Пригласительное письмо — это разновидность письма делового характера, которым одно лицо выражает свое желание пригласить другое или несколько лиц для участия в определенном событии, встрече, интервью и т.д.
Высылание пригласительного письма, скорее, является элементом хорошего тона, а не обязательством. Однако в некоторых ситуациях оно может служить официальным документом, подтверждающим намерения приглашающей стороны по отношению к приглашенным лицам.
В каких случаях составляется письмо-приглашение
Приглашение могут отправлять как юридические, так и физические лица и оно может быть направлено как физическим, так и юридическим лицам.
Главными целями пригласительного письма являются:
- сообщение получателю о существовании предложения о проведении определенного мероприятия;
- передача получателю сведений о точных датах и местах событий;
- доказательство того, что присутствует конкретный персонаж;
- Укрепление доверия и развитие деловых связей с гостем.
Написание такого письма может быть связано с самыми разнообразными причинами:
- Желательно, чтобы руководители организаций приняли приглашение и присутствовали на деловой встрече.
- Мы приглашаем вас на интервью для рассмотрения вашей кандидатуры на вакантную должность.
- Выражаем искреннее приглашение на организованный в честь юбилея великолепный праздник!
- Получите возможность участвовать в разнообразных образовательных мероприятиях — открытых и платных, включая другие форматы обучения и многое другое.
Общие правила составления письма-приглашения
Для составления пригласительного письма следует придерживаться общепринятых правил деловой переписки. Необходимо использовать корректный и официальный стиль речи, а также избегать грамматических ошибок.
Как обычно, руководитель организации, адресующий приглашение другому руководителю организации, также ставит свою подпись.
По поводу физических лиц отсутствуют подобные предписания, и, к примеру, глава отдела, где имеется вакансия, может пригласить на интервью претендента на должность.
Между индивидуальными лицами нет ограничений в обмене сообщениями, и они могут делать это в любом стиле и без ограничений в грамматике.
Структура письма-приглашения
Нормативные акты не предусматривают унифицированной формы письма-приглашения. На нашем веб-сайте вы сможете обнаружить образец такого письма, который возможно применить, адаптировав его под ваши индивидуальные обстоятельства.
В данном приглашении учтено логическое построение и включает следующие блоки:
- В заголовке, к которому прилагаются сведения об отправителе и получателе, содержится информация о отправителе и получателе приглашения. Если письмо написано на фирменном бланке, то оно уже автоматически содержит реквизиты отправителя. В противном случае необходимо указать эти реквизиты, чтобы приглашаемое лицо знало, от кого приходит приглашение. В этой же части указываются данные получателя (ФИО, должность, название организации или ФИО и адрес для физического лица).
- По желанию можно добавить заголовок письма («Приглашение на мероприятие»);
- Возможно разместить обращение «Дорогой(ая)!» с указанием полного имени и отчества приглашаемого в середине строки.
- В этом письме подробно описываются все детали планируемого события: дата, время, место и повод. Кроме того, отправитель выражает своё желание пригласить адресата на данное мероприятие, будь то собеседование или встреча. Стоит отметить, что приглашение может быть анонимным, как например: «Приглашаем сотрудников отдела кадров вашего предприятия принять участие в бесплатном семинаре по кадровому делопроизводству».
- В приглашении предоставляются дополнительные сведения, такие как требования к одежде, подробное описание пути к месту встречи, контактный номер телефона организатора, необходимые документы и другие подобные информации.
- Пожалуйста, примите нашу просьбу о подтверждении вашего участия в случае необходимости, а также укажите до какого времени вы сможете это сделать. Если участие в мероприятии предполагает оплату, пожалуйста, обязательно укажите это.
- Приложение предоставляется возможностью прилагать различные дополнительные материалы, такие как пригласительные билеты, буклеты, брошюры и подобное.
- В качестве авторской подписи, прикрепляется название должности и ФИО автора.
Вы можете вручить пригласительное письмо лично или отправить его по обычной или электронной почте.
Получите приглашение на совещание: важная встреча, дата, время, место
Отправить приглашение на встречу по почте
Главным предназначением календаря является организация событий. Планирование внутренних мероприятий компании можно выполнить быстро и просто, так как планировщик отображает занятость каждого сотрудника в режиме реального времени.
Однако, существуют также встречи с клиентами и партнерами, которые не используют ваш Битрикс24.
В календаре существует специальная опция — Пригласить участника, которая предназначена для подобных ситуаций.
Как отправить приглашение на мероприятие электронной почтой?
Выберите определенную дату и добавьте событие. Внесите все необходимые данные в карточку события.
2. Чтобы найти определенных сотрудников, принимающих участие в мероприятии, необходимо открыть раздел «Участники» и выполнить следующие действия: нажать на кнопку «Изменить» и выбрать нужные имена из списка доступных сотрудников.
Выберите опцию «Пригласить гостя» в нижней части карточки.
Во вновь появившейся заполните форму, указав электронную почту, имя и фамилию приглашаемого, а затем нажмите на кнопку «Пригласить».
После нажатия на кнопку «Пригласить» гость будет включен в список участников в карточке события, но само приглашение еще не будет отправлено.
5. Когда новый гость добавляется на портал, его данные сохраняются и он автоматически появляется в списке участников события, выделенный желтым цветом.
Аккаунтов почтовых пользователей недоступны для удаления или деактивации, так как они не относятся ни к внутренним, ни к внешним пользователям.
Как настроить возможность отправки приглашений через электронную почту
Если настройка e-mail еще не завершена, то отобразится специальная форма, где вам потребуется указать адрес электронной почты для отправки пригласительных писем. Выберите уже имеющийся e-mail или добавьте новый.
Для повышения вероятности успешной доставки приглашения, рекомендуется указать e-mail, который был указан при регистрации на портале, либо свой e-mail, который связан с Битрикс24. Получатель увидит его в своем списке контактов. Это позволит избежать попадания приглашения в папку со спамом.
Если форма не отображается, это означает, что ящик для отправки уже выбран и настроен. Если вам понадобится его изменить, это можно сделать через настройки календаря в разделе «E-mail для отправки приглашений».
Как прикрепить альтернативный адрес электронной почты
Необходимо заполнить анкету, указав свое имя и электронную почту. В случае желания, чтобы указанный адрес был доступен для просмотра всем сотрудникам, необходимо поставить отметку в поле «Доступен всем».
Вы получите на вашу электронную почту уникальный код, который нужно будет подтвердить.
Пожалуйста, сохраните текст, введя его в строку и нажав кнопку «Сохранить».
6. Обязательно проверьте наличие включенного уведомления о принятии решения участниками мероприятия. Именно так вы сможете узнать, подтвердили ли они свое участие во встрече или же отказались.
Необходимо ли отображать пользователю электронной почты список всех участников мероприятия?
Как только все подготовительные мероприятия завершены, необходимо нажать на кнопку «Создать».
Это событие будет отражено в вашем расписании.
Как определить, что посетитель был официально приглашён?
После запланирования события в вашем расписании, приглашенный участник получит электронное приглашение. Письмо будет содержать специальные кнопки, позволяющие подтвердить участие во встрече или отказаться от него.
Получите уведомление, сразу после того, как гость ответит на ваше приглашение.
Возможно ли изменить ход событий, если приглашение уже было отправлено?
Возможно внести изменения в уже созданную встречу: изменить дату и время, указать другое место проведения или внести корректировки в список участников.
Уведомление об изменениях будет отправлено гостю письмом.
Если вы решите отменить предстоящую встречу, тогда гость тоже будет уведомлен о ее отмене.
Возможно ли для посетителя просмотреть вложенные в событие файлы?
Вся сведущая информация, которую вы укажете в приглашении, будет полностью отражена в событии. В случае, если вы прикрепите файл, гость сможет загрузить его, пройдя по предоставленной ссылке. Вам не придется отправлять файл отдельно.
Какое количество приглашений допустимо отправить?
У тарифа Бесплатный есть ограничение на количество приглашений — возможно только 10 событий с внешними гостями. Это ограничение применяется ко всем функциям портала.
На каждом платном тарифе неограниченное количество приглашений.
Для локальной версии Битрикс24
Для корректной работы с почтовыми пользователями на локальной версии требуется:
- Настроить сервер электронной почты.
- Чтобы ваш домен на портале имел правильно указанную MX-запись для почтового сервера Битрикс24, необходимо обратиться к администратору вашего домена и указать следующий адрес: mail-001.bitrix24.com.