниципальных учреждениях, которые находятся под юрисдикцией органов государственной власти или местного самоуправления, фонд оплаты труда формируется в соответствии с законодательством РФ, региональными и муниципальными нормативными актами. В некоторых учреждениях порядок расчета ФОТ определен отраслевыми соглашениями.

Для большинства организаций отсутствует регламентация, поэтому для формирования ФОТ применяются общие правила.

Анализ структуры оплаты труда предоставляет возможность:

• проанализировать размер и изменения зарплаты сотрудников в различных категориях и профессиях;
• определить эффективность системы премирования;
• изучить соотношение между ростом производительности труда и уровнем оплаты;
• оценить влияние повышения заработной платы на финансовые результаты предприятия в целом.

Анализ проводится на основе качественных и количественных показателей деятельности компании. В процессе анализа определяются степень соответствия фактической заработной платы плановым значениям в зависимости от категории, квалификации и должности сотрудников, а также выявляются причины отклонений и потенциалы экономии на фонде оплаты труда.

Анализ проводится в соответствии с собственно разработанным планом. Важные стадии включают отбор и обработку информации, ее систематизацию, рассчет ключевых показателей и изучение собранных данных. На основании полученных результатов определяются факторы, оказывающие влияние на эффективность использования фонда оплаты труда.

Что включается в себя ФОТ

Фонд оплаты труда рассматривается как более широкое понятие. В него могут входить различные начисления, помимо заработной платы. Они, как правило, не имеют целью мотивацию труда и являются нерегулярными, однако могут быть установлены для всех работников.

Фонд оплаты труда включает следующие выплаты:

• оплата лечения, проезда, отдыха;
• возмещение родительской платы за содержание детей в дошкольных учреждениях;
• взносы работодателя по договорам негосударственного пенсионного обеспечения и добровольного пенсионного страхования;
• компенсации при направлении в служебную командировку, при переезде в другую местность;
• возмещение затрат за использование личного имущества в служебных целях;
• страховые взносы на ОПС, ОМС, ВНиМ, «травматизм»;
• Поддержка работников в случае болезни за счет работодателя в первые 3 дня;
• Расходы, связанные с заключением договоров с контрагентами в пользу сотрудников;
• Предоставление материальной помощи;
• Выплаты в связи с праздниками, юбилейными датами и другими событиями.

Скачайте образец Приказа об утверждении Положения об оплате труда.

Важно! Выплаты по договорам гражданско-правового характера не включаются в фонд оплаты труда.

Для правильного расчета и выплаты заработной платы в текущем году воспользуйтесь справочником в Системе Госфинансы, чтобы избежать ошибок при работе с сотрудниками.

Что входит в фонд зарплаты

Если фонд оплаты труда включает в себя все выплаты сотрудникам, то зарплатный фонд отражает только вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей. В фонде заработной платы учитываются суммы заработка, начисленные работникам в соответствии с трудовыми договорами и другими локальными нормативными актами за определенный период времени — месяц, квартал или год.

Кроме вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей, заработная плата включает в себя также компенсационные и стимулирующие выплаты. Размер заработка определяется в соответствии с действующей в организации системой оплаты труда. При определении размера вознаграждения за труд учитываются:

• суммы, начисленные за отработанное время, согласно окладу или тарифной ставке;
• надбавки за стаж работы;
• доплаты за профессиональную квалификацию, служебное звание, ученую степень и т. д.;
• средняя заработная плата работникам, привлеченным к исполнению государственных или общественных обязанностей;
• оплата дней медицинского обследования, прохождения диспансеризации, сдачи крови и предоставляемых в связи с этим днях отдыха;
• доплата за работу вахтовым или командировочным характером;
• дополнительная оплата за работу в ночное время, выходные и праздники, сверхурочную работу;
• регулярная оплата питания и проживания, например, для лиц, работающих по вахтовому методу.

Таким образом, в фонд заработной платы включают начисления как за отработанное, так и за неотработанное время.

К компенсационным выплатам относятся:

• за вредные или опасные условия труда, тяжелую работу;
• за особые климатические условия, «северные» доплаты;
• за работу с гостайной;
• Расчеты за отклонения от нормальных условий работы;
• Выделяемое пособие при сокращении.

Поощрительные выплаты, в отличие от компенсационных, отражают результаты и качество работы. Это могут быть:

• Доплата за стаж или выслугу лет;
• Премии;
• Доплата за качество работы или достижение высоких результатов;
• Вознаграждение за годовую работу: 13-я зарплата и т.д.

В фонд заработной платы включаются все начисления с учетом удержанных с них НДФЛ.

Читайте рекомендации на тему в Системе Госфинансы

• Зарплата в 2025 году
• Новые правила для уведомлений и уплаты НДФЛ с 2025 года
• Какие даты и сроки уплаты НДФЛ будут действовать в 2025 году?
• Какие ставки НДФЛ будут действовать в 2025 году?