Режим главного документа позволяет значительно упростить работу с большим документом, особенно, если в его создании участвует несколько сотрудников. В этом режиме все части документа рассматриваются совместно, как принадлежащие одному документу, хотя каждая из них хранится в отдельном файле и рассматривается как вложенный документ. Главный документ является документом-контейнером, объединяющим отдельные вложенные документы.
Он обеспечивает доступ к вложенным документам и управление общими элементами оформления, такими как форматирование, последовательная нумерация страниц, создание оглавления и предметного указателя, а также печать и другие функции. Также возможно работать отдельно с каждым из вложенных документов. При работе с главными документами необходимо соблюдать следующие правила:
- Лучше всего, чтобы главный документ и связанные с ним вложенные документы находились в одной папке;
- Главный документ и его вложенные документы следует создавать на основе одного шаблона;
- Все вложенные документы должны быть отформатированы стилями заголовков Word;
- Нельзя переименовывать и перемещать вложенные документы, иначе Word не сможет их обнаружить.
Существуют два способа создания главного документа: преобразование существующего документа в главный документ и создание нового главного документа. В первом случае, открыв нужный документ, перейдите в режим Структура (вкладка Вид — группа Режимы просмотра документа), ограничьте количество отображаемых уровней заголовков, указав предельный уровень в раскрывающемся списке Показать уровень (группа Работа со структурой). Затем выделите текст, который нужно разделить по вложенным документам.
В качестве границ вложенных документов будут использоваться заголовки того уровня, который первым встретится в выделенном фрагменте. В группе Главный документ, которая открывается нажатием кнопки Показать документ, нажмите кнопку Создать — каждый подраздел документа будет являться отдельным файлом. При сохранении измененного документа этим файлам будут автоматически присвоены имена, совпадающие с соответствующими заголовками.
Для создания главного документа во 2-м случае необходимо открыть документ, который будет играть роль главного. Затем нужно перейти в режим структуры, используя команду: вкладка Вид группа Режимы просмотра документа Структура. После этого следует развернуть группу Главный документ, нажав кнопку Показать документ.
Для вставки вложенного документа используется кнопка Вставить из группы Главный документ. При нажатии на нее отобразится диалоговое окно Вставка вложенного документа, аналогичное стандартному окну открытия документа. По умолчанию открыт каталог, в котором сохранен главный документ.
После выбора нужного файла и нажатия кнопки Открыть, вложенный файл будет вставлен в главный документ. Перед вставляемым документом и после него автоматически добавляются разрывы раздела в главном документе.
Для программы есть два способа представления главного документа. В одном случае содержимое вложенных документов отображается в тексте главного документа, а в другом — только ссылки, содержащие имена файлов. Чтобы изменить представление, используются кнопки Свернуть документ и Развернуть документ в группе Главный документ.
Главный документ следует использовать только для задания общих параметров оформления вложенных документов и доступа к ним. Каждый вложенный документ имеет значок, который используется для доступа к нему. Если дважды щелкнуть по этому значку, вложенный документ откроется для редактирования в отдельном окне.
Разрешение проблем с большими документами
Когда возникает необходимость работать с объемными документами, публикациями или проектами, состоящими из множества разделов, это зачастую сопровождается различными трудностями, особенно при выполнении задачи группой сотрудников. Поэтому вопрос о выполнении работ с большими документами не является пустой формальностью. В программе Microsoft Word имеется специальное инструментальное средство, предназначенное для работы с обширными документами — Главный документ.
Главным преимуществом использования основного документа является возможность удобного сотрудничества с соавторами. В таком случае каждый автор отвечает за свою часть работы. Более того, это средство позволяет знакомить соавторов со своими главами, а также ознакомиться с их главами.
Однако, внесение изменений в главы других авторов возможно только с их разрешения. Таким образом, данное средство позволяет поддерживать единый стиль оформления в большом документе, в котором различные части создаются разными людьми. При работе в таком режиме можно избежать повторов и конфликтов, которые могут возникнуть при коллективной работе.
Также, Главный документ представляет собой полезное средство для индивидуальной работы. Оно поможет придерживаться установленного заранее плана, который, конечно, можно изменить по ходу работы. Удобство заключается в возможности печатать отдельные главы по отдельности, работая с отдельными частями, но также легко получить документ в целом.
Однако, самое заметное удобство — возможность создания сквозных списков, включая нумерацию страниц, перекрестные ссылки и указатели.
Таким образом, Главный документ создан для облегчения работы с большими документами, публикациями, которые состоят из нескольких или множества частей (глав). С его помощью можно работать как с полным документом, так и с его отдельными частями.
Особенность главного документа в его структурном режиме заключается в наличии специальной панели, которая облегчает создание, добавление или изменение частей документа.
Рис. 17. Панель Главный документ
С помощью функционала главного документа можно:
· Быстро находить и перемещаться к нужной части документа
· Изменять структуру документа путем перемещения заголовков
· Просматривать последние изменения в документе без необходимости открывать отдельные его части
· Создавать перекрестные ссылки по всему документу
· Собирать полный указатель, оглавление и другие подобные списки для всего документа
· Печатать документ полностью без необходимости открывать и перестраивать отдельные файлы.
Для работы в качестве основного документа возможно создание и использование шаблонов, определение стилей и их применение к различным частям основного и включенных документов. Основной документ можно оформить точно так же, как и любой другой документ, используя все возможности форматирования.
Создание основного документа возможно двумя способами: · Возможно организовать основной документ «с нуля» · Возможно создать основной документ из уже существующего документа. Принимаясь за создание основного документа, необходимо тщательно продумать структуру документа и содержание его частей.
Основной файл
Основной файл
При объединении файлов основной файл содержит текст и иллюстрации, которые являются стандартными (постоянными) для всех версий составных файлов, например, стандартных писем или форм, отправляемых различным получателям.
[http://www.morepc.ru/dict/]
Тематики
- в целом, область информационных технологий
EN
- основной документ
Справочник переводчика в технической сфере. – Издательство «Интент». 2009-2013.
Игры ⚽ Требуется реферат?
- главный фитинг диафрагменного клапана
- главный водосток
- ПИСЬМЕННОЕ СВИДЕТЕЛЬСТВО — (англ. document) – 1) запись, которая содержит информацию о конкретных данных на определенном носителе (бумаге, фотопленке, магнитном диске) и имеет официальный статус и может быть использована или обработана позднее… … Финансово-кредитный энциклопедический словарь
- ОСНОВНОЙ ЗАПИСЬ — В программах для обработки текста — центральный документ, который содержит всю информацию, хранящуюся в других (подчиненных) документах. Применение основной записи удобно, когда необходимо создавать большие документы совместно несколькими авторами, каждый из… … Справочник технического переводчика
- Следствие по уголовному делу Юлии Тимошенко во время президентства Януковича — В данной статье представлена информация о текущих событиях. В связи с развитием ситуации информация может быть изменена. Вы просматриваете версию статьи на 23:59 25 декабря 2012 года (UTC). ( … Википедия
- Молодежный жилой комплекс — МЖК, аббр., сокр. 1. молодежный жилой комплекс. 2. МЖК социальное движение в СССР в 1971-1991 гг. (наибольшая активность в 1984-1991 гг.). 3. Член МЖК — эмжековец (ж. эмжековка). Мемориальная табличка на первом в стране жилом здании МЖК (г.… … Википедия
- Молодежный жилой комплекс — МЖК, аббр., сокр. 1. молодежный жилой комплекс. 2. МЖК социальное движение в СССР в 1971-1991 гг. (наибольшая активность в 1984-1991 гг.). 3. Член МЖК — эмжековец (ж. эмжековка). Изначально он создавался как средство обеспечения достойного жилья и… … Википедия
- Жилищный комплекс для молодежи — МЖК, аббр., сокращение 1. жилищный комплекс, предназначенный для молодежи. 2. МЖК — социальное движение в СССР в период с 1971 по 1991 годы (наибольшая активность приходилась на период с 1984 по 1991 годы). 3. Член МЖК называется эмжековец (ж. эмжековка). Изначально МЖК задумывался как способ обеспечения молодежи нормальным жильем… … Википедия
- МЖК — аббревиатура, сокращение от Молодёжный жилищный комплекс. Это социальное движение, которое было активно в СССР в период с 1971 по 1991 годы (с наивысшей активностью с 1984 по 1991 годы). Члены МЖК назывались «эмжековцы» или «эмжековки». Основная идея МЖК заключалась в создании нормальных жилищных условий для молодых людей…
- МЖК — аббревиатура, сокращение от Молодёжный жилой комплекс. Это социальное движение, которое было активно в СССР в период с 1971 по 1991 годы (с наивысшей активностью с 1984 по 1991 годы). Члены МЖК назывались «эмжековцы» или «эмжековки». Основная идея МЖК заключалась в создании нормальных жилищных условий для молодых людей…
- Молодёжный жилой комплекс — это памятная табличка, установленная на первом в стране жилом здании МЖК (г. Королёв, пр. Королёва, д. 18/6). МЖК было социальным движением, которое существовало…
Создание главного документа.
Для организации существующего текста необходимо выполнить следующие действия: • Открыть документ. • Выбрать Вид/структура. • Установить уровни заголовков, либо применить соответствующий стиль с помощью кнопок панели Форматирование, либо панели Структуры.
Для создания главного документа: • Создать новый документ. • Выбрать Вид/Структура. • Установить структуру главного документа.
• Сохранить документ с помощью команды Файл/Сохранить. Для создания вложенного документа, который будет выделен из главного документа: • Определить уровень заголовка, с которого начинается вложенный документ. • Выделить заголовок и текст вложенного документа, щелкнув на знаке «плюс» перед заголовком (при этом будет выделен заголовок и весь связанный с ним текст).
• Нажать кнопку Создать вложенный документ на панели инструментов. Заголовок и текст будут помещены в рамку, а также появится значок вложенного документа. Вложенный документ сохраняется как отдельный файл.
Имя файла будет состоять из первых 8 символов заголовка, используемых в Word.
• Хранить основной файл. Для вставки в основной файл вложенных имеющихся документов: • Открыть основной файл командой Файл/Открыть. • Установить курсор в нужном месте для вставки вложенного документа.
• Нажать кнопку Вставить вложенный документ на панели Основной документ. • Выбрать файл и открыть его. • Хранить основной файл.
Для редактирования вложенных документов необходимо: • Дважды щелкнуть мышью на значке вложенного документа. Вложенный документ откроется в отдельном окне и можно редактировать как обычный документ. Внести необходимые изменения.
• Хранить и закрыть вложенный документ. · При редактировании вложенных документов как отдельных файлов необходимо: вложенный документ открыть для редактирования командой Файл/Открыть. Внести необходимые изменения и сохранить с тем же именем в той же папке. Для удаления вложенных документов: • Открыть основной документ (если он закрыт).
• Выделить вложенный документ. • Нажать на кнопку Удалить вложенный документ на панели Основной документ. Для редактирования основного документа: • Дать команду Вид/Обычный (или Вид/Разметка страницы).
В этом режиме вложенные документы отображаются как секции. • Внести необходимые изменения в основной документ, как в обычный документ. Границы секций не удалять.
В режиме редактирования основного документа выполняют следующие операции, выходящие за рамки одного файла: • нумерация страниц, • создание общего содержания,
- Генерация номеров страниц
• Воспользоваться командой Вставка/Номера страниц.
• Установить позицию номера на странице в поле Положение.
• В поле Выравнивание настроить горизонтальное расположение номера страницы на листе.
• Нажать кнопку ОК.
• Применить стили Заголовок 1 — Заголовок 9 к заголовкам.
• Установить курсор в место, где должно быть оглавление.
• Выбрать команду Вставка/Оглавление и Указатели, перейти на вкладку Оглавления и настроить нужные параметры.
• Нажать кнопку ОК.
Записи в колонтитуле используются для отображения заголовочных данных в верхней или нижней части страницы. В колонтитуле можно указать название документа, фамилию автора, номера страниц и другую информацию.
Колонтитулы видны в режиме разметки страницы или предварительного просмотра.
Колонтитулы являются частью формата раздела.
Позиция и внешний вид колонтитулов задаются через команду Файл/Параметры страницы на вкладке Поля.
Этой же командой на вкладке Макет можно задать разные колонтитулы для одного и того же документа.
Чтобы создать колонтитул:
• Перейдите в режим представления колонтитулов, выбрав команду Вид/Колонтитулы.
• Установите курсор в рамке колонтитула и введите нужные данные.
• Чтобы вернуться в режим представления, после двойного щелчка за пределами колонтитулов, нужно выполнить ранее установленный режим представления. Для создания перекрестных ссылок используются Закладки. Закладки помечают определенные позиции в тексте и получают имена, обозначающие текстовые фрагменты.
• Чтобы создать ссылку на текст или поместить курсор в позицию, на которую следует ссылаться. • Выполните команду Вставка/Закладка. • В поле Имя закладки введите имя (длиной не более 40 символов, начинающееся с буквы).
• Нажмите Добавить.
• Поместите курсор в позицию, где должна быть перекрестная ссылка (например, после поясняющих слов: смотрите стр… или дополнительная информация приведена в.)
• Выполните команду Вставка/Перекрестная ссылка.
• Выберите значение для поля Тип ссылки, которое указывает на то, на что ссылка должна указывать.
• Выберите значение для поля Вставить ссылку, которое будет использовано в качестве значения для ссылки. Затем нажмите Вставить.
• Нажмите на кнопку закрытия окна.
- Обновите оглавление и перекрестные ссылки
Оглавления и перекрестные ссылки создаются с использованием полей MS Word.
• Чтобы переключиться между режимом отображения значений полей и кодов полей, нажмите Shift+F9 или используйте команду Сервис/Параметры на вкладке Bид.
• Чтобы обновить значение поля, выделите поле и нажмите клавишу F9.
Вам понравилась статья? Добавьте ее в закладки (CTRL+D) и поделитесь с друзьями:
Создание нового главного документа.
Документ, который включает в себя один или несколько других документов (поддокументов), называется главным документом.
Поддокумент является частью главного документа и связан с ним по смыслу. Поддокумент рассматривается как самостоятельный раздел, который можно создавать и редактировать отдельно с последующим «включением» его в главный документ.
3.1. Сохраните документ в виде набора файлов каталога «Отчет»:
a) Разверните группу «Главный документ», нажав на кнопку «Показать документ». В группе должны появиться значки «Создать», «Вставить» и другие.
b) Выделите заголовок, который будет помещен в начале файла, представляющего поддокумент.
c) Нажмите на значок «Создать вложенный документ» на панели «Главный документ», «Структура» (выделенный фрагмент будет помещен в рамку с символом в левом верхнем углу).
e) Активировать опцию «Сохранить как» и указать папку «Report» для размещения файлов главного документа.
f) Проверить изменения в составе папки «Report». Просмотреть содержимое созданных файлов и закрыть их.
3.2. Открыть вложенные документы по очереди и подготовить их содержимое:
a) В главном документе дважды щелкнуть по специальной иконке соответствующего вложенного документа.
b) В открывшемся окне с названием вложенного документа создать пустую строку.
c) Переместить курсор в начало новой строки. На вкладке «Вставка» в группе «Текст» выбрать опцию «Текст из файла» и нажать клавишу «Ввод».
d) В окне «Вставка файла» нужно найти место, где будет располагаться вставляемый файл, и добавить информацию из соответствующих отчетов по лабораторному практикуму. Для этого нужно выбрать режим Вставить на кнопке «Вставить» и нажать клавишу «Ввод». Вставляемый файл нужно разместить в соответствующем месте и добавить информацию из отчетов по лабораторному практикуму.
e) Сохранить файл и закрыть окно.
f) Повторить эту процедуру для всех вложенных документов (файлов).
3.3. Объединить подготовленные документы в один:
a) Перейти в режим просмотра главного документа.
b) В первом документе провести объединение вложенных документов, для этого щелкнуть по специальному значку первого документа.
c) При нажатии на клавишу Shift щелкать по специальным значкам объединяемых документов. Это позволит выделить все объединяемые документы одновременно.
1. Чтобы объединить вложенные документы в группе «Главный документ», нужно щелкнуть по кнопке «Объединить».
2. Чтобы сохранить объединенные документы, нужно нажать на кнопку «Сохранить». Все объединенные документы будут сохранены в файле с именем первого объединяемого поддокумента.
3. Чтобы отменить объединение всех документов в первом и объединить другую произвольную группу поддокументов, нужно нажать кнопку отмены в меню «Панель быстрого доступа» (стандартная).
4. Оформление структурированных документов:
4.1. Чтобы установить сноски в заголовках отчета и указать дату проведения соответствующей лабораторной работы:
a) Переведите объединенный документ в режим разметки страниц через вкладку «Вид».
b) Выберите первый заголовок и установите курсор в позицию вставки маркера сноски. Каждая сноска состоит из маркера сноски и текста.
c) Откройте диалоговое окно и активируйте опцию «Сноски» на вкладке в меню «Вставка-Ссылки».
d) Выберите переключатель «Положение сноски» (Внизу страницы) и «Режим нумерации» (Продолжить).
e) Нажмите кнопку «ВставитьОК».
f) Запишите текст сноски.
g) Повторите операцию для всех заголовков.
4.2. Установите верхний колонтитул на листах документа: Ф. И. О. Автора отчета, используя опции группы «Колонтитулы» вкладки «Вставка» меню «Вид».
4.3. Пронумеруйте страницы отчета, используя опции вкладки «Вставка».
4.4. Подготовьте оглавление отчета:
a) Переведите объединенный документ в режим просмотра структуры.
b) В группе «Работа со структурой» щелкните по стрелке опции, соответствующей кнопке «Показать уровень», чтобы выделить уровень тех заголовков, которые следует отразить в оглавлении.
c) В разделе «Вставка» меню выбрать пункт «Ссылка» и активировать опцию «Оглавление и указатели». Затем на выпадающей вкладке «Встроенный» щелкнуть по кнопке «Оглавление».
d) Выбрать формат оглавления и символы заполнения между текстом оглавления и номером страницы.
e) Повторно открыть вкладку «Встроенный» и выбрать один из видов автособираемого оглавления.
f) Нажать на кнопку «ОК» и проверить выполненное преобразование, перейдя в режим разметки страниц.
4.5. Подготовить предметный алфавитный указатель к отчету:
a) Выделить слово в тексте, затем нажать на комбинацию клавиш Alt+Shift+X и нажать кнопку «Пометить», чтобы отметить слово для указателя.
b) Перейти к другому слову и повторить последовательность операций.
c) Закрыть вкладку.
4.6. Сформировать предметный алфавитный указатель:
б) В меню Вставка, в группе Предметный указатель, на вкладке Ссылки, нужно активировать опцию Предметный указатель Оглавление и указатели.
c) На листе Указатели нужно выбрать нужный формат организации указателя.
d) Нажать кнопку ОК.
e) Оценить полученный результат.
Статьи к прочтению:
- Формирование нового списка инструментов для учёта
- Разработка, общая стилизация, сохранение файла в формате MS Word